E-Rechnung: So erstellen eBay-Händler automatische E-Rechnungen mit billware

Die Digitalisierung der Rechnungsstellung schreitet voran – und viele eBay-Händler fragen sich aktuell: Bin ich betroffen? Muss ich jetzt E-Rechnungen versenden? Und wie mache ich das überhaupt ohne riesigen Aufwand? Im Februar 2026 befinden wir uns mitten in der Übergangsphase der E-Rechnungspflicht. In diesem Beitrag erklären wir den aktuellen Stand, wer betroffen ist, welche Fristen wirklich gelten und vor allem: wie Sie als eBay-Händler mit billware vollautomatisch konforme E-Rechnungen erstellen – egal ob ZUGFeRD oder separate XML.

Was ist eine E-Rechnung und warum gibt es die Pflicht?

Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF-Rechnung per E-Mail. Sie ist eine strukturierte, maschinenlesbare elektronische Rechnung, die den europäischen Standard EN 16931 erfüllt. In Deutschland sind vor allem zwei Formate zulässig:

• XRechnung: Reines XML-Format, rein maschinenlesbar, vom Staat bevorzugt für Behörden
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): Hybrides Format – eine PDF-Datei (für Menschen lesbar) mit eingebetteter XML-Struktur (für Maschinen)

Das Ziel der E-Rechnungspflicht: Bürokratie abbauen, Prozesse automatisieren, Fehler reduzieren und Steuerhinterziehung erschweren. Seit dem 1. Januar 2025 gilt im B2B-Bereich (Unternehmen an Unternehmen) die Empfangspflicht für strukturierte E-Rechnungen. Beim Versand läuft aktuell (2026) noch eine großzügige Übergangsregelung.

Aktueller Stand der E-Rechnungspflicht im Februar 2026

Für inländische B2B-Umsätze gelten folgende Regelungen (Stand Februar 2026):

• Seit 1. Januar 2025: Jeder Unternehmer muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
• Bis 31. Dezember 2026: Beim Versand dürfen Sie weiterhin Papierrechnungen oder einfache PDFs ausstellen – wenn der Empfänger zustimmt.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 € müssen E-Rechnungen versenden.
• Ab 1. Januar 2028: Vollständige Sendepflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen – unabhängig vom Umsatz.

Wichtig für eBay-Händler: Die Pflicht greift immer dann, wenn Sie an einen anderen Unternehmer (Gewerbetreibenden) verkaufen – auch wenn der Käufer über eBay als Privatperson auftritt, aber tatsächlich gewerblich handelt. Viele eBay-Verkäufe fallen also irgendwann unter die Regelung, besonders bei Elektronik, Sammlerstücken, Gebrauchtwaren oder B2B-ähnlichen Transaktionen.

Welche Vorteile bringt die E-Rechnung für eBay-Händler?

Auch wenn die Umstellung zunächst nach Mehraufwand klingt, profitieren Sie langfristig deutlich:

• Schnellere Zahlungseingänge durch automatisierte Verarbeitung beim Käufer
• Weniger Rückfragen und Reklamationen
• Bessere Buchhaltungs- und Steuerprüfbarkeit
• Wettbewerbsvorteil gegenüber Händlern, die noch manuell arbeiten

So erstellen Sie mit billware automatische E-Rechnungen aus eBay-Verkäufen

billware macht die Umstellung auf E-Rechnungen für eBay-Händler extrem einfach. Die Software integriert sich nahtlos mit Ihrem eBay-Account und kann bei importierten Aufträgen automatisch eine konforme E-Rechnung generieren – wahlweise im ZUGFeRD-Format oder als separate XML-Datei (XRechnung-kompatibel).

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. billware Kundenbereich öffnen
   Loggen Sie sich ein (oder starten Sie hier einen kostenlosen Test: billware eBay-Integration).
2. eBay Importer einrichten
   Verbinden Sie Ihren eBay-Account. Alle Verkäufe werden automatisch importiert – inkl. Käuferdaten, Artikel, Preise und Steuerangaben.
3. E-Rechnung aktivieren
   Gehen Sie in die Kontoeinstellungen. Wählen Sie:
   • ZUGFeRD (empfohlen für die meisten Fälle – PDF + eingebettete XML)
   • oder separate XML (für reine XRechnung-Anforderungen).
   Speichern – fertig. Die Einstellung gilt ab sofort für alle neuen importierten Aufträge.
4. Automatische Erstellung
   Wenn ein neuer eBay-Verkauf importiert wird, erstellt billware automatisch:
   • eine PDF-Rechnung (menschenlesbar)
   • die strukturierte E-Rechnung (ZUGFeRD oder XML)
   • optional beides
5. Versand & Archivierung
   billware versendet die E-Rechnung (wenn eingestellt) automatisch per E-Mail (mit Download-Link) oder stellt sie im Kundenportal bereit.

Viele unserer eBay-Kunden haben so bereits hunderte manuelle Arbeitsschritte pro Monat eingespart und sind für die kommenden Jahre (2027/2028) bestens vorbereitet.

Fazit: Jetzt umstellen – bevor die Fristen knapp werden

2026 ist das perfekte Jahr, um Ihre Rechnungsprozesse zukunftssicher zu machen. Mit billware müssen Sie keine teure neue Software kaufen, keine XML-Dateien selbst programmieren und keine Fristen mehr fürchten. Die automatische E-Rechnung aus eBay-Verkäufen funktioniert einfach, schnell und rechtssicher.

Starten Sie jetzt: Besuchen Sie unsere eBay-Landingpage, testen Sie die E-Rechnungs-Funktion kostenlos und machen Sie den ersten Schritt in Richtung vollautomatisierte Buchhaltung.