Billware Funktionen
Aufträge
Auftragsabwicklung
Von A wie Angebot bis Z wie Zahlungserinnerung, mit billware erstellst du ganz bequem alle Dokumente der Auftragsabwicklung.
Statt Rechnung, Lieferschein und Kundendaten über das Programm verteilt zu haben, bündelt billware diese Daten in einem Auftrag. Aufträge liegen in einer übersichtlichen, filterbaren Tabelle vor. So kannst Du bequem auf die zugehörigen Dokumente, Kundendaten und Statistiken zugreifen.
Dank dieser Struktur kannst du einem Auftrag auch eine bestehende Rechnung zuordnen. Gleiches gilt für alle weiteren Dokumente - gehören zu dem Auftrag noch Dokumente der Projektplanung oder gar Verträge? Kein Problem, diese kannst du direkt an dem Auftrag hochladen.
So bringst du Ordnung in deinen Papierkram!
Statt Rechnung, Lieferschein und Kundendaten über das Programm verteilt zu haben, bündelt billware diese Daten in einem Auftrag. Aufträge liegen in einer übersichtlichen, filterbaren Tabelle vor. So kannst Du bequem auf die zugehörigen Dokumente, Kundendaten und Statistiken zugreifen.
Dank dieser Struktur kannst du einem Auftrag auch eine bestehende Rechnung zuordnen. Gleiches gilt für alle weiteren Dokumente - gehören zu dem Auftrag noch Dokumente der Projektplanung oder gar Verträge? Kein Problem, diese kannst du direkt an dem Auftrag hochladen.
So bringst du Ordnung in deinen Papierkram!
Wiederkehrende Aufträge
Die Rechnungsstellung für turnusmäßig wiederkehrende Aufträge muss nicht lästig sein. Billware kann wiederkehrende Aufträge auch automatisch für dich anlegen und erinnert dich an offene Zahlungen. Diese Funktion ist auch flexibel konfigurierbar: Neben dem Intervall kannst du auch ein Startdatum und die Anzahl der Wiederholungen festlegen.
Rechnungen
Mit vielen Anbietern kannst du automatisch Rechnungen erstellen. Der entscheidende Unterschied liegt allerdings im Funktionsumfang. Billware bietet dir das Komplettpaket:
- Kleinunternehmerregelung
- Differenzbesteuerung
- Skonto und Rabatte
- Innergemeinschaftliche Lieferung und Reverse-Charge-Verfahren
- Mini-One-Stop-Shop (MOSS) Verfahren
- Verschiedene, vorkonfigurierbare Steuersätze
- Frei konfigurierbare Zahlungs- und Versandarten
- Wahlweise detaillierte Artikelbeschreibung auf Dokumenten (bspw. Installationsanweisung)
- Mit einem Klick erstellst du die Rechnung auf Deutsch oder Englisch
- Voll flexible und anpassbare Layouts
- Netto- und Bruttopreise
Angebot • Auftragsbestätigung • Rechnung • Proformarechnung • Lieferschein • Stornorechnung • Korrekturrechnung
Die entscheidenden Daten, um alle Dokumententypen automatisch generieren zu können, sind schon mit dem Auftrag verknüpft. Daher ist auch die Erstellung nur einen Klick entfernt. Wie bei der Rechnung kannst du alle Dokumente auch auf Englisch erstellen und die Vorlagen frei bearbeiten.
Storno- und Korrekturrechnung
Eine Rechnung kannst du einfach stornieren und deinem Kunden eine Korrekturrechnung schicken. Die nötigen Textbausteine, wie der Hinweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer, fügt billware selbstständig in deine Dokumente ein.
Mahnwesen
Mit billware kannst du individuelle Mahnstufen und Mahngebühren definieren. Du wirst automatisch auf fällige Zahlungen deiner Kunden und die aktuelle Mahnstufe hingewiesen.
Kunden & Artikel
Kundendatenbank
Ein Kunde ist mehr als nur eine Rechnungsadresse. Bestehende Dokumente aus Aufträgen werden automatisch mit dem Kunden verknüpft. Ebenso kannst du weitere Dokumente, wie zum Beispiel Veträge, hochladen. Und auch das Anlegen von Lieferadressen samt Autovervollständigung geht einfach und schnell.
Artikeldatenbank
Deine Artikel verwaltest du in einer übersichtlichen Tabelle, in der du auch gleich siehst, wie oft ein Artikel schon verkauft wurde. Artikel kannst du mit eigenen Steuersätzen konfigurieren und einem Auftrag mit nur einem Klick hinzufügen. Alle Daten des Artikels werden so automatisch übernommen und erscheinen auf den Rechnungsdokumenten.
Ausgaben & Lieferanten
Belege digitalisieren
Per Drag & Drop lädst du deinen Beleg hoch und erfasst die Summe. Den Beleg kannst du einer eigenen Kostenstelle zuordnen und im Rahmen der Buchhaltung direkt kategorisieren. So hast du immer im Blick, wie es um deine Finanzen bestellt ist.
Wiederkehrende Ausgaben
Regelmäßige Ausgaben wie bspw. Miete und Hostingkosten kannst du als wiederkehrende Ausgabe definieren. Du legst das Startdatum, den Turnus und die Anzahl der Wiederholungen fest - den Rest erledigt billware automatisch. Die Ausgabe wird automatisch angelegt und eine Erinnerung geschaltet. Vergessene Zahlungen gehören so der Vergangenheit an!
Lieferanten
Deine Lieferanten verwaltest du ebenso bequem wie deine Kunden. Du kannst Dokumente hochladen, wie zum Beispiel Verträge. Lieferanten und Belege kannst du auch verknüpfen. So werden die zugehörigen Belege ebenso auf dem Lieferantendatenblatt wie eine übersichtliche Finanzstatistik.
Konfiguration
Zahlungsarten
Lege einfach individuelle Zahlungsarten an, die du individuell konfigurieren kannst. Die gängisten Methoden haben wir schon für dich angelegt. So kannst du zum Beispiel individuell den Skontosatz konfigurieren oder bestimmen, dass eine Zahlungsart dem Kunden in Rechnung gestellt wird (absolut oder prozentual).
Versandarten
Versandarten sind ebenso frei konfigurierbar wie Zahlungsarten. So kannst du deinem Kunden die Zahlungsart in Rechnung stellen oder auch einfach nur den Versanddienstleister und die Trackingnummer auf deinen Dokumenten aufführen.
Auftragsstatus
Dein Account hat standardmäßig schon einige hilfreiche Auftragsstatus wie "Bezahlt", "Verschickt" oder "Abgeschlossen", die dir helfen den Überblick zu behalten. Du kannst auch ganz einfach einen eigenen Status definieren, wie zum Beispiel "In Vorbereitung".
Dokumentendesigner
Designer
Frei Gestalten
Mit unserem innovativen Dokumentendesigner kannst Du alle Dokumententypen frei gestalten. Bilder hochladen, Freitexte bearbeiten, Elemente verschieben und vieles mehr.
Platzhalter
Platzhalter ermöglichen eine völlig automatische Rechnungserstellung. Platzhalter in der Vorlage werden automatisch mit deinen Unternehmensdaten und den Auftragsdaten gefüllt.
Mehrsprachig
Standardmäßig sind Vorlagen für alle Dokumententypen auf Deutsch und Englisch installiert. So kannst Du beispielsweise eine Rechnung mit nur einem Klick auch auf Englisch drucken.
ebay-Importer
Voll automatisch
Verbinde billware mit deinem ebay Shop und schon kann es losgehen! Der Importer legt Kunden, Aufträge und Artikel an und versendet auf Wunsch Auftragsbestätigungen und Rechnungen voll automatisch. Bei uns musst Du dich nicht erst bei einem Drittanbieter registrieren um billware mit ebay verknüpfen zu können.
Mehrere Shops
Du kannst billware mit bis zu 5 ebay-Accounts verbinden. So kannst du deine ebay-Aufträge bequem verwalten ohne zwischen Konten hin- und herspringen zu müssen.
Immer aktuell
Der Importer gleicht bei jedem Import den aktuellen eBay-Status mit den entsprechenden billware-Daten ab. Hat sich an der ebay-Bestellung oder dem Status etwas geändert, wird diese Änderung auch mit billware synchronisiert. Ist der automatische Dokumentenversand aktiviert, wird je nach Status auch gleich eine Korrektur- oder Stornorechnung an deinen Kunden geschickt.
