WooCommerce E-Rechnung: Wen die Pflicht betrifft
Die meisten WooCommerce-Shops verkaufen an Privatkunden, und für die ändert sich durch die E-Rechnung nichts. Trotzdem sollte sich jeder Shopbetreiber mit dem Thema befassen, denn fast jeder Shop hat auch Geschäftskunden: die Physiotherapiepraxis, die Handtücher bestellt, das Büro, das Kaffee nachkauft, die Werkstatt, die Ersatzteile braucht. Für Rechnungen an solche Kunden in Deutschland wird die E-Rechnung in den nächsten Jahren Pflicht. Wer eine WooCommerce E-Rechnung ausstellen will, braucht dafür mehr als das PDF, das ein einfaches Rechnungs-Plugin erzeugt.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch dein Shop. Das Ausstellen wird in zwei Stufen verpflichtend: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Entscheidend für deinen Shop ist also nicht nur, ob du betroffen bist, sondern auch, wann.
Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei im Anhang einer E-Mail, sondern eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, die ein Mensch ohne passende Software nicht lesen kann. ZUGFeRD ist ein PDF, in das die XML-Daten eingebettet sind, und lässt sich deshalb wie jede andere Rechnung öffnen. Für Rechnungen aus einem Online-Shop an Unternehmen ist ZUGFeRD meist der praktische Weg, weil der Kunde die Rechnung sofort sieht und seine Buchhaltungssoftware trotzdem die Daten auslesen kann. Die Unterschiede im Einzelnen erklärt der Beitrag XRechnung oder ZUGFeRD.
Welche Bestellungen eine E-Rechnung brauchen
Die Pflicht hängt nicht am Shop, sondern an jeder einzelnen Rechnung. Für jede Bestellung stellt sich die Frage, wer der Kunde ist, wo er sitzt und wie hoch der Betrag ist.
| Bestellung | E-Rechnung ausstellen? |
|---|---|
| Privatkunde, egal wo | nein |
| Unternehmen in Deutschland, Rechnung bis 250 Euro brutto | nein, Kleinbetragsrechnungen sind ausgenommen |
| Unternehmen in Deutschland, über 250 Euro, dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro | ja, ab 1. Januar 2027 |
| Unternehmen in Deutschland, über 250 Euro, dein Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro | ja, ab 1. Januar 2028 |
| Unternehmen im EU-Ausland | nein, nach deutschem Recht nicht, das Land des Kunden kann eigene Regeln haben |
| Du bist Kleinunternehmer | nein, Kleinunternehmer sind vom Ausstellen ausgenommen |
Gerade die Grenze von 250 Euro ist für Shops wichtig. Viele Bestellungen von Geschäftskunden liegen darunter, eine Packung Druckerpapier oder ein Satz Ersatzteile erreichen den Betrag selten. Für diese Rechnungen bleibt es auch nach 2028 bei der normalen PDF-Rechnung, wenn du das möchtest. Wer ohnehin E-Rechnungen erzeugt, kann sie aber auch für kleine Beträge verwenden, das ist erlaubt.
Bis Ende 2026 darfst du Geschäftskunden weiter Papierrechnungen oder, mit ihrer Zustimmung, PDF-Rechnungen schicken. Im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn dein Vorjahresumsatz nicht über 800.000 Euro lag. Ab 2028 ist für Rechnungen an inländische Unternehmen über 250 Euro nur noch die E-Rechnung zulässig. Die Einzelheiten zu Fristen und Ausnahmen stehen im Beitrag zur E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.
Ein Beispiel aus dem Shopalltag
Ein kleiner WooCommerce-Shop für Kaffee und Zubehör macht 2026 rund 350.000 Euro Umsatz. Für ihn beginnt die Pflicht zur E-Rechnung also am 1. Januar 2028. An einem Tag im Februar 2028 kommen drei Bestellungen herein:
- Eine Privatkundin bestellt Kaffeebohnen für 48 Euro. Sie bekommt eine normale Rechnung, eine E-Rechnung ist nicht nötig.
- Ein Steuerbüro bestellt Kaffee und Filter für 89 Euro. Das ist ein Unternehmen, der Betrag liegt aber unter 250 Euro. Eine PDF-Rechnung ist weiter zulässig.
- Ein Café, eine GmbH, bestellt eine Siebträgermaschine für 612 Euro. Hier ist die E-Rechnung Pflicht. Das Café braucht sie für seinen Vorsteuerabzug und kann darauf bestehen, statt einer reinen PDF-Rechnung eine E-Rechnung zu bekommen.
Im Jahr 2027 hätte der Shop dem Café noch eine PDF-Rechnung schicken dürfen, weil sein Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro lag. Ein Shop mit mehr Umsatz hätte schon ab Januar 2027 umstellen müssen. Wer von Anfang an allen Kunden ein ZUGFeRD-PDF schickt, muss diese Unterscheidung im Alltag gar nicht treffen.
Welche Daten der Shop liefern muss
Eine E-Rechnung ist nur so gut wie die Daten, aus denen sie entsteht. Bei einer PDF-Rechnung fällt eine fehlende Angabe manchmal niemandem auf. Bei einer E-Rechnung prüft die Software des Kunden die Felder, und fehlerhafte Daten führen zu Rückfragen oder zur Ablehnung. Für WooCommerce heißt das vor allem:
- Firmenname und Anschrift. Das Firmenfeld im Checkout sollte angezeigt werden, damit Geschäftskunden ihren vollständigen Namen mit Rechtsform eintragen. Ohne dieses Feld landet der Name der bestellenden Person auf der Rechnug, nicht der des Unternehmens.
- USt-IdNr. bei Kunden aus dem EU-Ausland. WooCommerce bringt dafür von Haus aus kein Feld mit. Wer an Unternehmen in anderen EU-Ländern verkauft, braucht eine Lösnug, um die Nummer zu erfassen.
- Saubere Steuersätze. Jede Position braucht den richtigen Steuersatz, bei gemischten Bestellungen mit 7 und 19 Prozent getrennt. Falsch zugeordnete Steuerklassen im Shop landen direkt in der E-Rechnung.
- Das Leistungsdatum. In der E-Rechnung wird es als eigenes Feld ausgelesen. Bei Warenlieferungen ist das in der Regel der Versandtag.
- Die Bestellnummer. Viele Unternehmen erwarten eine Referenz, die sie ihrem Bestellvorgang zuordnen können. Die Bestellnummer aus dem Shop eignet sich dafür.
Plugin im Shop oder Rechnungsprogramm?
Für WordPress gibt es Rechnungs-Plugins, die aus Bestellungen PDF-Rechnungen erzeugen, und einige davon können inzwischen auch E-Rechnungen. Wer den Weg über ein Plugin geht, sollte prüfen, welche Formate es unterstützt, ob die erzeugten Dateien gegen die Norm geprüft sind und wie die Rechnungen aufbewahrt werden. Die E-Rechnung muss im Originalformat acht Jahre unverändert gespeichert bleiben, und ein Ordner auf dem Webserver ist dafür kein guter Ort.
Die Alternative ist ein Rechnungsprogramm außerhalb des Shops, das die Bestellungen übernimmt und die E-Rechnungen dort erzeugt, wo auch Zahlungen, Mahnungen und die übrigen Belege liegen. Welcher Weg passt, hängt vor allem davon ab, wie viele Geschäftskunden du hast und ob du noch über andere Kanäle verkaufst. Wie ein WooCommerce-Shop mit einem Rechnungsprogramm verbunden wird, zeigt der Beitrag WooCommerce-Rechnungen automatisch erstellen.
Sonderfall: Behörden und öffentliche Auftraggeber
Bestellen Schulen, Kommunen oder andere öffentliche Stellen in deinem Shop, gelten zusätzliche Regeln. Viele öffentliche Auftraggeber verlangen schon heute E-Rechnungen, meist als XRechnung, und nehmen sie über eigene Portale oder bestimmte Postfächer an. Dazu gehört eine Leitweg-ID, die der Auftraggeber mitteilt und die in der Rechnung stehen muss. Bekommst du eine solche Bestellung, frag vor dem Versand der Rechnung nach, welchen Weg und welches Format die Stelle erwartet, und kläre, ob dein Werkzeug diese Angaben abbilden kann.
Stornos und Korrekturen im selben Format
Mit der E-Rechnung ändern sich auch die Belege, die nach einer Rechnung kommen. Wird eine Bestellung eines Geschäftskunden storniert oder teilweise erstattet, entsteht eine Storno- oder Korrekturrechnung. Nach Auffassung der Finanzverwaltung muss die Berichtigung einer E-Rechnung ebenfalls als E-Rechnung erfolgen. Eine ZUGFeRD-Rechnung lässt sich also nicht mit einem einfachen PDF korrigieren. Für den Alltag im Shop heißt das: Retouren und Erstattungen von Geschäftskunden brauchen denselben sauberen Ablauf wie die Rechnung selbst, mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer und im selben Format.
Auch dein Shop empfängt E-Rechnungen
Die Pflicht gilt in beide Richtungen. Hosting, Zahlungsanbieter, Großhändler und Verpackungslieferannten schicken dir als Unternehmen E-Rechnungen, sobald sie selbst dazu verpflichtet sind, und dürfen das auch schon heute ohne deine Zustimmung. Ein E-Mail-Postfach reicht zum Empfang. Wichtig ist, dass du die Dateien lesen und im Originalformat aufbewahren kannst. Ein Viewer für XRechnungen ist kostenlos verfügbar, und Buchhaltungsprogramme zeigen E-Rechnungen ohnehin an.
Checkliste für deinen WooCommerce-Shop
Die Umstellung lässt sich gut in kleine Schritte teilen, die du über ein paar Wochen abarbeiten kannst:
- Umsatz 2026 prüfen: Liegt er über 800.000 Euro, beginnt die Pflicht für dich schon 2027.
- Geschäftskunden zählen: Wie viele Bestellungen kommen von Unternehmen in Deutschland, und wie viele davon liegen über 250 Euro?
- Checkout anpassen: Firmenfeld anzeigen, bei Auslandskunden die USt-IdNr. erfassen.
- Steuerklassen im Shop durchgehen, besonders bei Artikeln mit 7 Prozent.
- Entscheiden, wo die E-Rechnung entsteht: im Shop per Plugin oder in einem Rechnungsprogramm.
- Ein Format wählen, für die meisten Shops ZUGFeRD.
- Ein paar Test-Rechnungen mit einem Prüfwerkzeug kontrollieren, bevor die erste echte E-Rechnung rausgeht.
- Den Empfang eigener E-Rechnungen und die Aufbewahrung im Originalformat klären.
E-Rechnungen aus WooCommerce mit billware
In billware verbindest du deinen WooCommerce-Shop mit dem WooCommerce-Importer, den du als Erweiterung dazubuchst. Aus den Bestellungen entstehen Aufträge und Rechnungen, und ist die E-Rechnung in deinem Konto eingeschaltet, entsteht sie im selben Zug als ZUGFeRD, als XRechnung oder in beiden Formaten. Die E-Rechnung selbst ist in der Grundversion enthalten, ein Zusatzmodul ist dafür nicht nötig. Die Rechnung geht auf Wunsch direkt per E-Mail an den Kunden, und Storno- und Korrekturrechnungen entstehen, wenn Bestellungen im Shop storniert oder erstattet werden. In der Testphase kannst du das mit deinem echten Shop ausprobieren. Mehr dazu steht auf der Seite WooCommerce-Rechnungen mit billware.
Häufige Fragen
Muss ich Privatkunden eine E-Rechnung schicken?
Nein. Die Pflicht gilt nur für Rechnungen an Unternehmen in Deutschland. Ein ZUGFeRD-PDF kann trotzdem an alle Kunden gehen, weil es sich wie eine normale PDF-Rechnung öffnen lässt.
Mein Shop hat nur wenige Geschäftskunden. Muss ich trotzdem umstellen?
Für diese Rechnungen ja, sobald die Pflicht für dich gilt und der Betrag über 250 Euro liegt. Die Zahl der Geschäftskunden spielt keine Rolle. Liegen alle Bestellungen von Unternehmen unter 250 Euro brutto, bleibt die PDF-Rechnung erlaubt.
Muss ich die E-Rechnung zusätzlich als Papier oder PDF schicken?
Nein. Eine E-Rechnung genügt. Wer ZUGFeRD verwendet, schickt ohnehin eine Datei, die Mensch und Software gleichermaßen lesen können. Ein zusätzliches PDF oder ein Ausdruck kann sogar zu Verwirrung führen, welche Fassung gilt.
Reicht es, wenn das Rechnungs-PDF die Daten enthält?
Nein. Ein PDF, das nur gut aussieht, ist keine E-Rechnung. Die Daten müssen strukturiert nach der Norm EN 16931 vorliegen, als XRechnung oder eingebettet in ein ZUGFeRD-PDF.
Was gilt für Geschäftskunden in Österreich oder den Niederlanden?
Die deutsche E-Rechnungspflicht betrifft nur Rechnungen an Unternehmen im Inland. Andere EU-Länder führen eigene Regeln ein oder haben sie schon. Wer viele Geschäftskunden in einem bestimten Land hat, sollte deren Anforderungen gesondert prüfen.
