Mitarbeiter anlegen und Rechte vergeben

Stand: 18. September 2026 2 Min. Lesezeit

Sobald mehr als eine Person mit billware arbeitet, sollte jede ihren eigenen Zugang haben: mit eigener E-Mail-Adresse, eigenem Passwort und nur den Bereichen, die sie braucht. Mit dem Zusatzmodul Mitarbeiter legst du solche Zugänge selbst an.

Mitarbeiter anlegen

Öffne „Einstellungen › Mitarbeiter“.
Klicke auf die grüne Schaltfläche mit dem Plus. Daneben öffnet sich eine leere Karte.
Trag bei „Mitarbeiter Name“ einen Anmeldenamen ein, zum Beispiel jonas-weber. Erlaubt sind Buchstaben, Ziffern, Bindestrich und Unterstrich, keine Leerzeichen.
Trag die E-Mail-Adresse und ein „Mitarbeiter Passwort“ ein. Mit der Adresse meldet sich der Mitarbeiter später an.
Schalte darunter die Bereiche ein, auf die der Zugang darf.
Klicke auf „Mitarbeiter speichern“.

Karte für einen neuen Mitarbeiter mit Name, E-Mail, Passwort und den Berechtigungen — Name, Zugangsdaten und Berechtigungen stehen auf einer Karte.

Tipp: Nimm für jede Person einen eigenen Zugang statt eines gemeinsamen. Scheidet jemand aus, löschst du nur seinen Zugang, und die anderen arbieten ohne neues Passwort weiter.

Rechte vergeben

Unter „Berechtigungen“ wählst du, auf welche Bereiche der Mitarbeiter zugreifen darf: „Dashboard“, „Artikel, Kunden & Aufträge“, „Ausgaben & Versand“, „Importer“, „Exporter“, „Einstellungen“ und „Administration“. Was du nicht freigibst, taucht bei ihm gar nicht erst im Menü auf.

Schalter für die Berechtigungen eines Mitarbeiters, Administration ausgeschaltet — Ausgeschaltete Bereiche fehlen im Menü des Mitarbeiters.

Ein Beispiel: Wer nur Aufträge bearbeitet, braucht „Artikel, Kunden & Aufträge“, aber weder „Einstellungen“ noch „Administration“. Bei einem neuen Zugang sind die meisten Schalter schon an, „Administration“ nicht — schalte aus, was nicht gebraucht wird. Ändern kannst du das jederzeit.

Was dem Administrator vorbehalten bleibt

Die Seite „Mitarbeiter“ selbst erreicht nur der Administrator, also dein eigener Zugang. Dort legst du Zugänge an, vergibst Rechte und nimmst sie wieder weg.

Mitarbeiter ändern oder entfernen

In der Übersicht siehst du zu jedem Zugang, wann er sich zulezt angemeldet hat. Hat sich jemand noch nie angemeldet, steht dort „Noch nie eingeloggt“.

Ändere auf der Karte Name, Adresse oder die Schalter und klicke auf „Mitarbeiter aktualisieren“.
Ein neues Passwort vergibst du über „Passwort ändern“.
Verlässt jemand den Betrieb, löschst du seinen Zugang über das rote Kreuz oben auf der Karte.

Aufträge, Kunden und Dokumente bleiben dabei erhalten: Sie gehören deinem Konto und nicht dem einzelnen Zugang.

Häufige Fragen

Wie viele Mitarbeiter kann ich anlegen?

Das hängt von deinem Paket ab. Auf der Seite „Einstellungen › Mitarbeiter“ steht, wie viele Zugänge möglich sind und wie viele noch frei sind.

Womit meldet sich ein Mitarbeiter an?

Mit seiner eigenen E-Mail-Adresse und dem Passwort, das du vergeben hast. Dein eigener Zugang bleibt davon unberührt.

Kann ein Mitarbeiter meine Einstellungen ändern?

Nur, wenn du ihm den Bereich „Einstellungen“ freigibst. Die Seite „Mitarbeiter“ selbst bleibt dem Administrator vorbehalten.

Wie ändere ich das Passwort eines Mitarbeiters?

Auf der Karte des Mitarbeiters über „Passwort ändern“. Dein eigenes Passwort änderst du getrennt davon in deinem Konto.

Brauche ich dafür ein Zusatzmodul?

Ja, das Zusatzmodul Mitarbeiter. Welche Zusatzmodule es gibt, siehst du auf der Seite Preise.

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