Viele eBay-Händler stellen sich irgendwann die Frage: Welche Angaben müssen eigentlich wirklich auf einer Rechnung stehen? Besonders wenn man häufig Elektronik, Gebrauchtwaren oder höherwertige Artikel verkauft, kommen schnell Unsicherheiten auf – vor allem bei Themen wie Seriennummern, Garantiehinweisen oder USt-IdNr.
In diesem Beitrag erhalten Sie einen Überblick über alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben (§ 14 UStG) und welche zusätzlichen Informationen in der Praxis bei eBay-Verkäufen sinnvoll oder wichtig sein können.
Die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben
Nach § 14 Abs. 4 UStG müssen folgende Angaben auf einer Rechnung enthalten sein (Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und für Kleinunternehmer, dazu unten mehr):
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (also Ihr Name/Firmenname und Ihre Adresse)
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Käufers (Leistungsempfänger)
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird
- Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung / Leistung – bei Dauerleistungen auch der Leistungszeitraum
- Entgelt (netto), aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts
- Steuersatz und Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf
Fehlen eine oder mehrere dieser Angaben, gilt die Rechnung nicht als ordnungsgemäße Rechnung – das kann zu erheblichen Problemen führen (Vorsteuerabzug beim Käufer, Nachforderungen etc.).
Sonderregelungen – Kleinunternehmer & Differenzbesteuerung
Für Kleinunternehmer (§ 19 UStG) gilt seit 2025 eine vereinfachte Rechnung nach § 34a UStDV. Steuersatz und Steuerbetrag entfallen, stattdessen braucht die Rechnung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel:
- „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG“
Bei Differenzbesteuerung (§ 25a UStG) darf die Umsatzsteuer nicht gesondert ausgewiesen werden. Nach § 14a Abs. 6 UStG muss die Rechnung eine dieser Angaben enthalten:
- „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“
- „Kunstgegenstände/Sonderregelung“
- „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“
Wichtige Zusatzangaben bei eBay-Verkäufen
Seriennummern / IMEI / Produkt-IDsEine Seriennummer ist gesetzlich nicht vorgeschrieben.
Trotzdem ist sie in sehr vielen Fällen extrem wichtig:
- bei Garantie- oder Gewährleistungsstreitigkeiten
- bei Diebstahlschutz / Nachweisbarkeit
- bei Rückabwicklung / Retouren
- bei Nachfragen des Finanzamts, etwa zu den Aufzeichnungen je Gegenstand bei der Differenzbesteuerung
Das Problem bei eBay: Die Seriennummer steht meist nur in der Artikelbeschreibung oder im Titel und kommt deshalb in den meisten Fällen nicht automatisch auf die Rechnung.
Praktische Lösungsmöglichkeiten:
- Die Seriennummer bereits im Artikel-Titel mit angeben (wenn optisch vertretbar)
- Die Seriennummer in der SKU hinterlegen (billware kann die SKU mit auf die Rechnung drucken)
- Nach dem Import der Bestellung die Rechnung in billware öffnen und die Seriennummer manuell im Freitext oder einem Zusatzfeld ergänzen
- Eine eigene Liste / Excel führen und später zuordenen
Garantie- und Gewährleistungshinweis
Ein expliziter Garantiehinweis ist gesetzlich nicht vorgeschrieben.
Ein kurzer Hinweis auf die gesetzliche Gewährleistung kann trotzdme sinnvoll sein, zum Beispiel:
- „Es gelten die gesetzlichen Gewährleistungsrechte.“
Nennen Sie auf der Rechnung keine Frist, die von Ihren Vereinbarungen abweicht, etwa zwei Jahre, obwohl Sie bei gebrauchter Ware wirksam eine kürzere Frist vereinbart haben.
So bringen Sie alle wichtigen Angaben mit billware auf die Rechnung
billware übernimmt diese Angaben automatisch auf die Rechnung, wenn sie in Ihren Stammdaten und im Auftrag hinterlegt sind:
- Ihr Name + Adresse
- Name und Adresse des Käufers
- Steuernummer / USt-IdNr.
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Artikelbezeichnung aus eBay-Titel
- Preis, Steuersatz und Steuerbetrag oder der Hinweis auf Kleinunternehmerregelung bzw. Differenzbesteuerung; den Text der Hinweise können Sie anpassen
Einen festen Text wie den Gewährleistungshinweis können Sie als Freitext auf Ihre Rechnungen setzen. Seriennummern und andere Einzelangaben ergänzen Sie im jeweiligen Auftrag.
Fazit
Die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben sind überschaubar. billware setzt sie automatisch auf die Rechnung, wenn Stammdaten und Auftrag vollständig sind.
Bei Seriennummern und Garantiehinweisen müssen Sie meist selbst aktiv werden – entweder durch clevere Gestaltung der Artikel-Titel/SKUs oder durch eine einmalige Anpassung der Rechnungsvorlage in billware.
Probieren Sie es aus: billware für eBay 30 Tage kostenlos testen.
