Welche Angaben müssen auf eBay-Rechnungen stehen? – Ein Überblick

Viele eBay-Händler stellen sich irgendwann die Frage: Welche Angaben müssen eigentlich wirklich auf einer Rechnung stehen? Besonders wenn man häufig Elektronik, Gebrauchtwaren oder höherwertige Artikel verkauft, kommen schnell Unsicherheiten auf – vor allem bei Themen wie Seriennummern, Garantiehinweisen oder USt-IdNr.

In diesem Beitrag erhalten Sie einen Überblick über alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben (§ 14 UStG) und welche zusätzlichen Informationen in der Praxis bei eBay-Verkäufen sinnvoll oder wichtig sein können.

Die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben

Nach § 14 Abs. 4 UStG müssen folgende Angaben auf jeder Rechnung enthalten sein:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (also Ihr Name/Firmenname und Ihre Adresse)
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer mit einem eindeutigen Nummernkreis
• Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung / Leistung – bei Dauerleistungen auch der Leistungszeitraum
• Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe oder getrennt nach Steuersätzen
• Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf

Fehlen eine oder mehrere dieser Angaben, gilt die Rechnung nicht als ordnungsgemäße Rechnung – das kann zu erheblichen Problemen führen (Vorsteuerabzug beim Käufer, Nachforderungen etc.).

Sonderregelungen – Kleinunternehmer & Differenzbesteuerung

Bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) entfällt der Steuerbetrag und der Steuersatz. Stattdessen muss auf der Rechnung stehen:

• „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“

Bei Differenzbesteuerung (§ 25a UStG) gilt entsprechend:

• „Differenzbesteuerung – gemäß § 25a UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“

Wichtige Zusatzangaben bei eBay-Verkäufen

Eine Seriennummer ist gesetzlich nicht vorgeschrieben.

Trotzdem ist sie in sehr vielen Fällen extrem wichtig:

• bei Garantie- oder Gewährleistungsstreitigkeiten
• bei Diebstahlschutz / Nachweisbarkeit
• bei Rückabwicklung / Retouren
• bei Nachfragen des Finanzamts (Nachweis welches konkrete Gerät verkauft wurde)

Das große Problem bei eBay: Die eBay-API stellt keine eigene Seriennummer zur Verfügung. Die Nummer steht fast immer nur im Artikeltext oder – deutlich seltener – im Artikel-Titel.

Das bedeutet:

• Der Artikeltext wird beim Import in Rechnungsprogramme nicht übernommen (zu lang, zu unstrukturiert)
• Die Seriennummer kommt daher in den meisten Fällen nicht automatisch auf die Rechnung

Praktische Lösungsmöglichkeiten:

1. Die Seriennummer bereits im Artikel-Titel mit angeben (wenn optisch vertretbar)
2. Die Seriennummer in der SKU hinterlegen (billware kann die SKU auf die Rechnung drucken)
3. Nach dem Import der Bestellung die Rechnung in billware öffnen und die Seriennummer manuell im Freitext oder einem Zusatzfeld ergänzen
4. Eine eigene Liste / Excel führen und später zuordnen

Garantie- und Gewährleistungshinweis

Ein expliziter Garantiehinweis ist gesetzlich nicht vorgeschrieben.

Es ist aber sehr empfehlenswert, zumindest einen kurzen Hinweis auf die gesetzliche Gewährleistung aufzunehmen – besonders bei Gebrauchtwaren. Das reduziert spätere Diskussionen deutlich.

Typische Formulierungen:

• „Es gilt die gesetzliche Gewährleistung von 2 Jahren.“
• „Gewährleistung nach den gesetzlichen Bestimmungen.“
• „Die gesetzliche Mängelhaftung besteht 2 Jahre ab Übergabe.“

So bringen Sie alle wichtigen Angaben mit billware auf die Rechnung

billware füllt alle gesetzlichen Pflichtfelder automatisch aus:

• Ihr Name + Adresse
• Steuernummer / USt-IdNr.
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Artikelbezeichnung aus eBay-Titel
• Preis & Steuerregelung (Kleinunternehmer / Differenzbesteuerung)

Zusätzliche wichtige Angaben bringen Sie so rein:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Dokumente
2. Öffnen Sie Ihre aktuelle Vorlage
3. Fügen Sie den Garantiehinweis als festen Text ein (z. B. ganz unten)
4. Bei Seriennummern / Sonderangaben können Sie ein separates Freitext-Feld nutzen
5. Speichern und testen: Erstellen Sie eine Testrechnung – alle festen Texte erscheinen automatisch

Nach einmaliger Anpassung sind alle Rechnungen einheitlich und enthalten genau die Informationen, die Sie brauchen.

Fazit

Die gesetzlich wirklich vorgeschriebenen Pflichtangaben sind überschaubar und werden von billware automatisch und vollständig abgebildet.

Bei Seriennummern und Garantiehinweisen müssen Sie meist selbst aktiv werden – entweder durch clevere Gestaltung der Artikel-Titel/SKUs oder durch eine einmalige Anpassung der Rechnungsvorlage in billware.

Wer seine Rechnungen sauber und vollständig haben möchte, kommt mit billware sehr schnell und einfach ans Ziel.

Probieren Sie es einfach aus: billware eBay-Integration testen – in wenigen Minuten startklar.