Anleitungen
Hier zeigen wir Schritt für Schritt, wie du billware im Alltag benutzt: vom Einrichten deines Kontos über Rechnungen und E-Mails bis zu Importen und Exporten. Jede Anleitung beginnt mit dem, was du am Ende erreichst.
Erste Schritte
Aufträge und Rechnungen
Kunden anlegen und Zahlungsziel je Kunde festlegen
So legst du in billware Kunden mit Rechnungsadresse, Zahlungsziel und Lieferadressen an und übernimmst sie mit einem Klick in jeden neuen Auftrag.
Anleitung lesenAngebot schreiben und später in einen Auftrag umwandeln
So schreibst du in billware ein Angebot mit eigener Angebotsnummer, verschickst es als PDF und machst daraus einen Auftrag, sobald dein Kunde zusagt.
Anleitung lesenFalsche Rechnungsadresse: Rechnung neu erstellen oder stornieren
Dein Kunde braucht eine andere Rechnungsadresse? So änderst du sie in billware und erstellst die Rechnung neu oder stornierst sie und stellst eine neue aus.
Anleitung lesenZahlungen erfassen und offene Rechnungen im Blick behalten
So buchst du in billware eine Zahlung auf einen Auftrag, erfasst Teilzahlungen und findest die Rechnungen, auf die noch Geld fehlt.
Anleitung lesenGutschrift erstellen: Rechnung mit einer Korrekturrechnung berichtigen
So erstattest du in billware einen Teilbetrag: Die Korrekturrechnung berichtigt eine verschickte Rechnung, ohne sie komplett zu stornieren.
Anleitung lesenOffene Rechnungen und Umsätze finden: Aufträge filtern und auswerten
So findest du in billware mit Zeitraum, Status, Quelle und Volltextsuche genau die Aufträge, die du suchst, und siehst die Summe der Auswahl sofort.
Anleitung lesenOffene Rechnungen anmahnen: Zahlungserinnerung und Mahnungen verschicken
So mahnst du offene Rechnungen in billware an: Fristen und Gebühren einstellen, Zahlungserinnerung und die drei Mahnstufen erstellen und verschicken.
Anleitung lesenBestellnummer von eBay oder dem Shop auf der Rechnung anzeigen
So zeigt billware die Bestellnummer aus eBay, WooCommerce, Shopify oder deiner CSV-Datei auf der Rechnung an, damit Zahlungen leichter zuzuordnen sind.
Anleitung lesenWiederkehrende Rechnungen für Wartungsverträge und Abos anlegen
So legst du in billware einen wiederkehrenden Auftrag an: billware erstellt im gewählten Takt eine Kopie, aus der du die Rechnung erstellst und verschickst.
Anleitung lesenBruttopreise auf der Rechnung anzeigen
So stellst du in billware ein, dass Rechnungen und andere Dokumente die Preise der Positionen brutto statt netto zeigen, etwa für Privatkunden im Onlineshop.
Anleitung lesenAls Kleinunternehmer Rechnungen ohne Umsatzsteuer schreiben
So stellst du billware auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ein, damit deine Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen, sondern den Hinweis dazu.
Anleitung lesenE-Rechnungen erstellen: ZUGFeRD und XRechnung in billware einschalten
So schaltest du in billware E-Rechnungen ein, wählst zwischen ZUGFeRD und XRechnung und hinterlegst die Leitweg-ID für Rechnungen an Behörden.
Anleitung lesenRechnungsvorlage gestalten: Logo, Farben und eigene Texte
So passt du in billware die Vorlage deiner Rechnung an: Boxen verschieben, Logo und Briefpapier, Schrift und Spalten, eigene Texte mit Platzhaltern.
Anleitung lesenGebrauchtwaren verkaufen: Differenzbesteuerung in billware anwenden
So aktivierst du in billware die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG für einzelne Aufträge, für mehrere auf einmal oder automatisch beim eBay-Import.
Anleitung lesenGoBD-Einstellung: Aufträge mit verschickten Belegen vor dem Löschen schützen
Was die GoBD-Einstellung in billware bewirkt, wie du sie einschaltest und warum Aufträge mit verschickten Rechnungen danach nicht mehr gelöscht werden.
Anleitung lesenArtikel
Artikel anlegen und in Aufträgen wiederverwenden
So legst du in billware Artikel mit Preis, Steuersatz und Varianten an und übernimmst sie mit einem Klick in Aufträge, statt Positionen neu zu tippen.
Anleitung lesenAnleitungen oder Datenblätter automatisch mit der Rechnung verschicken
So hängt billware Aufbauanleitungen, Datenblätter oder Pflegehinweise automatisch an die Rechnungs-E-Mail, sobald ein bestimmter Artikel verkauft wird.
Anleitung lesenBuchhaltung
Ausgaben erfassen und Belege digital ablegen
So erfasst du in billware mit dem Zusatzmodul Ausgaben deine Eingangsrechnungen und Quittungen, legst den Beleg dazu und behältst die Kosten im Blick.
Anleitung lesenEinnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) für einen Zeitraum erstellen
So erstellst du in billware mit dem Zusatzmodul Exporter eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung für einen Zeitraum und was in der Auswertung steht.
Anleitung lesenEingangsrechnungen an STB-Digital (FIBUScan) schicken
So verbindest du billware mit dem FIBUScan-Zugang deiner Steuerkanzlei und schickst die Belege deiner Ausgaben für einen Zeitraum in einem Schritt dorthin.
Anleitung lesenE-Mails
E-Mail-Vorlagen anpassen: Rechnungstext, Platzhalter und Fußzeile
So passt du in billware die E-Mail-Texte für Rechnungen, Mahnungen und andere Dokumente an und verlinkst AGB und Widerrufsbelehrung in der Fußzeile.
Anleitung lesenAGB oder Widerrufsbelehrung automatisch an Rechnungen anhängen
So hängt billware deine AGB oder Widerrufsbelehrung mit dem Zusatzmodul Erweiterte Anhänge an jede Rechnung, als eigene Datei oder als weitere Seite.
Anleitung lesenE-Mails über die eigene Adresse senden: SMTP einrichten, auch mit Gmail
So verschickst du Rechnungen aus billware über dein eigenes Postfach per SMTP, testest die Verbindung und richtest für Gmail ein App-Passwort ein.
Anleitung lesenImport und Umstieg
Bestellungen aus Shop oder altem Rechnungsprogramm übernehmen: der CSV-Importer
So übernimmst du beim Umstieg Bestellungen aus Shop, Marktplatz oder altem Rechnungsprogramm per CSV-Datei in billware, mit Vorschau und Rückgängig-Funktion.
Anleitung lesenWooCommerce-Shop mit billware verbinden und Rechnungen erstellen
So verbindest du deinen WooCommerce-Shop über einen API-Schlüssel mit billware, holst die Bestellungen und lässt Rechnungen automatisch erstellen.
Anleitung lesenShopify-Shop mit billware verbinden und Bestellungen holen
So verbindest du deinen Shopify-Shop über eine eigene App mit billware, trägst den Zugriffstoken ein und holst deine Bestellungen als Aufträge.
Anleitung leseneBay
eBay-Bestellungen automatisch in billware holen: eBay-Konto verbinden
So verbindest du dein eBay-Konto mit billware, holst die ersten Bestellungen, schaltest den automatischen Import ein und erneuerst eine abgelaufene Verbindung.
Anleitung leseneBay-Rechnungen automatisch erstellen und an Käufer verschicken
So erstellt billware beim eBay-Import automatisch Rechnungen und verschickt sie an deine Käufer, inklusive Rechnungsoptionen wie OSS, Skonto und Rechnungsdatum.
Anleitung leseneBay-Bestellung wird nicht importiert: Gründe und Lösungen
Eine eBay-Bestellung fehlt in billware? Das sind die häufigsten Gründe, von unvollständigen Käufen bis zur abgelaufenen Verbindung, und so holst du sie nach.
Anleitung lesenWenn eBay die Umsatzsteuer einzieht: Rechnungen nach Artikel 9A
Wie billware eBay-Bestellungen importiert, bei denen eBay die Umsatzsteuer nach Artikel 9A einzieht, und welcher Hinweis dann auf der Rechnung steht.
Anleitung lesenExport und Versand
Lieferschein erstellen, auch für eine Teillieferung
So erstellst du in billware aus einem Auftrag einen Lieferschein, verschickst ihn und legst für eine Teillieferung einen anteiligen Lieferschein an.
Anleitung lesenAdressetiketten für den Versand drucken
So erstellst du mit dem Zusatzmodul Exporter in billware Adressetiketten für einen Zeitraum oder ausgewählte Aufträge, passend für dein Etikettenpapier.
Anleitung lesenDaten aus billware in Excel auswerten: CSV-Export richtig öffnen
So exportierst du Aufträge, Kunden oder Artikel mit dem Zusatzmodul Exporter als CSV-Datei und öffnest sie in Excel so, dass Umlaute und Beträge stimmen.
Anleitung lesenSchnittstellen
API-Zugang einrichten und den ersten Abruf testen
So richtest du mit dem Zusatzmodul REST-API deinen Zugang zur billware-API ein, findest App-ID und Secret und prüfst die Verbindung.
Anleitung lesenWebhooks einrichten: andere Systeme bei neuen Aufträgen sofort informieren
So richtest du in billware Webhooks für Aufträge, Kunden und Artikel ein, prüfst die Signatur im eigenen Endpunkt und verstehst die Statuscodes.
Anleitung lesenKonto und Abonnement
Mitarbeiter anlegen und Rechte vergeben
So legst du mit dem Zusatzmodul Mitarbeiter eigene Zugänge für dein Team an und bestimmst, auf welche Bereiche von billware sie zugreifen dürfen.
Anleitung lesenNach der Testphase weitermachen: billware-Abonnement abschließen
So schließt du nach oder während der Testphase ein billware-Abonnement ab, prüfst Zusatzmodule im Warenkorb und erteilst das SEPA-Lastschriftmandat.
Anleitung lesenAbonnement kündigen, Daten sichern und Kündigung widerrufen
So kündigst du dein billware-Abonnement oder einzelne Zusatzmodule, sicherst vorher deine Daten mit dem Backup-Tool und nimmst eine Kündigung zurück.
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