Artikel anlegen und in Aufträgen wiederverwenden

Stand: 17. September 2026 3 Min. Lesezeit

Wenn du dieselben Produkte oder Leistungen immer wieder verkaufst, lohnt es sich, sie in billware als Artikel anzulegen: einmal mit Titel, Preis und Steuersatz. Im Auftrag wählst du sie danach mit einem Klick aus, statt jede Position neu zu tippen. Die Artikeldatenbank gehört zum Grundumfang von billware, ein Zusatzmodul brauchst du dafür nicht.

Einen neuen Artikel anlegen

Öffne im Menü „Artikel › Anlegen“. Alternativ klickst du in der Artikelübersicht oben rechts auf „Neuer Artikel“.
Trag unter „Artikeldaten“ den „Titel“ ein. Er ist das einzige Pflichtfeld und steht später so auf deinen Dokumenten.
Lass „Artikelnummer“ leer, wenn billware die Nummer selbst vergeben soll.
Wähle unter „Artikelpreis“ den „MwSt.-Satz“ und gib entweder „Preis (netto)“ oder „Preis (brutto)“ ein. Den anderen Wert rechnet billware automatsch aus.
Klicke oben rechts auf „Artikel anlegen“. Du landest wieder in der Artikelübersicht.

Formular für einen neuen Artikel mit den Bereichen Artikeldaten und Artikelpreis, ausgefüllt für eine Teekanne aus Glas — Hier ist der Bruttopreis eingetragen, den Nettopreis hat billware ergänzt.

Welche Angaben wofür gut sind

Außer dem Titel ist alles freiwillig. Diese Felder sind trotzdem praktisch:

Feld	Wofür
Untertitel	kurze Ergänzung zum Titel, zum Beispiel die Ausführung
Einheit	Mengeneinheit des Artikels, zum Beispiel „Stück“
EAN und SKU	Kennungen, an denen Importer einen Artikel wiedererkennen können
Einkaufspreis	brauchst du unter anderem, wenn du Gebrauchtwaren mit Differenzbesteuerung verkaufst
Artikelbeschreibung	längerer Text zur Position, etwa Hinweise zur Pflege oder zum Lieferumfang

Ob Untertitel und Beschreibung auf deinen Dokumenten erscheinen, legst du für alle Dokumente gemeinsam fest: unter „Einstellungen › Dokumente“ im Reiter „Globale Einstellungen“.

Artikel in einen Auftrag übernehmen

Öffne „Umsatz › Aufträge › Anlegen“ und wähle wie gewohnt den Kunden aus.
Klicke unten auf „4. Artikel Hinzufügen“ oder direkt auf den Reiter „Artikel“.
Klicke in der „Artikeldatenbank“ auf den gewünschten Artikel. Er erscheint sofort als Position im Auftrag. Menge und Preis kannst du dort noch anpassen, ohne dass sich der Artikel selbst ändert.

Artikeldatenbank in einem neuen Auftrag mit allen angelegten Artikeln, ihren Verkäufen und Preisen — Ein Klick auf eine Zeile fügt den Artikel als Position hinzu.

Tipp: Für eine Leistung, die du nur ein einziges Mal abrechnest, musst du keinen Artikel anlegen. Wähle im Menü der Positionen „Position hinzufügen“, dann gilt sie nur für diesen Auftrag.

Varianten für Größen und Ausführungen

Gibt es einen Artikel in mehreren Ausführungen, hängst du sie als Varianten an den Artikel, statt für jede einen eigenen Artikel anzulegen. Das hilft vor allem bei importierten Bestellungen: Der CSV-Importer erkennt eine verkaufte Variante zum Beispiel an ihrer Artikelnummer, SKU oder EAN.

Öffne den Artikel mit einem Klick in der Artikelübersicht und wechsle auf den Reiter „Varianten“.
Klicke auf „Neue Variante“ und gib ihr einen „Titel“, zum Beispiel „1,5 l“.
Leg unter „Optionen“ fest, worin sich die Variante unterscheidet, etwa „Größe“ und „1,5 Liter“. Über „Option hinzufügen“ ergänzt du weitere Merkmale wie eine Farbe.
Trag bei Bedarf eigene Nummern ein, dazu Preis und „Steuersatz“, und klicke auf „Speichern“.

Formular einer neuen Variante mit Titel, Artikelnummer, der Option Größe mit dem Wert 1,5 Liter und Preisen — Jede Variante bekommt eigene Nummern und Preise.

Verkäufe und Umsatz eines Artikels sehen

In der Artikelübersicht steht bei jedem Artikel, wie oft er verkauft wurde. Die Spalte „Quelle“ zeigt dir zusätlich, ob du den Artikel selbst angelegt hast oder ob er aus einem Import stammt.

Artikelübersicht mit den Spalten Quelle, Artikelnummer, Titel, EAN, SKU, Verkäufe, Netto und Brutto — Selbst angelegte Artikel tragen das billware-Zeichen, importierte zeigen ihre Quelle.

Öffnest du einen Artikel, siehst du oben die „Verkäufe“ sowie „Nettoverkäufe“ und „Bruttoverkäufe“.

Kennzahlen eines Artikels: Verkäufe, Nettoverkäufe und Bruttoverkäufe — So erkennst du schnell, welche Artikel gut laufen.

Artikel aus Importen und Automation

Übernimmst du Bestellungen aus einer CSV-Datei oder einem angebundenen Verkaufskanal, musst du die Artikel meist nicht von Hand pflegen. Der CSV-Importer legt Artikel auf Wunsch beim Import an oder verknüpft die Positionen mit vorhandenen Artikeln, der eBay-Importer kann deine Artikeldatenbank beim Import aktualisieren. Was genau passiert, stellst du in den Einstellungen des jeweiligen Importers ein.

Im Reiter „Automation“ eines Artikels kannst du ausserdem Dateien hinterlegen, die billware beim Verkauf mitschickt, etwa eine Aufbauanleitung. Wie das geht, steht in der Anleitung Anleitungen oder Datenblätter automatisch mit der Rechnung verschicken.

Häufige Fragen

Ändern sich bestehende Aufträge, wenn ich einen Artikel bearbeite?

Nein. Eine Position im Auftrag behält die Angaben, die sie beim Hinzufügen hatte. Änderungen am Artikel gelten erst für Positionen, die du danach hinzufügst.

Muss ich eine Artikelnummer vergeben?

Nein. Lässt du das Feld leer, vergibt billware die nächste Nummer aus deinem Nummernkreis, zum Beispiel ART-0001. Wie die Nummer aufgebaut ist, stellst du unter „Einstellungen › Nummernkreise“ ein.

Kann ich eine Position auch ohne Artikel anlegen?

Ja. Im Auftrag wählst du im Menü der Positionen „Position hinzufügen“. Diese Position gilt nur für den einen Auftrag und landet nicht in der Artikeldatenbank.

Wo stelle ich ein, ob die Artikelbeschreibung auf der Rechnung steht?

Unter „Einstellungen › Dokumente“ im Reiter „Globale Einstellungen“. Dort schaltest du „Artikel Untertitel anzeigen“ und „Artikelbeschreibung anzeigen“ ein oder aus.

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