eBay-Rechnungen automatisch erstellen und an Käufer verschicken
Wenn billware deine eBay-Bestellungen importiert, kann es dabei gleich Rechnungen und andere Dokumente erstellen und per E-Mail an deine Käufer schicken. Welche Dokumente das sind und für welche Bestellungen, stellst du im eBay Importer im Reiter „Einstellungen“ ein. Du brauchst dafür das Zusatzmodul eBay-Importer und ein verbundenes eBay-Konto, siehe eBay mit billware verbinden.
eBay-Rechnungen automatisch erstellen: Dokumente beim Import
- Öffne „Importer › eBay Importer“ und wechsle auf den Reiter „Einstellungen“.
- Wähle im Bereich „Dokumente“ für jede Dokumentart, was beim Import passieren soll: „Deaktiviert“, „Automatisch Erstellen“ oder „Automatisch erstellen und versenden“. Das geht für Auftragsbestätigung, Rechnung, Korrekturrechnung und Stornorechnung.
- Leg bei der Rechnung fest, für welche Bestellungen sie entsteht: „Für bezahlte und unbezahlte Aufträge“, „Nur für bezahlte Aufträge“ oder „Nur für versendete Aufträge (bezahlt und unbezahlt)“.
- Klicke auf „Speichern“.
Dabei gelten ein paar Regeln:
- Auftragsbestätigungen und Rechnungen gibt es nur für Bestellungen, bei denen eine Zahlungsart gesetzt ist.
- Stornierte Bestellungen bekommen keine Rechnung, und eine Bestellung mit Rechnung bekommt keine zweite.
- Korrektur- und Stornorechnungen erstellt billware nur, wenn es schon eine Rechnung gibt. Verschickt werden sie nur, wenn auch die Rechnung verschickt wurde.
- Beim automatischen Import erstellt billware keine Dokumente für Bestellungen, die älter sind als deine Buchung des eBay-Importers. Beim manuellen Import gelten die Einstellungen auch für ältere Bestellungen.
Tipp: Stell die Rechnung am Anfang auf „Automatisch Erstellen“ statt auf „Automatisch erstellen und versenden“. Prüfe die ersten Rechnungen in der Auftragsübersicht, markiere die Aufträge und verschick die Rechnungen dann gesammelt über „Rechnungen versenden“. Passt alles, kannst du später auf den automatischen Versand umstellen.
Rechnungsvorlage und E-Mail vorher prüfen
Bevor Rechnungen automatisch rausgehen, sollten deine Firmendaten vollständig sein und Rechnung und E-Mail so aussehen, wie du willst. Sonst bleiben Platzhalter leer, und das bei jeder einzelen Bestellung. Hilfreich sind dafür:
Erstell am besten eine Rechnung zu einer importierten Bestellung von Hand und schick sie als Test an dein eigenes Postfach. So siehst du genau, was deine Käufer bekommen.
Rechnungsoptionen für eBay-Bestellungen
Unter „Allgemeine Einstellungen“ im Bereich „Rechnungsoptionen“ legst du fest, wie importierte Bestellungen berechnet werden:
| Einstellung | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Differenzbesteuerung auf importierte Bestellungen anwenden | für Gebrauchtwaren, wahlweise für alle Aufträge oder nur für Aufträge mit 0 % MwSt., siehe Differenzbesteuerung anwenden |
| One Stop Shop (OSS) Verfahren aktivieren | Bestellungen in andere EU-Länder bekommen den Steuersatz des Lieferlandes |
| Steuerfreie Ausfuhrlieferung aktivieren | Bestellungen mit Lieferung außerhalb der EU werden als steuerfreie Ausfuhrlieferung gekennzeichnet |
| eBay Auftragsnummer als Rechnungsnummer | die Rechnung bekommt die Bestellnummer von eBay statt einer Nummer aus deinem Nummernkreis |
| Skonto aktivieren | importierte Aufträge bekommen Skonto mit Prozentsatz und Anzahl Tagen |
| Rechnungsdatum | „Automatisch setzen“ nimmt den Tag, an dem die Rechnung erstellt wird. Alternativ nimmt billware das Auftragsdatum oder das Bezahldatum. |
Ob OSS, Differenzbesteuerung oder steuerfreie Ausfuhrlieferung für dich passen, hängt von deinem Geschäft ab. Das klärst du am besten mit deiner Steuerberatung, bevor du die Einstellungen einschaltest.
Was auf den Dokumenten steht
Im Bereich „Dokumente“ der allgemeinen Einstellungen gibt es drei Schalter:
- eBay Auftragsnummer auf Dokumenten anzeigen: damit deine Käufer ihre Bestellung wieder erkennen, siehe Bestellnummer auf der Rechnung anzeigen.
- Zahlungsart auf Dokumenten anzeigen: blendet die Zahlungsart ein oder aus.
- Keine Dokumente erstellen für Aufträge, die unter Artikel 9A … fallen: für Verkäufe, bei denen eBay die Umsatzsteuer selbst einzieht, siehe Wenn eBay die Umsatzsteuer einzieht.
Artikel, Bestellstatus und Einschränkungen
- Artikeldatenbank: Verkaufte Artikel, die es noch nicht gibt, legt billware beim Import in deiner Artikelliste an. Mit „Artikeldatenbank bei Import aktualisieren“ gleicht billware auch bestehende Artikel mit eBay ab. Gefunden werden sie über die Artikelnummer, die EAN oder die SKU. Der Abgleich über EAN oder SKU hilft, wenn du denselben Artikel in mehreren eBay-Angeboten verkaufst, damit er nicht mehrfach angelegt wird.
- Rückübertragung: Mit „Bestellstatus an ebay übertragen“ meldet billware an eBay zurück, wenn du einen Auftrag in billware als bezahlt oder verschickt markierst.
- Einschränkungen: Hier legst du fest, ob nur bezahlte Bestellungen importiert werden, ob Bestellungen vor einem bestimmten Datum aussen vor bleiben und ob Bestellungen in Fremdwährung importiert werden. Bei Fremdwährungen rechnet billware mit dem Wechselkurs zum Zeitpunkt des Imports.
Taucht eine Bestellung trotz allem nicht in billware auf, schau in die Anleitung eBay-Bestellung wird nicht importiert.
Häufige Fragen
Warum hat eine eBay-Bestellung keine Rechnung bekommen?
Kann ich Rechnungen erst prüfen und dann verschicken?
Kann ich die eBay-Bestellnummer als Rechnungsnummer verwenden?
Stimmt etwas nicht mehr mit billware überein?