Falsche Rechnungsadresse: Rechnung neu erstellen oder stornieren

Dein Kunde meldet sich, weil auf der Rechnung die falsche Adresse steht oder eine andere Firma darauf soll. In billware gibt es dafür zwei Wege: Du änderst die Adresse und erstellst die Rechnung neu, oder du stornierst die Rechnung und stellst eine neue aus. Welcher Weg passt, hängt davon ab, ob die Rechnung schon bei deinem Kunden oder in der Buchhaltung angekommen ist.

Rechnungsadresse nachträglich ändern: welcher Weg passt

• Rechnung neu erstellen: kommt nur in Frage, wenn die Rechnung noch nicht verschickt oder verbucht wurde, zum Beispiel wenn dir der Fehler direkt nach dem Erstellen auffällt.
• Stornieren und neu ausstellen: der übliche Weg, wenn dein Kunde die Rechnung schon hat. Die ursprüngliche Rechnung bleibt nachvollziehbar, die Stornorechnung hebt sie auf.

Die rechtlichen Hintergünde erklärt der Blogartikel Rechnung stornieren oder korrigieren. Im Zweifel stimmst du dich mit deiner Steuerberatung ab.

Weg 1: Adresse ändern und Rechnung neu erstellen

1. Öffne den Auftrag über „Umsatz › Aufträge › Übersicht“.
2. Ändere im Reiter „Allgemein“ im Bereich „Kundendaten“ die Adresse und klicke in diesem Bereich auf „Speichern“.

   

3. Wechsle auf den Reiter „Dokumente“, klappe dort den Bereich „Rechnung“ auf und klicke auf „Rechnung neu erstellen“. Wähle das Layout, meistens „Rechnung“.

   

4. Die neue Rechnung öffnet sich in der Vorschau. Prüf die Adresse und schick die Rechnung über „Abschicken“ an deinen Kunden.

   

Weg 2: Rechnung stornieren und neu ausstellen

Zuerst hebst du die ursprüngliche Rechnung mit einer Stornorechnung auf:

1. Öffne den Auftrag und wechsle auf den Reiter „Dokumente“.
2. Klappe dort den Bereich „Stornorechnung“ auf, klicke auf „Stornorechnung erstellen“ und wähle das Layout.

   

3. Die Stornorechnung öffnet sich in der Vorschau. Schick sie über „Abschicken“ an deinen Kunden.

Danach legst du mit einer Kopie des Auftrags die neue Rechnung an:

1. Setze in der Auftragsübersicht das Häkchen links neben dem Auftrag.
2. Öffne oben links über der Tabelle das Menü „Auswahl“ und klicke auf „Duplizieren“.

   

3. Öffne den neuen Auftrag und korrigiere im Bereich „Kundendaten“ die Adresse.
4. Erstelle über „Dokumente › Rechnung“ oben rechts die neue Rechnung und schick sie an deinen Kunden.

Was mit Nummern und Zahlungen passiert

• Beim Neuerstellen im selben Auftrag bleibt die Rechnungsnummer gleich.
• Die Stornorechnung trägt die Nummer der ursprünglichen Rechnung mit dem Zusatz „-S“.
• Der duplizierte Auftrag bekommt beim Erstellen der Rechnung die nächste freie Rechnungsnumer aus deinem Nummernkreis.

Ändert sich nicht die Adresse, sondern zum Beispiel die Preisart der Positionen, hilft dir die Anleitung Bruttopreise auf der Rechnung anzeigen. Damit Aufträge mit verschickten Rechnungen nicht versehentlich gelöscht werden, lohnt sich die GoBD-Einstellung.