Kaufland Rechnungen erstellen: Wer zuständig ist
Wer auf dem Kaufland Marktplatz verkauft, bekommt Bestellungen, Zahlungen und Auszahlungen über Kaufland abgewickelt. Die Rechnung an den Kunden gehört nicht dazu. Kaufland stellt in seinen Hinweisen für Händler klar, dass der Händler für die Rechnungsstellung an den Endkunden verantwortlich ist. Wer Kaufland Rechnungen erstellen muss, bist also du, und zwar für jede Bestellung, bei der eine Rechnung nötig ist oder vom Kunden erwartet wird.
Eine Ausnahme gibt es: In einem besonderen Modell, das Kaufland „fiktiver Lieferer“ nennt, verschickt Kaufland die Rechnung selbst. Der Händler bleibt dabei trotzdem Vertragspartner, etwa für Gewährleistung und Produkthaftung. Außerhalb dieses Modells bleibt es beim Normalfall, und damit bei der Frage, wie die Rechnungen entstehen, ohne dass jede Bestellung abgetippt wird.
Was auf eine Rechnung für Kaufland-Bestellungen gehört
Für eine Rechnung aus einem Marktplatzverkauf gelten dieselben Pflichtangaben wie für jede andere Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG. Name und Anschrift von dir und vom Kunden, deine Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum und Rechnungsnummer, Menge und Bezeichnung der Artikel, das Lieferdatum, der Nettobetrag nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag. Eine vollständige Liste mit typischen Fehlern steht im Beitrag Rechnungsvorlage mit Muster und Checkliste.
Dazu kommen ein paar Punkte, die bei Kaufland-Bestellungen besonders wichtig sind:
- Die Bestellnummer als Referenz. Sie ist keine Pflichtangabe, hilft aber dem Kunden und dir, Rechnung und Bestellung zusammenzubrigen, gerade wenn später eine Rückfrage oder eine Retoure kommt.
- Keine Werbung für den eigenen Shop. Nach den Vorgaben von Kaufland gehören auf die Rechnung nur die rechtlich erforderlichen Geschäftsangaben. Weitere Webadressen oder Links zum eigenen Shop gehören nicht darauf. Wer eine Rechnungsvorlage mit Website in der Fußzeile nutzt, braucht für Kaufland eine eigene Fassung.
- Versandkosten mit dem richtigen Steuersatz. Versandkosten folgen dem Steuersatz der Ware. Bei Büchern mit 7 Prozent sind es 7 Prozent, bei gemischten Bestellungen werden sie in der Regel im Verhältnis der Warenwerte aufgeteilt.
- Lieferadresse und Rechnungsadresse. Auf die Rechnung gehört die Anschrift des Kunden als Leistungsempfänger. Eine abweichende Lieferadresse kann zusätzlich draufstehen.
Wie die Rechnung zum Kunden kommt
Auf dem Marktplatz gibt es keinen direkten E-Mail-Kontakt wie im eigenen Shop. Im Seller Portal gibt es deshalb bei jeder Bestellung ein Feld, über das du die Rechnung als Datei hochlädst. Kaufland empfiehlt ausdrücklich, Rechnungen direkt hochzuladen, weil so weniger Anfragen wegen fehlender Rechnungen entstehen.
Wann die Rechnung hochgeladen wird, hägt vom Ablauf ab. Sinnvoll ist es, sie mit dem Versand hochzuladen, weil dann Lieferdatum und Inhalt feststehen. Wichtig ist, dass jede Bestellung, die verschickt wurde, eine Rechnung bekommt und dass die Datei beim Hochladen nicht mehr verändert wird. Die hochgeladene Rechnung ist die, die der Kunde hat, und genau diese Fassung bewahrst du acht Jahre auf.
Verkaufst du über mehrere Kaufland-Länder, etwa zusätzlich nach Österreich, Tschechien oder in die Slowakei, kommt ein weiterer Punkt hinzu. Maßgeblich ist nach den Hinweisen von Kaufland, wo der Endkunde sitzt und wohin geliefert wird. Danach richtet sich der Steuersatz. Einige Länder verlangen zusätzliche Angaben auf der Rechnung: in Polen die BDO-Nummer, in Tschechien und der Slowakei den getrennten Ausweis der Recyclinggebühr für Elektro- und Elektronikgeräte, in Frankreich die Eco-Participation für Elektrogeräte und Möbel. Die Landessprache ist nicht zwingend, lokale Ämter dürfen bei einer Prüfung aber alle Rechnungen in der Landessprache anfordern. Welche Angaben aktuell gefordert sind, steht in den Hinweisen im Seller Portal.
Rechnungsnummer: eigene Nummer oder Kaufland-Bestellnummer?
Viele Händler fragen sich, ob sie einfach die Bestellnummer von Kaufland als Rechnungsnummer verwenden können. Das Gesetz verlangt eine fortlaufende Nummer, die nur einmal vergeben wird. Die Bestellnummern eines Marktplatzes erfüllen das innerhalb dieses Marktplatzes in der Regel, weil jede Nummer nur einmal vorkommt.
Schwierig wird es, sobald du auf mehreren Kanälen verkaufst. Kommen Rechnungen aus Kaufland, eBay und dem eigenen Shop zusammen, laufen mehrere Nummernsysteme nebenander, die sich im Aufbau unterscheiden und im ungünstigen Fall überschneiden. Wer alles an einer Stelle abrechnet, fährt mit einem eigenen Nummernkreis besser und schreibt die Kaufland-Bestellnummer zusätzlich als Referenz auf die Rechnung. Wer nur auf Kaufland verkauft, kann die Bestellnummer nutzen, sollte die Entscheidung aber nicht mitten im Jahr ändern.
Ein eigener Nummernkreis kann trotzdem zeigen, woher eine Rechnung stammt. Manche Händler geben jedem Kanal ein Kürzel vor der Nummer, andere führen einen gemeinsamen Kreis für alles. Beides ist zulässig, solange jede Nummer eindeutig bleibt und keine doppelt vorkommt. Entscheidend ist, dass du die Regel einmal festlegst und dann dabei bleibst.
Gebrauchtware, Stornos und Retouren
Gebrauchte Artikel mit Differenzbesteuerung
Kaufland lässt auch gebrauchte Artikel zu. Hast du sie ohne Umsatzsteuer eingekauft, etwa von Privatpersonen, kann die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG greifen. Dann wird nur die Marge versteuert, auf der Rechnung steht keine Umsatzsteuer, dafür die Angabe „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“. Neuware und Gebrauchtware in derselben Bestellung brauchen deshalb unterschiedliche Rechnungspositionen. Welche Hinweise bei Rechnungen ohne ausgewiesene Steuer gelten, steht im Beitrag Rechnung ohne Umsatzsteuer.
Stornierte Bestellungen
Wird eine Bestellung storniert, bevor eine Rechnung entstanden ist, gibt es nichts zu korrigieren. Wurde die Rechnung schon erstellt oder hochgeladen, wird sie nicht gelöscht, sondern mit einer Stornorechnung aufgehoben. Die Stornorechnung nennt die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Datum und weist die Beträge mit negativem Vorzeichen aus. Wie das im Einzelnen aussieht, erklärt der Beitrag Rechnung stornieren oder korrigieren.
Retouren und Teilerstattungen
Schickt ein Kunde die ganze Bestellung zurück, ist das ebenfalls ein Fall für die Stornorechnung. Geht nur ein Teil zurück oder erstattest du einen Teilbetrag, etwa wegen eines Kratzers, gehört eine Korrekturrechnung über den erstatteten Betrag zur ursprünglichen Rechnung. Die Umsatzsteuer wird in dem Monat berichtigt, in dem du das Geld zurückzahlst.
Ein Beispiel: Eine Kundin bestellt zwei Lampen zu je 29,90 Euro brutto und schickt eine davon zurück. Die ursprüngliche Rechnung über 59,80 Euro bleibt bestehen. Dazu kommt eine Korrekturrechnung über minus 29,90 Euro mit Bezug auf die Rechnungsnummer, darin minus 25,13 Euro netto und minus 4,77 Euro Umsatzsteuer. So passen Rechnungen, Erstattung und Voranmeldung zusammen, ohne dass ein Beleg geändert werden muss.
Geschäftskunden auf Kaufland
Auch auf einem Marktplatz für Privatkunden bestellen imer wieder Unternehmen, etwa ein Büro, das Druckerpatronen nachkauft, oder eine Werkstatt, die Werkzeug bestellt. Für sie ist die Rechnung mehr als ein Kaufnachweis. Ein Unternehmen kann die Umsatzsteuer nur als Vorsteuer abziehen, wenn die Rechnung alle Pflichtangaben enthält, und es hat gegenüber dir einen Anspruch darauf, dass du sie innerhalb von sechs Monaten ausstellst. Steht in der Bestellung ein Firmenname, gehört er vollständig mit Rechtsform in die Anschrift.
Für Rechnungen an Unternehmen in Deutschland gilt außerdem die E-Rechnungspflicht. Empfangen können muss jedes Unternehmen sie schon seit 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027, wenn dein Umsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, sonst ab 2028. Das betrifft auch Verkäufe über einen Marktplatz, sobald der Käufer ein Unternehmen im Inland ist. Ausgenommen sind Rechnungen bis 250 Euro brutto. Wer regelmäßig an Firmen verkauft, sollte deshalb früh klären, wie seine Rechnungen als E-Rechnung entstehen. Die Einzelheiten stehen im Beitrag zur E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.
Kaufland-Bestellungen in der Buchhaltung
Die Zahlung des Kunden wickelt Kaufland ab. Deine Erlöse werden im Seller Portal gutgeschrieben, die Provision wird davon abgezogen, und die Überweisung auf dein Geschäftskonto stößt du dort selbst an. Auf dem Konto landet deshalb nicht der einzelne Verkaufspreis, sondern eine Auszahlung, die mehrere Bestellungen umfassen kann. Für die Buchhaltung gilt trotzdem das Bruttoprinzip. Der Umsatz ist der Betrag, den der Kunde bezahlt hat, und steht auf deiner Rechnung. Provision und Gebühren sind Betriebsausgaben mit eigenem Beleg, der Gebührenabrechnung von Kaufland. Die Auszahlung selbst ist nur der Weg des Geldes.
Wer nur die Auszahlungen als Einnahmen erfasst, hat am Jahresende zu wenig Umsatz und zu wenig Ausgaben in den Büchern, und die Umsatzsteuer stimmt nicht. Deshalb gehört zu jeder Kaufland-Bestellung eine Rechnung über den vollen Betrag, zur Gebührenabrechnung ein Eingangsbeleg und zur Auszahlung eine Zuordnung zu den Bestellungen. Prüfe auf der Gebührenabrechnung, ob Umsatzsteuer ausgewiesen ist, denn davon hängt ab, ob du Vorsteuer abziehen kannst. Wie das Prinzip bei einem anderen Marktplatz aussieht, zeigt der Beitrag eBay-Buchhaltung für den Steuerberater.
Kaufland-Rechnungen mit billware
In billware gibt es für Kaufland den Kaufland-CSV-Importer, den du als Erweiterung dazubuchst. Du lädst den Verkaufsbericht aus dem Seller Portal als CSV-Datei hoch, und billware legt daraus die Aufträge mit Kunden und Artikeln an. Auftragsbestätigung, Rechnung und für stornierte Bestellungen die Stornorechnung entstehen dabei automatisch, wenn du es so einstellst, auf Wunsch auch mit Versand. Artikel, die bei Kaufland als gebraucht verkauft wurden, rechnet billware mit Differenzbesteuerung ab. Ob die Rechnung einen eigenen Nummernkreis bekommt oder die Kaufland-Bestellnummer als Rechnungsnummer übernimmt, entscheidest du selbst.
Die fertigen Rechnungen lädst du anschließend bei der jeweiligen Bestellung im Seller Portal hoch. Weil der Import über den Verkaufsbericht läuft und nicht über eine laufende Verbindung, lohnt sich ein fester Rhythmus, zum Beispiel einmal täglich nach dem Versand. Verkaufst du zusätzlich über eBay, Shopify oder WooCommerce, laufen die Rechnungen aller Kanäle an einer Stelle zusammen. In der Testphase kannst du den Import mit einem echten Verkaufsbericht ausprobieren. Welche Erweiterungen es gibt, steht auf der Seite Preise.
Häufige Fragen
Muss ich für jede Kaufland-Bestellung eine Rechnung schreiben?
Gegenüber Unternehmen besteht eine gesetzliche Pflicht, eine Rechnung auszustellen. Bei Privatkunden verlangt das Umsatzsteuergesetz für normale Warenlieferungen keine Rechnung, Kaufland empfiehlt Händlern aber ausdrücklich, Rechnungen bereitzustellen. In der Praxis bekommt deshalb jede versendete Bestellung eine Rechnung.
Darf meine eigene Website auf der Rechnung stehen?
Nach den Vorgaben von Kaufland nicht: Auf die Rechnung gehören dort nur die rechtlich erforderlichen Angaben, weitere Webadressen oder Links zum eigenen Shop sind nicht vorgesehen. Marktplätze ändern solche Vorgaben gelegentlich, ein Blick in die aktuellen Hinweise im Seller Portal lohnt sich deshalb.
Wer stellt die Rechnung, wenn Kaufland „fiktiver Lieferer“ ist?
In diesem Modell verschickt Kaufland die Rechnung an den Kunden selbst. Du schreibst dann keine Rechnung an den Endkunden, bleibst aber für Gewährleistung und Produkthaftung zuständig. Welche Belege du in diesem Fall für deine eigene Buchhaltung brauchst, klärst du am besten mit deinem Steuerberater.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kaufland-Verkäufe an Firmen?
Ja, wenn der Käufer ein Unternehmen in Deutschland ist und der Betrag über 250 Euro liegt. Die Pflicht zum Ausstellen beginnt je nach Vorjahresumsatz 2027 oder 2028. Für Verkäufe an Privatkunden gilt sie nicht.
Muss die Rechnung für Kunden in Tschechien auf Tschechisch sein?
Nach den Hinweisen von Kaufland ist die Landessprache nicht zwingend. Lokale Ämter dürfen bei einer Prüfung aber alle Rechnungen in der Landessprache anfordern. Die Steuersätze müssen in jedem Fall zum Umsatzsteuerrecht passen, das für die Lieferung gilt.
