Als Kleinunternehmer Rechnungen ohne Umsatzsteuer schreiben

Stand: 18. September 2026 2 Min. Lesezeit

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus, sondern nennt stattdessen den Grund dafür. In billware stellst du das einmal in deinen Stammdaten ein. Danach entstehen deine Rechnungen ohne Steuerausweis, mit dem passenden Hinweis unter den Positionen. Ein Zusatzmodul brauchst du dafür nicht.

Kleinunternehmer in billware einstellen

Öffne „Einstellungen › Stammdaten“.
Geh zum Bereich „Angaben zum Unternehmen“.
Setz bei „Status“ das Häkchen bei „Kleinunternehmer nach §19 UStG“.
Klicke oben rechts auf „Änderungen speichern“.

Angaben zum Unternehmen in den Stammdaten mit gesetztem Haken bei Kleinunternehmer nach §19 UStG — Das Häkchen in den Stammdaten gilt für alles, was danach entsteht.

Ob die Regelung für dich gilt, entscheidest nicht du in billware, sondern dein Finanzmt. Sprich im Zweifel mit deiner Steuerberatung, bevor du umstellst.

Was sich auf deinen Rechnungen ändert

Auf einer Rechnung ohne Umsatzsteuer bleibt die Spalte mit dem Steuersatz leer, und unter den Positionen steht kein Steuerbetrag mehr. Der Preis, den du bei der Position einträgst, ist genau der Betrag, den dein Kunde zahlt.

Unter „Anmerkungen“ setzt billware den Hinweis auf die Regelung: „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Der Rechnungsbetrag enthält keine Umsatzsteuer.“

Rechnung ohne Steuerausweis mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG — Statt Umsatzsteuer steht der Hinweis auf die Regelung unter den Positionen.

Der Schalter im einzelnen Auftrag

Jeder Auftrag hat die Regelung zusätzlich als eigenen Schalter. Neue Aufträge bringen ihn aus deinen Stammdaten schon mit, egal ob du sie selbst anlegst oder ob sie aus einem Importer kommen. Du siehst ihn im Auftrag im Reiter „Allgemein“ im Bereich „Rechnungsoptionen“.

Rechnungsoptionen eines Auftrags mit eingeschalteter Kleinunternehmerregelung — Neue Aufträge übernehmen die Einstellung aus den Stammdaten.

Interessant wird der Schalter bei Aufträgen aus der Zeit vor der Umstellung: Die behalten ihren alten Stand. Willst du so einen Auftrag noch ohne Umsatzsteuer abrechnen, schaltest du die Regelung dort ein, klickst im selben Bereich auf „Speichern“ und erstellst die Rechnung danach neu.

Achtung: Prüf die erste Rechnung nach der Umstellung, bevor du sie verschickst. Weist ein Dokument Umsatzsteuer aus, obwohl die Regelung gilt, schuldest du den ausgewiesenen Betrag unter Umständen trotzdem. Stimmt etwas nicht, korrigierst du das wie in Rechnung neu erstellen oder stornieren beschrieben.

Den Hinweistext anpassen

Der Satz unter den Positionen kommt aus deinen Texten und lässt sich ändern, zum Beispiel wenn du ihn anders formulieren willst.

Öffne „Einstellungen › Übersetzungen“.
Such den Eintrag „Kleinunternehmerregelung“.
Ändere den Text auf Deutsch und auf Englisch und speichere.

Eintrag Kleinunternehmerregelung in den Übersetzungen mit dem Hinweistext — Den Hinweis auf der Rechnung änderst du unter „Einstellungen › Übersetzungen“.

Denselben Text verwendet billware auch in der E-Rechnung als Begründung für die Steuerbefreiung. Wie du E-Rechnungen einschaltest, steht in E-Rechnungen erstellen: ZUGFeRD und XRechnung.

Wenn du die Regelung nicht mehr nutzt

Wechselst du zur Regelbesteuerung, nimmst du das Häkchen in den Stammdaten wieder heraus und speicherst. Neue Aufträge rechnen dann wieder mit Umsatzsteuer. Dokumente, die du schon erstellt hast, bleiben so, wie sie sind.

Prüf danach die Steuersätze deiner Artikel unter „Artikel › Übersicht“ und den Standard-Steuersatz unter „Einstellungen › Konfiguration“, damit neue Positionen gleich richtig rechnen. Einen Überblick über die übrigen Grundeinstellungen gibt billware einrichten vor der ersten Rechnung.

Häufige Fragen

Meine Rechnung zeigt trotzdem Umsatzsteuer. Woran liegt das?

Dann stammt der Auftrag aus der Zeit vor der Umstellung. Öffne ihn, schalte im Bereich „Rechnungsoptionen“ die „Kleinunternehmerregelung“ ein, klicke auf „Speichern“ und erstelle die Rechnung danach neu.

Was passiert mit dem Steuersatz meiner Artikel?

Der Steuersatz bleibt am Artikel stehen, auf der Rechnung wird er aber nicht ausgewiesen. Der Preis der Position ist der Betrag, den dein Kunde zahlt.

Gilt die Einstellung auch für importierte Bestellungen?

Ja. Aufträge, die du selbst anlegst, und Bestellungen aus den Importern übernehmen die Einstellung aus deinen Stammdaten.

Kann ich den Hinweis auf der Rechnung ändern?

Ja. Du findest ihn unter „Einstellungen › Übersetzungen“ beim Eintrag „Kleinunternehmerregelung“, jeweils auf Deutsch und Englisch.

Bin ich Kleinunternehmer?

Das hängt von deinen Umsätzen und deiner Anmeldung beim Finanzamt ab. Diese Frage klärst du mit deiner Steuerberatung, billware kann dir das nicht abnehmen.

Stimmt etwas nicht mehr mit billware überein?