eBay-Gebühren in der Buchhaltung: Die Auszahlung ist nicht der Umsatz
Ein Artikel geht für 100 Euro weg, und auf dem Konto kommen ein paar Tage später 86,50 Euro an, zusammen mit sieben anderen Verkäufen in einer Summe. Wer jetzt die 86,50 Euro als Einnahme bucht, macht einen häufigen Fehler in der eBay-Buchhaltung. Der Umsatz war 100 Euro. Die 13,50 Euro Differenz sind Gebühren, und die sind eine Ausgabe. Beides gehört getrennt in die Bücher. Dieser Beitrag erklärt, warum das so ist, welche Gebühren eBay berechnet, wo du die Abrechnungen findest und wie die Buchung in der Einnahmenüberschussrechnung aussieht.
Das Bruttoprinzip
In der Buchhaltung dürfen Einnahmen und Ausgaben nicht miteinander verrechnet werden. Für Bilanzierer steht das ausdrücklich im Handelsgesetzbuch, für die Einnahmenüberschussrechnung ergibt es sich aus dem Prinzip, dass jede Betriebseinnahme und jede Betriebsausgabe einzeln erfasst wird. Für eBay heißt das:
- Der Verkaufspreis, den der Käufer bezahlt hat, ist deine Betriebseinnahme, inklusive der Versandkosten, die er dir erstattet.
- Jede Gebühr, die eBay einbehält, ist eine Betriebsausgabe.
- Die Auszahlung ist keine Einnahme, sondern nur der Weg des Geldes von eBay auf dein Konto.
Wer nur die Auszahlungen bucht, hat am Jahresende zu wenig Umsatz und zu wenig Ausgaben. Der Gewinn stimmt zufällig fast, aber die Umsatzsteuer nicht, und bei einer Prüfung fällt der Unterschied zwischen den eBay-Verkäufen und dem erklärten Umsatz sofort auf. Das Finanzamt bekommt die Verkaufsdaten seit dem Plattformen-Steuertransparenzgesetz ohnehin direkt von eBay.
Welche Gebühren eBay berechnet
Die Gebührenstruktur ändert sich gelegendlich, und sie hängt von Kategorie, Shop-Abo und Verkäuferstatus ab. Die Bausteine sind aber stabil:
| Gebühr | Wofür |
|---|---|
| Verkaufsprovision | Ein Prozentsatz vom Gesamtbetrag der Bestellung einschließlich Versandkosten, je nach Kategorie unterschiedlich hoch. |
| Feste Gebühr je Bestellung | Ein kleiner Festbetrag, der zu jeder Bestellung dazukommt. |
| Angebotsgebühren | Für Angebote über das monatliche Freikontingent hinaus und für Zusatzoptionen wie Untertitel oder Galerieplus. |
| Shop-Abonnement | Die monatliche Gebühr für einen eBay-Shop, unabhängig vom Umsatz. |
| Werbeanzeigen | Anzeigen mit erweiterter Sichtbarkeit, abgerechnet als Prozentsatz beim Verkauf oder nach Klicks. |
| Auslandsgebühren | Zuschläge bei Verkäufen an Käufer im Ausland und bei Auszahlungen in Fremdwährung. |
Alle diese Gebühren behält eBay von den Verkaufserlösen ein, bevor der Rest ausgezahlt wird. Das ist der Grund, warum die Auszahlung nie zum Umsatz passt.
Wo die Abrechnungen liegen
Für die Buchhaltung brauchst du zwei Dinge aus dem Verkäufer-Cockpit Pro unter „Zahlungen“: die Berichte über Transaktionen und Auszahlungen, in denen jeder Verkauf mit seinen Gebühren aufgeschlüsselt ist, und die monatliche Gebührenabrechnung, die eBay als Rechnung bereitstellt. Die Abrechnung ist dein Eingangsbeleg für die Gebühren, der Bericht ist die Brücke zwischen Bestellungen, Gebühren und Auszahlungen. Beides solltest du monatlich herunterladen und mit den anderen Belegen aufbewahren, denn eBay hält die Berichte nicht acht Jahre lang für dich bereit.
Umsatzsteuer auf die Gebühren
Ob auf der Gebührenabrechnung Umsatzsteuer ausgewiesen ist, hängt davon ab, welche eBay-Gesellschaft dein Vertragspartner ist und ob du als gewerblicher Verkäufer mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer geführt wirst. Prüf das auf der Abrechnung selbst, denn davon hängt die Buchung ab:
- Ist deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen, ziehst du sie als Vorsteuer ab, wie bei jeder anderen Eingangsrechnung.
- Steht auf der Abrechnung ein Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, weil eine ausländische Gesellschaft abrechnet, meldest du die Umsatzsteuer in deiner Voranmeldung selbst an und ziehst sie im selben Zug als Vorsteuer ab. Unter dem Strich kostet dich das nichts, es muss nur erfasst werden.
Kleinunternehmer haben in beiden Fällen keinen Vorsteuerabzug. Im zweiten Fall müssen sie die Umsatzsteuer trotzdem anmelden und abführen, das wird gern übersehen.
So sieht die Buchung in der EÜR aus
Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen. Du verkaufst einen Artikel für 84,03 Euro netto, also 100,00 Euro brutto inklusive 19 Prozent Umsatzsteuer, der Käufer zahlt zusätzlich 4,99 Euro Versand. eBay behält 13,50 Euro Gebühren ein und zahlt 91,49 Euro aus.
| Buchung | Betrag | Beleg |
|---|---|---|
| Betriebseinnahme Warenverkauf (19 %) | 104,99 Euro brutto | Deine Rechnung an den Käufer |
| Betriebsausgabe eBay-Gebühren | 13,50 Euro | Gebührenabrechnung von eBay |
| Geldeingang Bank | 91,49 Euro | Kontoauszug, zugeordnet zur Bestellung |
Die Versandkosten, die der Käufer zahlt, sind Teil deines Umsatzes und werden mit demselben Steuersatz wie die Ware besteuert. Was du selbst an den Paketdiesnt zahlst, ist eine eigene Betriebsausgabe mit eigenem Beleg.
Wann die Einnahme zufließt
In der Einnahmenüberschussrechnung zählt der Zufluss. Bei eBay-Verkäufen ist der Zeitpunkt nicht ganz eindeutig: Der Käufer zahlt an eBay, eBay schreibt den Betrag deinem Verkäuferkonto gut, und erst danach kommt die Auszahlung. Ob die Einnahme schon mit der Gutschrift bei eBay oder erst mit der Auszahlung zufließt, macht innerhalb des Jahres keinen Unterschied, am Jahreswechsel aber schon. Kläre mit dem Steuerberater, welche Sichtweise ihr anwendet, und bleib dann dabei.
Was das für deinen Ablauf bedeutet
Der Ablauf, der am Monatsende am wenigsten Arbeit macht, sieht so aus: Für jeden Verkauf entsteht eine Rechnung mit dem vollen Betrag. Die Gebührenabrechnung von eBay wird einmal im Monat als Eingangsbeleg erfasst. Die Auszahlungen auf dem Konto werden den Rechnungen zugeordnet. Für den ersten Schritt gibt es Werkzeuge: billware holt deine eBay-Bestellungen automatisch ab und erstellt daraus die Rechnung, auf Wunsch mit automatischem Versand. Die Gebührenabrechnung von eBay bleibt ein Eingangsbeleg, den du gesondert erfasst. Mehr dazu steht auf der Seite für eBay-Händler.
Häufige Fragen
Muss ich für jeden eBay-Verkauf eine Rechnung schreiben?
An gewerbliche Käufer ja, innerhalb von sechs Monaten. An Privatkäufer besteht für normale Warenverkäufe keine Pflicht, aber du brauchst für jeden Verkauf einen Beleg in deiner Buchhaltung, und die Rechnung ist der einfachste. Wer für jede Bestellung eine Rechnung erzeugt, muss nicht unterscheiden.
Kann ich die Gebühren einfach als Sammelbuchung am Monatsende erfassen?
Ja, die monatliche Gebührenabrechnung ist ein Beleg, und eine Buchung pro Monat reicht. Wichitg ist nur, dass die Summe zur Abrechnung passt und der Beleg dazu abgelegt ist.
Was ist mit Erstattungen an Käufer?
Eine Erstattung mindert deinen Umsatz und gehört als Korrekturbeleg zur ursprünglichen Rechnung. eBay erstattet in vielen Fällen einen Teil der Verkaufsprovision zurück, das ist dann eine Minderung deiner Gebühren. Beides erscheint im Transaktionsbericht.
Die Gebührenstruktur von eBay kann sich ändern; maßgeblich sind die aktuellen Angaben von eBay.
