XRechnung oder ZUGFeRD: Zwei Formate, eine Norm
Wer sich zum ersten Mal mit E-Rechnungen beschäftigt, stößt sofort auf zwei Namen und die Frage, welcher der richtige ist. Die kurze Antwort: Beide sind richtig. XRechnung und ZUGFeRD setzen dieselbe europäische Norm EN 16931 um und gelten damit beide als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Die längere Antwort ist, dass sie für unterschiedliche Empfänger gedacht sind und sich im Alltag verschieden anfühlen.
Was die beiden unterscheidet
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Was es ist | Eine reine XML-Datei, keine Bilddarstellung | Ein PDF mit eingebetteter XML-Datei, also lesbar und maschinenverarbeitbar zugleich |
| Herausgeber | Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag von Bund und Ländern | Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) |
| Gedacht für | Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber; zwischen Unternehmen ebenfalls zulässig | Rechnungen zwischen Unternehmen, an Privatkunden und überall dort, wo ein Mensch die Rechnung ansehen will |
| Wie sie ankommt | Über Portale wie ZRE und OZG-RE des Bundes oder per E-Mail | Meist per E-Mail als PDF-Anhang |
| Ohne Software lesbar? | Nein, die XML-Datei braucht einen Viewer | Ja, das PDF öffnet jeder Reader; das XML liegt unsichtbar darin |
Technisch stehen beide Formate näher beieinander, als die Tabelle vermuten lässt. Die XML-Daten in einem ZUGFeRD-PDF folgen derselben Norm, und ZUGFeRD hat sogar ein eigenes Profil namens „XRechnung“, mit dem sich eine XRechnung als PDF ausliefern lässt. ZUGFeRD ist außerdem baugleich mit dem französischen Format Factur-X, was bei Kunden in Frankreich hilft.
Die Profile bei ZUGFeRD
ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen, die sich darin unterscheiden, wie viele Daten im XML stecken. Für die E-Rechnungspflicht zählt nur ein Teil davon. Das Bundesfinanzministerium erkennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 an, mit Ausnahme der Profile „Minimum“ und „Basic WL“, weil die nicht alle Pflichtangaben strukturiert enthalten. Das kleinste taugliche Profil ist „Basic“, üblich sind „EN 16931“ (früher „Comfort“) und „Extended“. Wenn dein Rechnungsprogramm ZUGFeRD erzeugt, sollte es eines dieser Profile sein. Ein Blick in die Einstellungen oder eine Nachfrage beim Anbieter klärt das in einer Minute.
Welches Format für wen
Behörden und öffentliche Auftraggeber
Wer Rechnungen an den Bund stellt, muss seit November 2020 die XRechnung nutzen, bei den Ländern und Kommunen gelten ähnliche Regeln mit eigenen Fristen und Portalen. Die Rechnung braucht dabei die Leitweg-ID des Auftraggebers, eine Kennung, die die Behörde mit dem Auftrag mitteilt und die im Feld „Käuferreferenz“ der Rechnung stehen muss. Ohne sie weist das Portal die Rechnung ab. Manche Behörden akzeptieren auch ZUGFeRD im Profil „XRechnung“, aber wer auf Nummer sicher gehen will, liefert die reine XML-Datei.
Geschäftskunden
Zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD der pragmatischere Weg. Der Kunde bekommt ein PDF, das aussieht wie immer, und seine Buchhaltungssoftware liest die Daten aus dem eingebetteten XML. Wer noch keine E-Rechnungen verarbeitet, merkt gar nicht, dass er eine bekomen hat. Große Unternehmen mit eigenem Rechnungseingang schreiben allerdings zunehmend vor, welches Format und welches Profil sie wollen, manchmal ausdrücklich XRechnung. Im Zweifel: fragen, bevor die erste Rechnung rausgeht.
Privatkunden
Für Verbraucher gibt es keine E-Rechnungspflicht. Ein ZUGFeRD-PDF schadet trotzdem nicht, weil es sich wie jedes PDF öffnen lässt. Eine XRechnung an einen Privatkunden zu schicken, wäre dagegen unfreudlich, er könnte sie nicht lesen.
Wenn PDF und XML nicht übereinstimmen
Bei ZUGFeRD stecken zwei Fassungen derselben Rechnung in einer Datei, und die können auseinanderlaufen, etwa wenn ein Programm das PDF mit einer Vorlage baut und das XML aus den Daten. Für diesen Fall hat das Bundesfinanzministerium klargestellt: Maßgeblich ist der strukturierte Teil, also das XML. Das PDF ist nur die Sichtkomponente. Weicht das Sichtbare vom XML ab, gilt, was im XML steht, und das PDF kann im schlimmsten Fall zur „sonstigen Rechnung“ werden, die die Pflicht nicht erfüllt. In der Praxis heißt das: Beide Teile müssen aus denselben Daten entstehen. Ein Rechnungsprogramm, das die Rechnung einmal berechnet und daraus beides erzeugt, beugt dem vor.
Prüfen, bevor es rausgeht
Eine XRechnung, die nicht der Norm entspricht, wird von Behördenportalen abgewiesen, eine fehlerhafte ZUGFeRD-Datei fällt oft erst beim Kunden auf. Zum Prüfen gibt es kostenlose Werkzeuge: Die KoSIT stellt einen Validator bereit, der eine XML-Datei gegen die aktuelle XRechnung-Version prüft, und mit einem Viewer wie dem quelloffenen Quba-Viewer lässt sich jede E-Rechnung ansehen, auch die reine XML-Datei. Wer zum ersten Mal E-Rechnungen versendet, sollte die ersten zwei, drei Dateien einmal so prüfen. Danach kann man dem Programm vertrauen.
Versionen und Pflege
Beide Standards werden weiterentwickelt. Die XRechnung bekommt regelmäsig neue Versionen, die Behördenportale stellen dann nach einer Übergangszeit auf die neue Version um. ZUGFeRD ist bei Version 2.x und ändert sich seltener. Für dich als Anwender heißt das nur eines: Das Rechnungsprogramm muss gepflegt werden. Eine Word-Vorlage, die 2020 gut war, ist 2026 noch gut. Ein E-Rechnungsformat von 2020 ist es nicht.
Wie billware das löst
In billware stellst du ein, ob Rechnungen als ZUGFeRD-PDF, als XRechnung oder in beiden Formaten entstehen. PDF und XML werden aus denselben Auftragsdaten erzeugt. Beide Formate sind in der Grundversion enthalten, ohne Zusatzmodul. Details stehen unter Funktionen.
Häufige Fragen
Kann ich eine XRechnung einfach per E-Mail verschicken?
Zwischen Unternehmen ja, die XML-Datei als Anhang genügt. Behörden verlangen in der Regel den Weg über ihr Portal oder eine dafür vorgesehene E-Mail-Adresse. Was gilt, steht in den Rechnungshinweisen der jeweiligen Stelle.
Muss ich meine Rechnungen als XRechnung archivieren oder reicht das PDF?
Aufbewahrt werden muss das, was du verschickt oder empfangen hast, im Originalformat. Bei einer XRechnung ist das die XML-Datei, bei ZUGFeRD das PDF mit dem eingebetteten XML. Ein Ausdruck oder ein „normales“ PDF davon reicht nicht.
Kann ich eine E-Rechnung als Anhang mit weiteren Dateien schicken?
Ja. Beide Formate erlauben Anlagen, etwa einen Stundennachweis oder einen Lieferschein, entweder eingebettet oder als Verweis. Die Rechnung selbst muss aber vollständig im XML stehen; ein Anhang ersetzt keine Pflichtangabe.
