Angebot schreiben: Warum das Angebot wichtiger ist als die Rechnung
Über die Rechnung streitet selten jemand. Der Streit entsteht vorher, wenn der Kunde am Ende des Projekts sagt, das sei doch alles im Preis gewesen, und du sagst, das stand nie im Angebot. Das Angebot ist der Text, den beide Seiten dann hervorholen. Es entscheidet, ob du die dritte Korrekturrunde berechnen kannst, ob die Reisekosten extra sind und wem die Dateien am Ende gehören. Deshalb lohnt es sich, ein Angebot einmal so aufzubauen, dass es diese Fragen beantwortet, bevor sie gestellt werden.
Ein Angebot ist bindend, außer du sagst es anders
Rechtlich ist ein Angebot ein Antrag auf einen Vertrag (§ 145 BGB). Nimmt der Kunde es an, ist der Vertrag geschlossen, ohne dass irgendwer eine Unterschrift leistet. Daraus folgen zwei Dinge. Erstens: Du bist an dein Angebot gebunden, und zwar so lange, wie du eine Antwort üblicherweise erwarten darfst. Wer keine Frist nennt, überlässt die Auslegung dem Kunden. Ein Satz wie „Dieses Angebot ist gültig bis zum 31. Oktober 2026“ schafft Klarheit. Zweitens: Wer sich nicht binden will, etwa weil Einkaufspreise schwanken, schreibt „freibleibend“ oder „unverbindlich“ hinein. Dann ist das Angebot nur eine Aufforderung an den Kunden, seinerseits ein Angebot zu machen, das du annehmen kannst oder nicht.
Noch ein Punkt, den viele nicht kennen: Nimmt der Kunde das Angebot mit Änderungen an, etwa mit einem anderen Preis oder einem früheren Termin, ist das keine Annahme, sondern ein neues Angebot (§ 150 Abs. 2 BGB). Der Vertrag entsteht erst, wenn du dem zustimmst. Wer auf so eine E-Mail einfach mit der Arbeit beginnt, stimmt stillschweigend zu.
Was in ein Angebot gehört
Gesetzliche Pflichtangaben wie bei der Rechnung gibt es für das Angebot nicht. Die folgende Liste ist das, was sich in der Praxis bewährt hat, weil jeder Punkt eine spätere Diskussion vermeidet.
Die Beteiligten
Dein Name oder Firmenname mit Anschrift, der Kunde mit Firmenname und Rechtsform, ein Datum und eine Angebotsnummer. Die Nummer ist keine Pflicht, aber sie taucht später auf der Auftragsbestätigung und der Rechnung wieder auf und hält den Vorgang zusammen.
Die Leistung, und was nicht dazugehört
Das ist der wichtigste Abschnitt und der, der am häufigsten zu knapp ausfält. „Erstellung einer Website“ reicht nicht. Beschreibe, was geliefert wird: Anzahl der Seiten, Sprachen, ob Texte und Bilder vom Kunden kommen, wie viele Korrekturrunden enthalten sind, ob Einrichtung auf dem Server des Kunden dazugehört. Genauso wichtig ist die Liste dessen, was nicht enthalten ist: Hosting, Wartung, Fotos, Übersetzungen. Ein Absatz „Nicht Bestandteil dieses Angebots“ ist der beste Schutz vor der Frage „Ich dachte, das ist mit drin?“.
Der Preis
Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag getrennt. Bei Privatkunden muss der Gesamtpreis einschließlich Umsatzsteuer genannt werden, das verlangt die Preisangabenverordnung. Bei Stundensätzen gehört dazu, wie abgerechnet wird: in welchem Takt, mit welchem Nachweis, mit welcher geschätzten Stundenzahl. Bei Pauschalen gehört dazu, was bei Mehraufwand passiert. Als Kleinunternehmer schreibst du statt der Umsatzsteuer den Hinweis auf § 19 UStG dazu, damit der Kunde nicht mit einem Vorsteuerabzug rechnet, den es nicht gibt.
Nebenkosten
Reisekosten, Lizenzen für Schriften oder Bilder, Druckkosten, Domains. Entweder sind sie im Preis enthalten, dann steht das da, oder sie werden nach Aufwand berechnet, dann steht da, zu welchen Sätzen.
Zahlungsbedingungen
Wann wird was fällig? Bei Projekten über ein paar Tausend Euro sind Abschlagszahlungen üblich, etwa ein Drittel bei Auftrag, ein Drittel zur Halbzeit, der Rest nach Abnahme. Das Zahlungsziel der Rechnungen gehört ebenfalls hier hinein, zum Beispiel „zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum“. Was im Angebot steht und angenommen wurde, ist vereinbart; was nur auf der Rechnung steht, ist ein Wunsch.
Termine und Mitwirkung
Ein Liefertermin ist nur haltbar, wenn der Kunde seinen Teil rechtzeitig liefert. Deshalb: „Lieferung vier Wochen nach Erhalt aller Inhalte“, nicht „Lieferung am 15. November“. Und ein Satz dazu, was passiert, wenn Freigabne ausbleiben.
Nutzungsrechte
Für alle, die etwas Kreatives liefern, Texte, Design, Fotos, Code: Das Urheberrecht bleibt bei dir, der Kunde bekommt Nutzungsrechte, und welche das sind, muss im Angebot stehen. Zeitlich unbegrenzt oder für ein Jahr? Nur für die Website oder auch für Print und Social Media? Exklusiv oder nicht? Wenn nichts vereinbart ist, gilt nach dem Urheberrechtsgesetz, dass der Kunde nur die Rechte bekommt, die der Zweck des Vertrags erfordert. Das ist für beide Seiten unbefriedigend, weil es später ausgelegt werden muss.
Gültigkeit und Annahme
Bis wann gilt das Angebot, und wie nimmt der Kunde es an? Eine kurze E-Mail „hiermit beauftrage ich das Angebot Nr. 2026-018“ reicht als Annahme. Für größere Projekte ist eine unterschriebene Auftragsbestätigung besser, weil sie eine Sache ist, die man später vorzeigne kann.
Angebot, Kostenvoranschlag, Auftragsbestätigung
Die drei Begriffe werden durcheinandergebracht, meinen aber verschiedene Dinge:
| Dokument | Was es ist |
|---|---|
| Angebot | Ein verbindlicher Antrag mit festem Preis. Nimmt der Kunde an, gilt der Preis. |
| Kostenvoranschlag | Eine Schätzung der voraussichtlichen Kosten, vor allem bei Werkverträgen. Wird er wesentlich überschritten, musst du das dem Kunden unverzüglich anzeigen, und er darf kündigen (§ 649 BGB). Die Rechtsprechung zieht die Grenze für „wesentlich“ je nach Fall bei etwa 15 bis 20 Prozent. Einen Kostenvoranschlag darfst du nur berechnen, wenn das vereinbart ist (§ 632 Abs. 3 BGB). |
| Auftragsbestätigung | Deine Bestätigung, dass der Auftrag angenommen ist, mit den vereinbarten Bedingungen. Sie hält fest, was gilt, wenn der Kunde mündlich oder mit Änderungen bestellt hat. |
Vom Angebot zur Rechnung ohne zweites Tippen
Wenn das Angebot sauber aufgebaut ist, ist die Rechnung nur noch eine Kopie mit anderem Titel: dieselben Positionen, dieselben Preise, dazu Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungszeitraum. Wer das in Word macht, tippt alles zweimal und baut dabei Zahlendreher ein. Ein Rechnungsprogramm übernimmt die Positionen aus dem angenommenen Angebot in die Rechnung. In billware wandelst du das angenommene Angebot in einen Auftrag um, aus dem die Rechnung mit denselben Positionen entsteht; Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung und Mahnung hängen an demselben Auftrag. Wie das für Selbstständige aussieht, steht auf der Seite für Freelancer und Selbstständige.
Häufige Fragen
Muss ich ein Angebot unterschreiben?
Nein. Ein Angebot per E-Mail oder PDF ist wirksam. Die Unterschrift dient nur dem Beweis. Bei größeren Summen ist sie sinnvoll, bei einem Tagessatz nicht nötig.
Darf ich ein Angebot zurückziehen?
Nur solange der Kunde es noch nicht angenommen hat und nur, wenn der Widerruf spätestens zusammen mit dem Angebot bei ihm ankommt (§ 130 BGB). Ist das Angebot da, bist du gebunden, bis die Frist abläuft oder der Kunde ablehnt. Deshalb die Gültigkeitsfrist.
Was, wenn der Kunde ohne Antwort auf das Angebot einfach loslegt und Material schickt?
Das ist in aller Regel eine Annahme durch schlüssiges Verhalten. Sicherer ist, kurz zu bestätigen: „Danke, ich verstehe das als Beauftragung des Angebots Nr. 2026-018 und beginne am Montag.“
