Reverse Charge: Was beim ersten Auftrag aus dem EU-Ausland anders ist
Der erste Auftrag von einer Agentur in Wien oder einem Software-Unternehmen in Amsterdam fühlt sich an wie jeder andere, bis die Rechnung geschrieben werden soll. Mit deutscher Umsatzsteuer? Ohne? Und was ist diese Zusammenfassende Meldung, von der der Steuerberater spricht? Die gute Nachricht: Für Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern gibt es eine einzige Regel, und wer sie einmal verstanden hat, schreibt die Rechnung in fünf Minuten.
Die Regel: Der Kunde versteuert in seinem Land
Erbringst du eine Dienstleistung für ein Unternehmen mit Sitz in einem anderen EU-Land, gilt die Leistung als dort erbracht, wo der Kunde sitzt (§ 3a Abs. 2 UStG). In Deutschland ist sie damit nicht steuerbar. Die Umsatzsteuer schuldet der Kunde in seinem Land, nach dem dortigen Satz, und er zieht sie in der Regel im selben Zug als Vorsteuer wieder ab. Dieses Verfahren heißt Reverse Charge, auf Deutsch Umkehr der Steuerschuldnerschaft. Für dich bedeutet es: Du schreibst die Rechnung ohne Umsatzsteuer, meldest den Umsatz aber in Deutschland.
Die Regel gilt für die meisten Dienstleistungen: Beratung, Entwicklung, Design, Texte, Übersetzungen, Online-Marketing, Schulungen per Video. Ausnahmen sind Leistungen mit festem Ortsbezug, etwa Arbeiten an einem Gebäude, Eintrittskarten für Veranstaltungen vor Ort oder Restaurantleistungen. Wer so etwas ins Ausland liefert, sollte den Einzelfal prüfen lassen.
Schritt 1: Die USt-IdNr. des Kunden prüfen
Dass dein Kunde ein Unternehmen ist, weist du über seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nach. Frag sie beim ersten Kontakt ab und prüf sie beim Bundeszentralamt für Steuern. Die einfache Abfrage sagt nur, ob die Nummer gültig ist. Die qualifizierte Abfrage prüft zusätzlich Name und Anschrift und liefert eine Bestätigung, die du zu den Unterlagen legst. Diese Bestätigung ist dein Schutz: Stellt sich später heraus, dass die Nummer erloschen war oder zu einem anderen Unternehmen gehörte, kann das Finanzamt von dir die Umsatzsteuer nachfordern, es sei denn, du hast die Nummer geprüft und dokumentiert. Bei Dauerkunden reicht eine Prüfung pro Jahr, bei neuen Kunden gehört sie vor die erste Rechnung.
Schritt 2: Die Rechnung schreiben
Die Rechnung enthält die üblichen Pflichtangaben nach § 14 UStG, dazu drei Besonderheiten aus § 14a UStG:
- Deine eigene USt-IdNr. statt oder zusätzlich zur Steuernummer
- Die USt-IdNr. des Kunden
- Den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Ein englischer Zusatz wie „Reverse charge“ schadet nicht und hilft der Buchhaltung des Kunden.
Es wird kein Steuersatz und kein Steuerbetrag ausgewiesen, der Rechnungsbetrag ist der Nettobetrag. Die Rechnung darf in Euro oder in einer anderen Währung gestellt werden; da keine Steuer ausgewiesen wird, entfällt die Pflicht, den Steuerbetrag in Euro anzugeben. Sprache: Deutsch ist erlaubt, Englisch ist bei ausländischen Kunden oft freundlicher. Das Finanzamt kann im Zweifel eine Übersetzung verlangen, in der Praxis kommt das selten vor.
Schritt 3: Die Frist, die viele übersehen
Für diese Rechnungen gilt eine eigene Frist: Sie müssen bis zum 15. des Monats ausgestellt werden, der auf den Monat der Leistung folgt (§ 14a Abs. 1 UStG). Wer im September geliefert hat, muss die Rechnung bis zum 15. Oktober geschrieben haben. Die allgemeine Sechsmonatsfrist gilt hier nicht. Der Grund ist die Meldepflicht: Der Kunde muss den Umsatz in seinem Land im richtigen Monat erklären, und dafür braucht er die Rechnung rechtzeitig.
Schritt 4: Die Zusammenfassende Meldung
Jeden Umsatz nach dieser Regel meldest du in der Zusammenfassenden Meldung, kurz ZM, beim Bundeszentralamt für Steuern. Die ZM enthält je Kunde die USt-IdNr. und die Summe der Umsätze im Meldezeitraum. Für Dienstleistungen ist der Zeitraum das Quartal, die Meldung ist bis zum 25. Tag nach Quartalsende fällig, also bis 25. April, 25. Juli, 25. Oktober und 25. Januar. Abgegeben wird sie elektronisch, etwa über ELSTER. Die Finanzverwaltungen der EU gleichen die Meldungen ab; wenn dein Kunde den Umsatz nicht erklärt hat, den du gemeldet hast, bekommt er Post. Deshalb sollten deine Rechnungen und deine ZM zusammenpassen.
Schritt 5: Die Umsatzsteuer-Voranmeldung
Auch wenn keine Steuer anfällt, gehört der Umsatz in die Voranmeldung. Dort gibt es eine eigene Zeile für „nicht steuerbare sonstige Leistungen nach § 3a Abs. 2 UStG an Unternehmer in anderen EU-Mitgliedstaaten“. Die Summe muss mit deiner ZM für denselben Zeitraum übereinstimmen. Wer die Voranmeldung monatlich und die ZM quartalsweise abgibt, adiert für die ZM einfach die drei Monate.
Und Kunden außerhalb der EU?
Für Unternehmenskunden in der Schweiz, Großbritannien oder den USA gilt dieselbe Ortsregel: Die Leistung ist dort erbracht, wo der Kunde sitzt, und in Deutschland nicht steuerbar. Der Unterschied liegt in den Formalitäten. Es gibt keine USt-IdNr. zum Prüfen, stattdesen solltest du auf andere Weise belegen, dass der Kunde ein Unternehmen ist, etwa über einen Handelsregisterauszug oder eine Bestätigung seiner Unternehmereigenschaft. Eine ZM gibt es nicht. In der Voranmeldung landet der Umsatz in der Zeile für „übrige nicht steuerbare Umsätze“. Auf der Rechnung reicht der Hinweis „Nicht im Inland steuerbare Leistung“. Ob der Kunde in seinem Land etwas versteuern muss, ist seine Sache, in der Schweiz etwa über die Bezugsteuer.
Privatkunden im Ausland sind ein anderes Thema
Die Regel oben gilt nur für Unternehmen. Bei Privatpersonen im EU-Ausland bleibt der Ort der Leistung in der Regel bei dir, du berechnest deutsche Umsatzsteuer. Ausnahmen gibt es für elektronisch erbrachte Leistungen wie Online-Kurse, Software-Downloads oder Streaming: Über 10.000 Euro Umsatz mit EU-Verbrauchern pro Jahr wird die Umsatzsteuer des Landes fällig, in dem der Kunde wohnt, gemeldet über den One-Stop-Shop. Wer Privatkunden im Ausland bedient, sollte das einmal sauber mit dem Steuerberater durchgehen.
Wie das im Rechnungsprogramm aussieht
In billware sind innergemeinschaftliche Lieferungen und das Reverse-Charge-Verfahren abgebildet, mit dem passenden Hinweis und ohne Umsatzsteuer auf der Rechnung. Wie das für Selbstständige aussieht, steht auf der Seite für Freelancer und Selbstständige.
Checkliste für die erste Auslandsrechnung
- Eigene USt-IdNr. vorhanden? Wenn nicht, beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen, das geht online und ist kostenlos.
- USt-IdNr. des Kunden qualifiziert geprüft und Bestätigung abgelegt?
- Rechnung ohne Umsatzsteuer, mit beiden USt-IdNrn. und dem Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers?
- Rechnung bis zum 15. des Folgemonats ausgestellt?
- Umsatz in der Voranmeldung und in der Zusammenfassenden Meldung erfasst?
Häufige Fragen
Mein Kunde hat keine USt-IdNr. Was jetzt?
Dann kannst du ihn nicht als Unternehmer behandeln und musst deutsche Umsatzsteuer berechnen. Viele Kleinunternehmer im Ausland haben keine Nummer. Frag nach, oft gibt es sie doch, oder der Kunde beantragt sie für diesen Fall.
Der Kunde ist ein Unternehmen, bestellt aber für private Zwecke. Gilt Reverse Charge?
Nein. Die Regel greift nur, wenn die Leistung für das Unternehmen bezogen wird. Wenn erkennbar ist, dass es privat ist, berechnest du deutsche Umsatzsteuer. In der Praxis darfst du bei Angabe der USt-IdNr. davon ausgehen, dass der Bezug unternehmerisch ist, solange nichts Gegenteiliges erkennbar ist.
Ich bin Kleinunternehmer. Gilt das alles auch für mich?
Die Ortsregel gilt auch für dich, deine Leistung ist in Deutschland nicht steuerbar, und du brauchst für die Rechnung ebenfalls eine USt-IdNr. Eine Zusammenfassende Meldung musst du als Kleinunternehmer dagegen nicht abgeben (§ 18a UStG), das bestätigt dir im Zweifel dein Steuerberater. Umgekehrt musst du für Leistungen, die du aus dem EU-Ausland beziehst, die deutsche Umsatzsteuer anmelden und abführen, ohne Vorsteuerabzug.
