GoBD-Einstellung: Aufträge mit verschickten Belegen vor dem Löschen schützen

Hast du eine Rechnung verschickt, sollte sie nicht einfach wieder verschwinden können. Genau dafür gibt es in billware die GoBD-Einstellung: Ist sie eingeschaltet, lassen sich Aufträge nicht mehr löschen, sobald sie versendete steuerrechtlich relevante Dokumente enthalten. Hier siehst du, wo du die Einstellung findest und was sie bewirkt.

Was die GoBD-Einstellung bewirkt

Mit eingeschalteter GoBD-Einstellung verhindert billware, dass du Aufträge mit versendeten Rechnungen und anderen steuerlich relevanten Dokumenten löschst, auch nicht aus Versehen. Aufträge ohne solche Dokumente kannst du weiterhn löschen. Ist die Einstellung ausgeschaltet, gibt es diesen Schutz nicht.

In neuen Konten steht die Einstellung auf „ausschalten“.

GoBD-Einstellung einschalten

1. Öffne „Einstellungen › Konfiguration“.
2. Wähle im Bereich „GoBD Einstellung“ bei „GoBD“ den Wert „einschalten“.
3. Klicke auf „Speichern“.

Empfehlung: Einstellung eingeschaltet lassen

Sobald du echte Rechnungen verschickst, ist es sinvoll, die GoBD-Einstellung einzuschalten und eingeschaltet zu lassen. Dann kann niemand, der Zugriff auf dein Konto hat, einen Auftrag mit verschickter Rechnung versehentlich entfernen. Brauchst du eine Rechnung nicht mehr, weil sie falsch war, storniere sie, statt den Auftrag zu löschen. Wie das geht, steht in der Anleitung Falsche Rechnungsadresse: Rechnung neu erstellen oder stornieren.

Ausschalten kannst du die Einstellung über dieselbe Auswahl. Das empfehlen wir nur, solange du billware ausprobierst und noch keine Rechnungen an echte Kunden verschickt hast.

Was GoBD bedeutet

GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Das Bundesfinanzministerium beschreibt darin, wie Unternehmen steuerlich relevante Daten und Belege elektronisch führen und aufbewahren sollen. Dazu gehört zum Beispiel, dass Belege nachvollziehbar bleiben und nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden.

Die Einstellung in billware ist ein Baustein dafür, ersetzt aber keine Prüfung deiner gesamten Buchführung. Die übrigen Grundeinstellungen erklärt billware einrichten vor der ersten Rechnung. Für Rechnungen gelten in Deutschland ausserdem mehrjährige Aufbewahrungsfristen. Einzelheiten besprichst du am besten mit deiner Steuerberatung.