Mahnung schreiben: Drei Stufen, die das Gesetz nicht kennt
„Erst nach der dritten Mahnung darf man vor Gericht.“ Diesen Satz hört man oft, und er ist falsch. Das Gesetz kennt keine Pflicht zu drei Mahnungen, streng genommen nicht einmal zu einer, wenn ein Zahlungstermin vereinbart war. Trotzdem hat sich ein Ablauf in drei Stufen bewährt, weil er zwei Dinge gleichzeitig schafft: Er gibt dem Kunden, der nur vergessen hat, eine freundliche Chance, und er baut bei dem Kunden, der nicht zahlen will, Schritt für Schritt Druck auf. Wer den Ablauf einmal festgelegt hat, muss bei jeder offenen Rechnung nicht mehr überlegen, sondern nur noch abarbeiten.
Vorher: Ab wann der Kunde in Verzug ist
Bevor du mahnst, solltest du wissen, was die Mahnung rechtlich bewirkt. Verzugszinsen, Mahnkosten und die Pauschale kannst du erst verlangen, wenn der Kunde in Verzug ist (§ 286 BGB). Das tritt auf einem von drei Wegen ein:
- Durch einen vereinbarten Termin. Steht im angenommenen Angebot oder im Vertrag „zahlbar bis 30. September 2026“, ist der Kunde ab dem 1. Oktober in Verzug, ganz ohne Mahnung (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Ein Datum, das nur einseitig auf der Rechnung steht, reicht dafür nach herrschender Meinung nicht. Deshalb gehört das Zahlungsziel schon ins Angebot.
- Durch eine Mahnung. Ohne vereinbarten Termin ist die Forderung in der Regel sofort fällig, der Verzug beginnt aber erst, wenn du gemahnt hast. Die erste Mahnung nach Fälligkeit löst ihn aus.
- Automatisch nach 30 Tagen. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ist ein Unternehmenskunde in Verzug. Bei Privatkunden gilt das nur, wenn du auf der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen hast.
Vor der ersten Mahnung gehört ein Blick aufs Konto und in den Posteingang: Ist die Zahlung vielleicht schon da, nur mit falschem Verwendungszweck? Ist die Rechnung überhaupt angekommen? Ein Anruf klärt das oft in zwei Minuten und erspart eine Mahnung, die den Kunden verärgret.
Stufe 1: Die Zahlungserinnerung
Etwa eine Woche nach Fälligkeit. Der Ton ist freundlich, die Annahme ist, dass etwas untergegangen ist. Die Erinnerung enthält Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag, das ursprüngliche Zahlungsziel, eine neue Frist von etwa sieben Tagen und die Bankverbindung. Die Rechnung kommt noch einmal als Anhang mit, damit niemand suchen muss. Ein Satz reicht: „Vermutlich ist unsere Rechnung Nr. 2026-041 vom 3. September untergegangen. Wir bitten um Ausgleich bis zum 14. Oktober. Sollte die Zahlung bereits unterwegs sein, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos.“
Ob dieses Schreiben „Zahlungserinnerung“ oder „1. Mahnung“ heißt, ist rechtlich egal. Jede ernsthafte Aufforderung zur Zahlung nach Fälligkeit ist eine Mahnung. Der freundliche Name ist eine Frage des Tons, nicht der Wirkung.
Stufe 2: Die Mahnung
Etwa eine Woche nach Ablauf der neuen Frist. Jetzt wird der Ton sachlich und bestimmt. Die Mahnung wiederholt die Eckdaten, stellt fest, dass sich der Kunde in Verzug befindet, setzt eine Frist von sieben bis zehn Tagen und kündigt an, was danach passiert: Verzugszinsen, Mahnkosten, bei Unternehmenskunden die Pauschale von 40 Euro. Ob du die Zinsen schon in dieser Stufe berechnest oder nur ankündigst, ist Geschmackssache. Viele berechnen sie erst in Stufe 3, weil eine Mahnung mit 3,17 Euro Zinsen kleinlich wirkt.
Stufe 3: Die letzte Mahnung
Kurz und ohne Erklärugnen. Betrag, Verzugszinsen, Mahnkosten und Pauschale werden aufgeführt, die Frist ist knapp, etwa fünf bis sieben Tage, und der nächste Schritt wird konkret benannt: „Nach fruchtlosem Ablauf der Frist leiten wir ohne weitere Ankündigung das gerichtliche Mahnverfahren ein.“ Wer das schreibt, sollte es dann auch tun. Eine vierte Mahnung entwertet die dritte.
Was du berechnen darfst
| Position | Was gilt |
|---|---|
| Verzugszinsen | Gegenüber Unternehmen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, gegenüber Verbrauchern 5 Prozentpunkte (§ 288 BGB). Den Basiszinssatz legt die Bundesbank halbjährlich fest. Berechnet wird taggenau ab Verzugsbeginn. |
| Pauschale 40 Euro | Nur gegenüber Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern, pro Forderung, ohne Nachweis eines Schadens (§ 288 Abs. 5 BGB). Sie wird auf spätere Anwalts- oder Inkassokosten angerechnet. |
| Mahnkosten | Nur der tatsächliche Schaden, also Porto, Papier, Umschlag. Eigene Arbeitszeit ist nicht ersatzfähig. Pauschalen von wenigen Euro pro Mahnung werden in der Praxis akzeptiert, hohe Pauschalen nicht. Für die Mahnung, die den Verzug erst auslöst, gibt es keine Kosten, weil sie vor dem Verzug entsteht. |
Die Verzugszinsen und Pauschalen sind Schadenersatz, keine Leistung. Sie werden deshalb ohne Umsatzsteuer berechnet und in der Buchhaltung getrennt von der eigentlichen Forderung erfasst.
Danach: Das gerichtliche Mahnverfahren
Bleibt auch die letzte Mahnung ohne Wirkung, ist das gerichtliche Mahnverfahren der nächste Schritt, und es ist einfacher, als es klingt. Du beantragst online beim zuständigen Mahngericht einen Mahnbescheid, ohne Anwalt und ohne Begründung. Das Gericht stellt ihn dem Kunden zu. Der hat zwei Wochen Zeit, zu zahlen oder zu widersprechen. Widerspricht er nicht, beantragst du den Vollstreckungsbescheid, und mit dem kann ein Gerichtsvollzieher tätig werden. Widerspricht er, wird aus dem Verfahren ein normaler Prozess, und spätestens dann lohnt sich ein Anwalt. Die Gerichtsgebühr richtet sich nach dem Streitwert und zahlt am Ende der Kunde, wenn er unterliegt.
Eine Alternative ist ein Inkassounternehmen. Das kostet einen Teil der Forderung, spart aber Zeit. Bei Forderungen unter ein paar hundert Euro ist die Frage ehrlich zu stellen, ob der Aufwand den Betrag rechtfertigt. Manchmal ist die richtige Antwort, den Kunden nie wieder zu beliefern und die Forderung abzuschreiben.
Die Uhr läuft: Verjährung
Rechnungen verjähren nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie fällig wurden (§§ 195, 199 BGB). Eine Rechnung aus dem Oktober 2026 verjährt also am 31. Dezember 2029. Mahnungen halten diese Frist nicht an, egal wie viele du schreibst. Gehemmt wird die Verjährung durch einen Mahnbescheid oder eine Klage, außerdem solange ihr ernsthaft über die Forderung verhandelt (§§ 203, 204 BGB). Erkennt der Kunde die Forderung an, etwa durch eine Teilzahlung, beginnt die Frist neu (§ 212 BGB). Wer alte Forderungen im Bestand hat, sollte sie einmal im Jahr auf dieses Datum prüfen.
Warum ein fester Ablauf hilft
Das Mahnwesen scheitert selten am Recht, sondern an der Konsequenz. Man hat keine Lust, den netten Kunden anzuschrieben, dann sind drei Wochen um, dann hat man vergessen, welche Stufe dran war. Ein Rechnungsprogramm nimmt die Entscheidung ab: Es zeigt, welche Rechnung überfällig ist, welche Mahnstufe erreicht ist, und erzeugt das Schreiben aus einer Vorlage. In billware legst du die drei Mahnstufen mit eigenen Texten und Gebühren einmal fest, danach weist dich das Programm auf fällige Rechnungen und die jeweils nächste Stufe hin. Wie das aussieht, steht unter Funktionen.
Häufige Fragen
Muss eine Mahnung per Post kommen?
Nein. Eine E-Mail ist eine wirksame Mahnung. Für die letzte Stufe wählen viele trotzdem den Brief, weil er ernster wirkt und sich der Zugang leichter belegen lässt.
Darf ich eine Mahngebühr von 10 Euro nehmen?
Verlangen darfst du nur den tatsächlichen Schaden. 10 Euro für einen Brief werden vor Gericht in aller Regel nicht anerkannt. Bei Unternehmenskunden ist die Pauschale von 40 Euro der bessere Weg, sie steht dir ohne Nachweis zu.
Was, wenn der Kunde die Rechnung beanstandet, statt zu zahlen?
Dann ist es keine Frage des Mahnens mehr, sondern der Klärung. Ist die Beanstandung berechtigt, korrigierst du die Rechnung. Ist sie es nicht, antwortest du sachlich und hältst die Frist aufrecht. Eine Beanstandung stoppt den Verzug nicht, solange die Forderung berechtigt ist.
