Rechnungspflicht: Muss ich immer eine Rechnung schreiben?
Viele Selbstständige schreiben für jeden Auftrag eine Rechnung, ohne sich zu fragen, ob sie das müssen. Andere lassen sie bei kleinen Beträgen weg, weil der Kunde ja schon bezahlt hat. Beide Wege können richtig oder falsch sein. Eine allgemeine Rechnungspflicht für jeden Verkauf gibt es in Deutschland nicht. Das Umsatzsteuergesetz regelt die Rechnungspflicht aber für bestimmte Kunden und Leistungen genau, und wer sie verletzt, riskiert ein Bußgeld und verärgerte Geschäftskunden.
Die Grundregel steht in § 14 Abs. 2 UStG. Sie hängt an zwei Fragen: Wer ist dein Kunde, und was hast du geleistet? Daraus ergibt sich, ob du eine Rechnung schreiben musst und bis wann.
Wann eine Rechnung Pflicht ist
Die Rechnungspflicht gilt in drei Fällen. Sie betrifft Unternehmer, also auch Freiberufler und Kleinunternehmer, nicht aber Privatpersonen, die gelegentlich etwas verkaufen.
| Kunde | Leistung | Rechnungspflicht | Frist |
|---|---|---|---|
| Unternehmen, für sein Unternehmen | jede Lieferung oder Leistung | ja | innerhalb von sechs Monaten |
| Juristische Person, auch ohne Unternehmen, etwa ein Verein | jede Lieferung oder Leistung | ja | innerhalb von sechs Monaten |
| Privatperson | Werklieferung oder Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück, etwa Handwerkerarbeiten am Haus | ja | innerhalb von sechs Monaten |
| Privatperson | alle anderen Lieferungen und Leistungen | nein | – |
| Unternehmen im EU-Ausland | Dienstleistung mit Reverse Charge | ja | bis zum 15. des Folgemonats |
Keine Rechnungspflicht besteht für bestimmte steuerfreie Leistungen, etwa Finanz- und Versicherungsleistungen, Heilbehandlungen oder die Vermietung von Wohnraum, auch wenn der Kunde ein Unternehmen ist. Du darfst trotzdem eine Rechnung ausstellen, du musst aber nicht.
Geschäftskunden: Pflicht mit Frist
Lieferst oder leistest du an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen, musst du innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung ausstellen. Das gilt für die Webdesignerin, die für eine Arztpraxis arbeitet, genauso wie für den Onlinehändler, der Druckerpatronen an ein Büro verkauft. Auch Vereine, Stiftungen und andere juristische Personen haben Anspruch auf eine Rechnung, selbst wenn sie gar nicht unternehmerisch tätig sind.
Für den Kunden ist die Rechnung mehr als eine Formalie. Ein Unternehmen kann die Umsatzsteuer aus deiner Rechnung nur dann als Vorsteuer abziehen, wenn es eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben hat. Deshalb fragen Geschäftskunden nach, wenn eine Rechnung fehlt oder unvollständig ist, und manche halten die Zahlung zurück, bis die korrigierte Fassung da ist.
Die sechs Monate sind eine Obergrenze, keine Empfelung. Wer Rechnungen erst Monate nach der Leistung schreibt, wartet genauso lange auf sein Geld. Bei Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern ist die Frist ohnehin kürzer: Hier muss die Rechnung bis zum 15. des Monats ausgestellt sein, der auf die Leistung folgt. Wie diese Rechnungen aussehen, erklärt der Beitrag Rechnung ohne Umsatzsteuer.
Seit 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 beziehungsweise 2028, je nach Vorjahresumsatz, müssen Rechnungen an andere Unternehmen im Inland auch als E-Rechnung ausgestellt werden. Die Rechnungspflicht bleibt dieselbe, nur das Format ändert sich. Die Einzelheiten stehen im Beitrag zur E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.
Privatkunden: meist keine Pflicht
Verkaufst du Waren an Privatpersonen oder erbringst du Dienstleistungen für sie, verlangt das Umsatzsteuergesetz in der Regel keine Rechnung. Das betrifft den Online-Shop genauso wie die Fotografin, die Familienbilder macht, oder den Nachhilfelehrer. Auch der Betrag spielt keine Rolle: Eine teure Küchenmaschine braucht nach dem Gesetz genauso wenig eine Rechnung wie ein Taschenbuch.
Die Ausnahme: Arbeiten am Grundstück
Eine wichtige Ausnahme betrifft Handwerker und alle, die Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück erbringen, etwa Malerarbeiten, eine neue Heizung, Gartenbau oder die Reparatur des Dachs. Hier musst du auch Privatkunden innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen. Auf die Rechnung gehört zusätzlich ein Hinweis, dass der Kunde sie zwei Jahre aufbewahren muss. Hintergrund ist die Bekämpfung von Schwarzarbeit: Bei einer Prüfung soll sich nachvollziehen lassen, wer am Haus gearbeitet hat.
Warum eine Rechnung trotzdem sinnvoll ist
Auch ohne Pflicht spricht vieles dafür, Privatkunden eine Rechnung zu geben. Der Kunde hat einen Kaufnachweis für Gewährleistung und Garantie. Handwerkerleistungen und haushaltsnahe Dienstleistungen kann er nur mit einer Rechnung in seiner Steuererklärung geltend machen. Viele Marktplätze erwarten, dass Händler ihren Kunden Rechnungen bereitstellen. Und für deine eigene Buchaltung brauchst du ohnehin für jede Einnahme einen Beleg. Wer ohnehin einen Beleg erstellt, kann ihn auch gleich als Rechnung ausstellen.
Welche Belege du in jedem Fall brauchst
Die Rechnungspflicht gegenüber dem Kunden ist das eine, die eigene Buchhaltung das andere. Für jede Einnahme brauchst du einen Beleg, auch wenn der Kunde keine Rechnung bekommt. Das kann eine Rechnungskopie sein, ein Kassenbeleg oder bei Online-Verkäufen die Bestellung mit Zahlungsnachweis. Ohne Beleg lässt sich eine Buchung nicht nachvollziehen, und bei einer Prüfung fehlt genau das, was der Prüfer sehen will.
Wer mit einer elektronischen Kasse arbeitet, etwa auf dem Wochenmarkt oder im Laden, muss außerdem jedem Kunden einen Beleg ausgeben oder anbieten. Diese Belegausgabepflicht ist keine Rechnungspflicht, sie gilt aber unabhängig davon, ob der Kunde den Zettel mitnimmt.
Ausgestellte Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie ausgestellt wurden. Das gilt auch für Rechnungen, die du freiwillig geschrieben hast.
Was passiert, wenn die Rechnung fehlt
Ein Bußgeld ist möglich. Wer eine Pflichtrechnung nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt, begeht eine Ordnungswidrigkeit. Das Gesetz sieht dafür ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro vor. In der Praxis wird es selten verhängt, das Risiko besteht aber.
Der Kunde kann die Rechnung verlangen. Geschäftskunden haben einen Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung. Fehlt sie, können sie die Zahlung verzögern, und die Geschäftsbeziehung leidet.
Beim Bauvertrag bleibt das Geld liegen. Für Bauverträge regelt das Bürgerliche Gesetzbuch ausdrücklich, dass die Vergütung erst fällig wird, wenn der Unternehmer eine prüffähige Schlussrechnung erteilt hat (§ 650g Abs. 4 BGB). Ohne Rechnung kein fälliger Anspruch.
Die Umsatzsteuer entsteht trotzdem. Ob du eine Rechnung schreibst oder nicht, ändert nichts an der Steuer. Bei der üblichen Sollbesteuerung entsteht sie mit Ablauf des Monats, in dem die Leistung ausgeführt wurde. Wer die Rechnung aufschiebt, verschiebt also nicht die Steuer, sondern nur den eigenen Zahlungseingang.
Die eigene Buchhaltung hat eine Lücke. Eine Einnahme ohne Beleg fällt bei jeder Abstimmung von Konto und Buchhaltung auf und kostet später mehr Zeit, als die Rechnung gekostet hätte.
Rechnungspflicht im Online-Handel
Im Online-Shop bestellen fast nur Privatkunden, eine Rechnungspflicht besteht dann in der Regel nicht. Trotzdem stellen viele Shops zu jeder Bestellung eine Rechnung aus, und das aus gutem Grund. Zwischen den Privatkunden bestellen immer wieder Firmen, erkennbar an einem Firmennamen in der Rechnungsadresse. Für sie gilt die Rechnungspflicht, und sie brauchen eine vollständige Rechnung für ihren Vorsteuerabzug. Wer nur auf Nachfrage Rechnungen schreibt, übersieht solche Bestellungen leicht.
Auf Marktplätzen kommt eine zweite Ebene hinzu. Viele Marktplätze erwarten von gewerblichen Händlern, dass sie ihren Kunden Rechnungen bereitstellen, unabhängig davon, ob das Umsatzsteuergesetz sie verlangt. Wie das auf einem Marktplatz im Einzelnen aussieht, zeigt der Beitrag Kaufland Rechnungen erstellen. Der einfachste Weg ist deshalb, für jede Bestellung eine Rechnung entstehen zu lassen, und zwar automatisch, sobald die Bestellung bezahlt oder verschickt ist.
Rechnungspflicht bei Freelancern und Agenturen
Wer Dienstleistungen für Unternehmen erbringt, hat fast immer Geschäftskunden und damit fast immer eine Rechnungspflicht. Die sechs Monate spielen hier kaum eine Rolle, weil niemand so lange auf sein Honorar warten möchte. Üblich ist eine Rechnung zum Projektende oder, bei laufender Betreuung, eine Rechnung pro Monat. Bei längeren Projekten helfen vereinbarte Teilzahlungen, damit nicht der ganze Betrag erst am Ende fällig wird.
Wichtig ist der Zeitpunkt der Leistung, der auf jede Rechnung gehört. Bei monatlicher Abrechnung ist das der abgerechnete Monat, bei einem Projekt der Tag der Abnahme oder der Zeitraum, in dem gearbeitet wurde. Fehlt die Angabe, ist die Rechnung unvollständig, auch wenn der Kunde sie ohne Rückfrage bezahlt.
Wer die Rechnung ausstellt
Normalerweise schreibt derjenige die Rechnung, der die Leistung erbracht hat. Das Gesetz erlaubt aber auch, dass der Kunde abrechnet, wenn beide das vorher vereinbaren. Man spricht dann von einer Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn. Verbreitet ist das etwa bei Provisionen, Lizensen oder beim Ankauf von Waren. Die Rechnungspflicht ist damit erfüllt, auch wenn du selbst nichts geschrieben hast. Wichtig ist, dass beide Seiten wissen, wer abrechent, damit nicht zwei Belege für denselben Umsatz entstehen.
Eine Rechnung für jeden Auftrag mit billware
Ob Pflicht oder nicht, am einfachsten ist ein Ablauf, bei dem für jeden Auftrag automatisch eine Rechnung entsteht. In billware entstehen Rechnungen aus deinen Stammdaten und den Daten des Auftrags, mit fortlaufender Nummer und direktem Versand per E-Mail. Wer über eBay, Shopify, WooCommerce oder andere angebundene Kanäle verkauft, lässt die Rechnungen aus den Bestellungen entstehen, auch für Privatkunden, die keine gebraucht hätten. E-Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung sind in der Grundversion enthalten. Einen Überblick gibt die Seite Funktionen.
Häufige Fragen
Muss ich einem Privatkunden eine Rechnung geben, wenn er danach fragt?
Das Umsatzsteuergesetz verpflichtet dich dazu nicht, außer bei Arbeiten am Grundstück. Eine Rechnung auf Nachfrage auszustellen ist aber üblich und kostet wenig. Wer sie verweigert, hat meist keinen guten Grund und einen unzufriedenen Kunden.
Gilt die Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Ja. Kleinunternehmer müssen Geschäftskunden und bei Arbeiten am Grundstück auch Privatkunden eine Rechnung ausstellen. Für sie gilt eine vereinfachte Form, Umsatzsteuer wird nicht ausgewiesen, dafür steht ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf der Rechnung.
Muss ich eine Rechnung schreiben, wenn der Kunde schon bezahlt hat?
Ja, wenn eine Rechnungspflicht besteht. Die Zahlung ersetzt die Rechnung nicht. Ein Unternehmen braucht die Rechnung für seinen Vorsteuerabzug, und du brauchst sie als Beleg für die Einnahme, egal ob das Geld schon da ist.
Brauchen kleine Beträge eine Rechnung?
Die Pflicht hängt nicht vom Betrag ab. Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gibt es aber eine vereinfachte Form, die Kleinbetragsrechnung, mit weniger Pflichtangaben. Kundenanschrift und Rechnungsnummer dürfen dort fehlen.
Muss ich bei Barzahlung eine Rechnung schreiben?
Die Zahlungsart spielt für die Rechnungspflicht keine Rolle. Zahlt ein Unternehmen bar, braucht es trotzdem eine Rechnung. Nutzt du eine elektronische Kasse, kommt die Pflicht zur Belegausgabe dazu.
