Eingangsrechnungen an STB-Digital (FIBUScan) schicken

Wenn deine Steuerkanzlei mit FIBUScan arbeitet, musst du deine Eingangsrechnungen nicht sammeln und einmal im Quartal als Stapel abgeben: billware schickt die Belege deiner Ausgaben für einen Zeitraum direkt an den FIBUScan-Zugang deiner Kanzlei. Dafür brauchst du die Zusatzmodule STB-Digital Eingangsrechnung, Ausgaben und den Exporter.

Eingangsrechnungen an die Steuerkanzlei schicken: die Voraussetzungen

Zwei Dinge musst du vorher klären:

• Deine Kanzlei arbeitet mit FIBUScan und hat für dich einen Zugang eingerichtet.
• Du kennst deine Rechnungseingangs-Adresse. Sie besteht aus deiner Mandantennummer und sieht so aus: [email protected].

Die Adresse bekommst du von deiner Kanzlei, nicht von billware. Frag dort einfach nach der Adresse für den Rechnungseingang.

Die Adresse in billware hinterlegen

1. Öffne „Apps › STB-Digital“.
2. Trag die Adresse in das Feld ein. billware ergänzt die Endung von selbst, du tippst also nur deine Mandantennummer.
3. Klicke auf „Speichern“.

Das machst du nur einal. Wechselst du die Kanzlei oder bekommst du eine neue Nummer, änderst du die Adresse an derselben Stelle oder löschst sie über „Löschen“.

Belege erfassen

Verschickt wird das, was du erfasst hast: Zu jeder Ausgabe gehört der Beleg als Datei, also die PDF-Rechnung deines Lieferanten oder der Scan der Quittung. Wie du Ausgaben mit Beleg anlegst, steht in Ausgaben erfassen und Belege digital ablegen.

Ausgaben ohne Belegdatei bleiben beim Versand außen vor. Es lohnt sich also, den Beleg gleich beim Erfassen hochzuladen und nicht später nachzureichen.

Belege an FIBUScan senden

1. Öffne „Exporter › PDF Export“.
2. Klapp den Bereich „Ausgaben“ auf.
3. Wähle bei „Nach Datum exportieren“, welches Datum zählen soll: „Rechnungsdatum“, „Auftragsdatum“ oder „Bezahldatum“.
4. Trag den Zeitraum ein, etwa den letzten Monat oder das letzte Quartal.
5. Klicke auf „Rechnungen zu STB-Digital (FIBUScan) schicken“.

Der Versand läuft im Hintergrund. billware meldet erst, dass der Export in der Warteschleife steht, und später, dass er fertig ist. Danach liegen die Belege im FIBUScan-Zugang deiner Kanzlei — ein Blick dort hinein schadet beim ersten Mal nicht.

Wähle den Zeitraum so, wie ihr die Buchhaltung abstimmt, meist Monat oder Quartal. Fehlt die Adresse, sagt dir billware das und verweist auf die Seite unter „Apps“.

Was über diesen Weg nicht geht

Übertragen werden nur die Belege deiner Ausgaben. Deine eigenen Rechnungen gehen diesen Weg nicht: Die exportierst du im Exporter als PDF-Paket oder als CSV-Datei und gibst sie so weiter. Auch die Buchungen selbst entstehen nicht in billware, sondern in der Kanzlei.