WooCommerce und Buchhaltung: Der Shop weiß viel, aber nicht alles
WooCommerce ist ein Shop-System, keine Buchhaltung. Es weiß, wer was bestellt hat, welchen Status die Bestellung hat und über welchen Anbieter bezahlt wurde. Es weiß nicht, ob die Zahlung wirklich auf deinem Konto angekommen ist, welche Gebühren dabei abgezogen wurden und ob die Rechnung, die der Kunde bekommen hat, den Pflichtangaben entspricht. Dieser Beitrag zeigt, wo die Grenze verläuft und wie du die Lücke schließt, ohne jeden Monat Bestellungen abzutippen.
Die Bestellstatus und was sie für die Buchhaltung bedeuten
WooCommerce führt jede Bestellung durch eine Reihe von Status. Für die Buchhaltung ist wichtig, welcher davon ein Ereignis auslöst:
| Status | Bedeutung im Shop | Was in der Buchhaltung passiert |
|---|---|---|
| Zahlung ausstehend | Bestellung angelegt, Zahlung noch nicht bestätigt | Nichts. Viele dieser Bestellungen werden nie bezahlt. |
| Wartend | Zahlung erwartet, typisch bei Vorkasse oder Rechnungskauf | Rechnung erstellen, offener Posten entsteht. |
| In Bearbeitung | Zahlung eingegangen, Ware noch nicht verschickt | Rechnung erstellen und als bezahlt markieren, wenn nicht schon geschehen. |
| Abgeschlossen | Bezahlt und verschickt | Vorgang ist fertig. Lieferdatum steht fest. |
| Storniert | Bestellung abgebrochen | Gab es schon eine Rechnung, braucht sie ein Storno. Gab es keine, passiert nichts. |
| Erstattet | Vollständig zurückgezahlt. Teilerstattungen ändern den Status nicht, sie stehen in der Bestellung. | Stornorechnung mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung, bei einer Teilerstattung eine Korrekturrechnung über den erstatteten Betrag. |
Die Falle steckt in den Übergängen. Eine Bestelung, die von „In Bearbeitung“ auf „Erstattet“ wechselt, ändert im Shop nur ein Feld. In der Buchhaltung braucht sie einen neuen Beleg. Wer die Status nur im Shop pflegt, hat am Monatsende eine Liste von Bestellungen, bei denen niemand mehr weiß, welche Belege dazu existieren.
Warum die Zahlungsanbieter die Zahlen verschieben
PayPal, Stripe, Mollie, Klarna und die anderen Anbieter zahlen nicht jede Bestellung einzeln aus. Sie sammeln, ziehen ihre Gebühren ab und überweisen den Rest in Blöcken. Auf dem Kontoauszug steht dann eine Summe, die zu keiner Bestellung passt. Für die Buchhaltung gilt trotzdem das Bruttoprinzip: Der Umsatz ist das, was der Kunde bezahlt hat, die Gebühr ist eine Betriebsausgabe, und die Auszahlung ist nur die Bewegung des Geldes. Jeder Anbieter stellt dafür Berichte bereit, in denen die Auszahlung in ihre Bestellungen und Gebühren zerlegt ist. Die Gebührenabrechnungen sind Eingangsbelege. Sitzt der Anbieter im Ausland, gelten für die Umsatzsteuer darauf eigene Regeln, die du am besten einmal mit deinem Steuerberater klärst.
Ein Shop mit drei Zahlungsanbietern hat damit drei Berichte, drei Gebührenlogiken und drei Auszahlungsrhythmen. Das ist der Grund warum die Zahlungszuordnung in Shop-Buchhaltungen so viel Zeit frisst, wenn sie von Hand läuft.
Steuereinstellungen: Der Shop muss zur Rechnung passen
WooCommerce berechnet die Umsatzsteuer nach den Steuerklassen, die du hinterlegst. In Deutschland sind das in der Regel zwei: der Regelsatz von 19 Prozent und der ermäßigte Satz von 7 Prozent für Lebensmittel, Bücher, Pflanzen und einiges mehr. Drei Punkte solltest du einmal prüfen:
- Preise inklusive oder exklusive Steuer. Für Privatkunden müssen die Preise im Shop Bruttopreise sein. In den Steuereinstellungen von WooCommerce legst du fest, dass Preise inklusive Steuer eingegeben und angezeigt werden.
- Versandkosten. Sie folgen dem Steuersatz der Ware. Bei gemischten Warenkörben mit 7 und 19 Prozent werden sie in der Regel im Verhältnis der Warenwerte auf beide Sätze aufgeteilt. WooCommerce kann das von Haus aus nicht: Auch mit der Einstellung „Versandsteuerklasse basierend auf Warenkorb-Artikeln“ bekommen die Versandkosten nur einen Steuersatz. Für die anteilige Aufteilung braucht es eine Erweiterung.
- Rundung. Ob pro Position oder auf die Summe gerundet wird, entscheidet über Centdifferenzen zwischen Shop und Rechnung. Die Rechnung muss zur Bestellung passen, also sollte das Rechnungsprogramm dieselben Beträge übernehmen, statt sie neu zu rechnen.
Wer an Privatkunden in anderen EU-Ländern verkauft, muss, sobald diese Verkäufe zusammen über 10.000 Euro im Jahr liegen, die Steuersätze des jeweiligen Landes anwenden und über den One-Stop-Shop melden. Das ist in WooCommerce nur mit zusätzlichen Steuertabellen oder Erweiterungen sauber abbildbar und gehört vorher mit dem Steuerberater geklärt.
Die Rechnung, die WooCommerce nicht schreibt
Von Haus aus verschickt WooCommerce Bestell-E-Mails, aber keine Rechnung mit den Pflichtangaben nach § 14 UStG: keine fortlaufende Rechnungsnummer, keine Steuernummer, kein sauberer Ausweis von Netto, Steuersatz und Steuerbetrag. Dafür gibt es zwei Wege. Entweder ein Rechnungs-Plugin im WordPress, das die Rechnung im Shop erzeugt, oder ein Rechnungsprogramm außerhalb des Shops, das die Bestellungen abholt. Der zweite Weg hat den Vorteil, dass die Rechnung dort entsteht, wo auch Zahlungen und Mahnungen liegen, und dass im WordPress nichts zusätzlich installiert werden muss.
Anbindung ohne Plugin
Mit billware verbindest du deinen WooCommerce-Shop, ohne im WordPress etwas zu installieren, und aus den Bestellungen entstehen automatisch Rechnungen. Ändert sich eine Bestellung später, weil die Zahlung eingeht, sie storniert oder teilweise erstattet wird, zieht billware die Belege nach, auf Wunsch mit Storno- oder Korrekturrechnung an den Kunden. Mehr dazu steht auf der Seite für WooCommerce-Händler.
Ein Monatsabschluss, der in einer Stunde fertig ist
Wenn Bestellungen, Rechnungen und Status zusammenlaufen, bleibt am Monatsende eine überschaubare Liste:
- Auszahlungen der Zahlungsanbieter den Rechnungen zuordnen. Die Berichte der Anbieter liefern die Bestellnummern dazu.
- Gebührenabrechnungen der Anbieter als Eingangsbelege erfassen.
- Offene Posten prüfen: Welche Vorkasse-Bestellungen sind noch nicht bezahlt, welche Rechnungskäufe überfällig?
- Erstattungen kontrollieren: Zu jeder Erstattung im Shop gehört eine Storno- oder Korrekturrechnung.
- Umsatz je Steuersatz für die Voranmeldung ablesen.
Wer diese fünf Punkte in einer Stunde schafft, hat einen funktionierenden Prozess. Wer dafür einen Tag braucht, hat noch Handarbiet im Ablauf, meist bei Punkt 1.
Häufige Fragen
Muss ich für jede WooCommerce-Bestellung eine Rechnung schreiben?
An gewerbliche Kunden ja. An Privatkunden besteht für normale Warenlieferungen keine gesetzliche Pflicht, aber du brauchst für jede Bestellung einen Beleg, und der Kunde erwartet eine Rechnung. In der Praxis erzeugen die meisten Shops für jede bezahlte Bestellung eine.
Was passiert mit Bestellungen im Status „Zahlung ausstehend“, die nie bezahlt werden?
Nichts. Sie sind kein Geschäftsvorfall, solange keine Rechnung erstellt wurde. Sinnvoll ist, die Rechnung erst ab dem Status zu erzeugen, der eine Zahlung oder einen echten Auftrag bestätigt, also „Wartend“ bei Vorkasse oder „In Bearbeitung“ bei bezahlten Bestellungen.
