Zahlungen erfassen und offene Rechnungen im Blick behalten

Stand: 18. September 2026 2 Min. Lesezeit

Damit du weißt, welche Rechnungen noch offen sind, hält billware die Zahlungen an jedem Auftrag fest. Eine Zahlung ist schnell erfasst, auch als Teilbetrag, und die Auftragsübersicht zeigt dir danach auf einen Blick, wo noch Geld fehlt. Ein Zusatzmodul brauchst du dafür nicht.

Zahlungen erfassen: eine Zahlung auf einen Auftrag buchen

Öffne den Auftrag über „Umsatz › Aufträge › Übersicht“.
Klicke im Bereich „Zahlungen“ auf „Zahlung buchen“.
Wähle die „Zahlungsart“ und trag das „Datum“ ein, an dem das Geld da war.
Im Feld „Betrag“ steht schon der offene Betrag. Ist weniger gekommen, änderst du ihn.
Optional kannst du „Transaktionscode“ und „Transaktionsgebühr“ festhalten, etwa die Gebühr des Zahlungsdienstes.
Bestätige mit „Zahlung buchen“.

Fenster zum Buchen einer Zahlung mit Betrag, Datum und Zahlungsart — Beim Buchen hältst du fest, wann und wie dein Kunde gezahlt hat.

Der Haken „Als bezahlt markieren“ ist gesetzt: Mit dem Buchen bekommt der Auftrag den Status „Bezahlt“. Trägst du weniger als den vorgeschlagenen Betrag ein, nimmt billware den Haken von selbst heraus — der Auftrag bleibt also offen, bis der Rest da ist.

Teilzahlungen und offener Rest

Im Bereich „Zahlungen“ steht immer, was noch aussteht: „Noch zu zahlen“. Nach einer Teilzahlung bleibt dort der Rest stehen, und du buchst später einfach die zweite Zahlung.

Bereich Zahlungen eines Auftrags mit dem offenen Betrag — Der Bereich „Zahlungen“ zeigt, was noch offen ist.

Jede erfaste Zahlung steht mit Datum und Betrag in der Liste. Über „Details Anzeigen“ siehst du die Einzelheiten und kannst sie über „Erfasste Zahlung löschen“ wieder entfernen, wenn du dich vertan hast.

Offene Rechnungen finden

Für den Überblick brauchst du keinen einzelnen Auftrag zu öffnen.

Öffne „Umsatz › Aufträge › Übersicht“.
Wähle beim Status „Unbezahlt“ und klicke auf „Filtern“.
Die Kennzahlen über der Tabelle zeigen dir Summe und Anzahl der gefilterten Aufträge.

Mit dem Status „Fällig“ siehst du die Aufträge, bei denen das Zahlungsziel überschritten ist. Mehr zu den Filtern steht in Aufträge filtern und auswerten. Wenn du danach mahnen willst, hilft Offene Rechnungen anmahnen.

Warum die Zahlungen wichtig sind

Die erfassten Zahlungen sind mehr als ein Haken: Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung rechnet mit ihnen, und auch der Status eines Auftrags hängt daran. Wer Zahlungen sammelt und erst am Monatsende einträgt, sieht zwischendurch falsche Sumen.

Tipp: Nimm dir einmal in der Woche fünf Minuten für die Kontoauszüge und buch die Zahlungen gleich mit dem Datum, an dem das Geld eingegangen ist. Dann stimmen auch die Auswertungen, siehe Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen.

Häufige Fragen

Wozu dient der Haken „Als bezahlt markieren“?

Er setzt den Status des Auftrags auf „Bezahlt“. Trägst du weniger als den offenen Betrag ein, nimmt billware den Haken von selbst heraus, damit der Auftrag offen bleibt.

Wie erfasse ich eine Teilzahlung?

Du buchst die Zahlung mit dem Betrag, der eingegangen ist, statt mit dem vorgeschlagenen. Unter „Noch zu zahlen“ steht danach der Rest, und du kannst später eine zweite Zahlung buchen.

Ich habe mich vertan. Kann ich eine Zahlung löschen?

Ja. Öffne die erfasste Zahlung über „Details Anzeigen“ und nimm sie über „Erfasste Zahlung löschen“ wieder heraus.

Warum taucht ein bezahlter Auftrag in meiner EÜR nicht auf?

Die Auswertung rechnet mit den erfassten Zahlungen und ihrem Datum. Fehlt die Zahlung oder liegt ihr Datum außerhalb des Zeitraums, fehlt der Betrag auch dort.

Werden Zahlungen aus meinem Shop automatisch erfasst?

Beim Import einer Bestellung übernimmt billware den Zahlungsstatus, den der Shop oder Marktplatz meldet. Zahlungen, die später eingehen, buchst du selbst.

Stimmt etwas nicht mehr mit billware überein?