Rechnung schreiben als Freelancer: Pflichtangaben, Fristen

Rechnung schreiben als Freelancer: Was auf jede Rechnung gehört

Rechnung schreiben als Freelancer klingt nach einer Formsache, und genau deshalb geht dabei so viel schief. Die erste Rechnung entsteht meist abends in Word, aus einer Vorlage, die irgendwer vor Jahren weitergereicht hat. Sie sieht ordentlich aus, der Kunde zahlt, alle sind zufrieden. Das Problem taucht erst zwei Jahre später auf, wenn der Steuerberater die Belege durchgeht oder das Finanzamt bei einer Umsatzsteuer-Nachschau die Rechnungen sehen will. Dann fehlt das Leistungsdatum, die Rechnungsnummer kommt doppelt vor, und beim Kunden wurde der Vorsteuerabzug gestrichen, weil deine Steuernummer nirgends stand.

Die Lücken sind fast immer dieselben fünf, sechs. Keine davon ist kompliziert. Man muss sie nur einmal verstanden haben und dann nie wieder darüber nachdenken. Dieser Beitrag geht die Pflichtangaben nach § 14 UStG einmal von oben nach unten durch, erklärt die Fristen, die dazugehören, und zeigt, wo Freelancer in der Praxis stolpern.

Die Pflichtangaben nach § 14 UStG

Das Umsatzsteuergesetz schreibt in § 14 Abs. 4 vor, was eine Rechnung enthalten muss, damit dein Kunde die darin ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen darf. Für dich als Aussteller ist die Liste gleichzeitig eine Checkliste, an der das Finanzamt jede Rechnung misst. Fehlt ein Punkt, verliert der Kunde den Vorsteuerabzug aus dieser Rechnung. Er kann eine berichtigte Fassung verlangen und die Zahlung in der Regel so lange zurückhalten, und spätestens sein Steuerberater wird ihn darauf hinweisen.

Dein vollständiger Name und deine Anschrift

Als Freelancer bist du selbst das Unternehmen. Auf die Rechnung gehört der Name, unter dem du beim Finanzamt geführt wirst, also Vor- und Nachname, dazu die Anschrift. Ein Fantasiename wie „Studio Nordlicht“ darf zusätzlich stehen, ersetzt den bürgerlichen Namen aber nicht. Wer aus dem Homeoffice arbeitet und die Wohnadresse nicht auf jede Rechnung setzen will, darf ein Postfach oder eine andere Anschrift angeben, unter der er erreichbar ist. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass lässt in Abschnitt 14.5 Abs. 2 jede Anschrift zu, unter der du erreichbar bist.

Name und Anschrift des Kunden

Der Leistungsempfänger muss vollständig erkennbar sein. Bei Firmenkunden heißt das Firmenname und Rechtsform, so wie sie im Impressum oder Handelsregister stehen, plus die Adresse. „GmbH“ oder „GmbH & Co. KG“ sind kein Detail: Bei einer Betriebsprüfung wird genau geschaut, ob die Rechnung an das richtige Unternehmen adressiert ist. Wenn dein Ansprechpartner in einer Abteilung sitzt, darf die Abteilung dazu, aber die Rechnung geht an das Unternehmen, nicht an die Person.

Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Eine von beiden muss auf die Rechnung. Die Steuernummer bekommst du vom Finanzamt bei der Anmeldung, die USt-IdNr. beantragst du beim Bundeszentralamt für Steuern. Für Rechnungen an deutsche Kunden reicht die Steuernummer. Sobald du für Kunden im EU-Ausland arbeitest, brauchst du die USt-IdNr., und zwar deine und die des Kunden auf der Rechnung, dazu kommen wir gleich. Viele Freelancer schreiben lieber die USt-IdNr. als die Steuernummer, weil die Steuernummer der Schlüssel zu deiner Akte beim Finanzamt ist. Das ist zulässig.

Rechnungsdatum

Der Tag, an dem du die Rechnung ausstellst. Nicht der Tag, an dem du sie verschickst, und nicht der Tag, an dem die Arbeit fertig war.

Rechnungsnummer

Sie muss einmalig sein. Das ist die ganze Vorschrift: Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden. Lückenlosigkeit verlangt das Gesetz nicht, der Umsatzsteuer-Anwendungserlass sagt in Abschnitt 14.5 Abs. 10 sogar ausdrücklich, dass eine lückenlose Abfolge nicht zwingend ist. Trotzdem ist eine fortlaufende Reihe wie 2026-001, 2026-002 die bessere Wahl, weil jede Lücke bei einer Prüfung Fragen auslöst, die du dann beantworten musst. Ein typischer Fehler aus der Word-Vorlage: Die Nummer wird beim Kopieren der letzten Rechnung nicht hochgezählt, und plötzlich gibt es zwei Rechnungen mit der 2026-014.

Menge und Art der Leistung

„Beratung“ reicht nicht. Der Prüfer muss aus der Beschreibung erkennen können, was du geliefert hast. Für einen Webdesigner also nicht „Website“, sondern „Gestaltung und Umsetzung der Startseite und drei Unterseiten für example.de, inklusive zwei Korrekturrunden“. Bei Stundenabrechnung gehört die Stundenzahl auf die Rechnung, gern mit Verweis auf einen Tätigkeitsnachweis, den du dem Kunden mitschickst.

Leistungsdatum oder Leistungszeitraum

Der Klassiker unter den fehlenden Angaben. Auf der Rechnung muss stehen, wann die Leistung erbracht wurde, entweder als Tag („Leistungsdatum: 14.08.2026“) oder als Zeitraum („Leistungszeitraum: 01.08. bis 31.08.2026“). Das Rechnungsdatum ersetzt diese Angabe nicht, es sei denn, du schreibst ausdrücklich dazu, dass Leistungs- und Rechnungsdatum identisch sind. Bei monatlichen Retainern ist der Leistungszeitraum der abgerechnete Monat.

Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag

Das Nettoentgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, falls du unterschiedliche hast, der jeweilige Steuersatz (19 oder 7 Prozent) und der Steuerbetrag in Euro, dazu der Bruttobetrag. Ein Beispiel: Du berechnest 40 Stunden zu 85 Euro. Netto 3.400,00 Euro, 19 Prozent Umsatzsteuer 646,00 Euro, brutto 4.046,00 Euro. Alle drei Zahlen gehören auf die Rechnung. Im Voraus vereinbarte Rabatte oder ein Skonto müssen ebenfalls drauf, wenn sie nicht schon im Preis stecken.

Hinweis auf Steuerbefreiung, falls einschlägig

Wenn du keine Umsatzsteuer ausweist, muss die Rechnung sagen, warum. Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist das der Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. Bei Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland ist es der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, dazu unten mehr.

Was nicht auf die Rechnung muss, aber oft draufsteht

Das Wort „Rechnung“ ist keine Pflicht, wird aber erwartet. Eine Unterschrift braucht eine Rechnung nicht, auch nicht als PDF, eine elektronische Signatur schon gar nicht. Die Bankverbindung ist keine Pflichtangabe, ohne sie bekommst du allerdings kein Geld, also gehört sie in den Fuß der Rechnung. Ein Zahlungsziel ist ebenfalls freiwillig. Fehlt es, greift § 286 Abs. 3 BGB: Der Kunde kommt 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung automatisch in Verzug, wenn er Unternehmer ist. Bei Privatkunden gilt das nur, wenn du in der Rechnung ausdrücklich darauf hinweist. Deshalb steht auf guten Rechnungen ein konkretes Datum: „Zahlbar bis 28.09.2026“.

Kleinunternehmer: weniger Pflichtangaben, ein Satz mehr

Wer unter der Kleinunternehmergrenze bleibt, weist keine Umsatzsteuer aus. Seit 2025 liegt die Grenze bei 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr; wird die zweite Grenze überschritten, endet die Regelung ab genau diesem Umsatz. Damit entfallen Steuersatz und Steuerbetrag auf der Rechnung. Dafür muss der Hinweis auf § 19 UStG stehen, und zwar auf jeder Rechnung. Ein häufiger Fehler: Kleinunternehmer schreiben aus Gewohnheit „inkl. 19 % MwSt.“ auf die Rechnung, weil die Vorlage das so vorgab. Das ist teuer, denn wer Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie dem Finanzamt nach § 14c UStG, auch wenn er sie gar nicht hätte erheben dürfen.

Ein zweiter Punkt, der oft übersehen wird: Kleinunternehmer dürfen die Vorsteuer aus ihren eigenen Einkäufen nicht ziehen. Ob die Regelung sich lohnt, hängt also davon ab, wie viel du selbst einkaufst und ob deine Kunden Unternehmen sind, denen die Umsatzsteuer ohnehin egal ist, oder Privatleute, für die dein Preis ohne Umsatzsteuer spürbar günstiger ist.

Rechnungen an Kunden im Ausland

Arbeitest du für ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, etwa eine Agentur in Wien oder einen Shop in Amsterdam, gilt für die meisten Dienstleistungen das Reverse-Charge-Verfahren: Nicht du führst die Umsatzsteuer ab, sondern der Kunde in seinem Land. Deine Rechnung enthält dann keinen Steuerbetrag, dafür deine USt-IdNr., die USt-IdNr. des Kunden und den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 1 UStG). Prüf die USt-IdNr. des Kunden vorher beim Bundeszentralamt für Steuern, das dauert eine Minute und schützt dich, falls die Nummer erloschen ist. Außerdem meldest du solche Umsätze in der Zusammenfassenden Meldung.

Bei Unternehmenskunden außerhalb der EU, etwa in der Schweiz oder den USA, ist die Leistung in Deutschland meist nicht steuerbar. Der Hinweis auf der Rechnung lautet dann sinngemäß „Nicht im Inland steuerbare Leistung“. Anders sieht es bei Privatkunden im Ausland aus, dort hängt der Ort der Besteuerung von der Art der Leistung ab. Das ist der Punkt, an dem sich ein Gespräch mit dem Steuerberater lohnt, bevor die erste Auslandsrechnung rausgeht.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto erlaubt § 33 UStDV eine abgespeckte Fassung: Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Leistungsbeschreibung, Bruttobetrag und Steuersatz reichen. Kundenadresse, Rechnungsnummer und Steuernummer dürfen fehlen. Für Freelancer ist das selten relevant, weil kaum eine Projektrechnung unter 250 Euro liegt. Wichtig ist es andersherum: Der Kassenbon aus dem Bürobedarf ist eine gültige Kleinbetragsrechnung, aus der du die Vorsteuer ziehen darfst, ohne dass dein Name draufsteht.

Wann du die Rechnung schreiben musst

Für Leistungen an andere Unternehmer gilt eine Frist: Die Rechnung muss innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausgestellt werden (§ 14 Abs. 2 UStG). Wer das versäumt, riskiert ein Bußgeld bis 5.000 Euro. In der Praxis ist die Frist selten das Problem, eher das Gegenteil: Wer die Rechnung erst im Januar für ein Projekt aus dem Oktober schreibt, wartet auch entsprechend lange auf sein Geld. Eine einfache Regel, die den Cashflow stabil hält: Rechnung am Tag der Abnahme, spätestens am Monatsende. Bei längeren Projekten Abschlagsrechnungen, etwa ein Drittel bei Auftrag, ein Drittel zur Halbzeit, der Rest bei Abnahme.

Aufbewahrung: acht Jahre, ohne nachträgliche Änderungen

Rechnungen sind Buchungsbelege und müssen aufbewahrt werden. Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege eine Frist von acht Jahren statt zehn (§ 147 Abs. 3 AO in der Fassung des Bürokratieentlastungsgesetzes IV), für Bücher und Jahresabschlüsse bleibt es bei zehn. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom März 2026 hebst du also bis Ende 2034 auf.

Aufbewahren heißt: unverändert und jederzeit lesbar. Eine Rechnung als PDF in einem Ordner auf dem Laptop erfüllt das nur, wenn du sie nicht nachträglich überschreiben kannst und regelmäßig sicherst. Die Vorgaben dafür stehen in den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern. Der wichtigste Punkt daraus für Freelancer: Eine verschickte Rechnung wird nicht überschrieben. Ist sie falsch, berichtigst du sie mit einem Dokument, das auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweist, oder du stornierst sie und schreibst eine neue. Ein Rechnungsprogramm macht das von selbst. In Word passiert das Gegenteil: Die Datei wird geöffnet, geändert, gespeichert, und der Ursprungszustand ist weg.

E-Rechnung: Was seit 2025 gilt und was 2027 kommt

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. E-Rechnung meint dabei nicht ein PDF im Anhang, sondern ein strukturiertes Datenformat nach der Norm EN 16931, in Deutschland als XRechnung oder ZUGFeRD verbreitet. Ein E-Mail-Postfach reicht zum Empfangen aus, du musst die Datei nur öffnen und aufbewahren können.

Beim Versand kommt die Pflicht in Stufen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ihre Rechnungen an andere inländische Unternehmen als E-Rechnung stellen, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen, müssen aber empfangen können. Für die meisten Freelancer heißt das: Bis Ende 2027 bleibt das PDF erlaubt, danach nicht mehr, sobald der Kunde ein Unternehmen in Deutschland ist. Wer jetzt schon ein Programm nutzt, das ZUGFeRD erzeugt, hat das Thema erledigt, bevor es Pflicht wird. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten XML-Daten, das jeder Kunde lesen kann, egal ob seine Software E-Rechnungen versteht oder nicht.

Die sechs typischen Fehler

Die Fehler, die in Freelancer-Rechnungen immer wieder auftauchen, sind fast immer dieselben:

1. Das Leistungsdatum fehlt.
2. Die Rechnungsnummer ist doppelt vergeben oder springt, weil die Kopiervorlage nicht hochgezählt wurde.
3. Die Leistungsbeschreibung besteht aus einem Wort.
4. Ein Kleinunternehmer weist 19 Prozent Umsatzsteuer aus.
5. Die Auslandsrechnung enthält deutsche Umsatzsteuer, obwohl Reverse Charge gilt. Der Kunde schickt sie zurück, und der Zahlungseingang verschiebt sich um Wochen.
6. Die Rechnung wurde nachträglich geändert, und niemand weiß mehr, welche Fassung der Kunde bekommen hat.

Keiner dieser Fehler entsteht aus Unwissen über das Gesetz. Sie entstehen, weil eine Vorlage von Hand gepflegt wird und jede Rechnung ein kleines Projekt ist. Ein Rechnungsprogramm nimmt dir diese Handarbeit ab: Es vergibt die Nummern fortlaufend, setzt den passenden Steuerhinweis je nach Kunde und storniert, statt zu überschreiben. Wie das bei billware aussieht, steht auf der Seite für Freelancer und Selbstständige. Die E-Rechnung gehört dort zur Grundversion, die Details findest du unter Funktionen.

Häufige Fragen

Darf ich eine Rechnung nachträglich ändern?

Nicht durch Überschreiben. Fehler behebst du mit einem Berichtigungsdokument, das auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweist, oder mit einer Stornorechnung und einer neuen Rechnung mit neuer Nummer. So bleibt nachvollziehbar, welche Fassung der Kunde bekommen hat.

Muss ich als Freelancer eine Rechnungsnummer mit Jahreszahl verwenden?

Nein. Vorgeschrieben ist nur, dass jede Nummer einmalig ist. Eine Jahreszahl vorn, etwa 2026-031, macht die Reihe lesbarer und verhindert, dass du im neuen Jahr versehentlich bei einer alten Nummer weitermachst.

Reicht eine Rechnung per E-Mail als PDF?

Ja, seit 2011 sind elektronische Rechnungen ohne Signatur gleichgestellt. Der Kunde muss dem Versand per E-Mail zustimmen, was in der Praxis durch die stillschweigende Annahme geschieht. Spätestens ab 2028 gilt für Rechnungen an Unternehmen in Deutschland die Pflicht zur strukturierten E-Rechnung, ein reines PDF reicht dann nicht mehr.

Was passiert, wenn auf meiner Rechnung eine Pflichtangabe fehlt?

Dein Kunde kann die Vorsteuer aus dieser Rechnung nicht ziehen und wird eine berichtigte Fassung verlangen. Für dich ist der Schaden meist die Zeit, die bis zur Berichtigung und zur Zahlung vergeht. Die Berichtigung wirkt nach der Rechtsprechung von EuGH und Bundesfinanzhof auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnung zurück, sofern diese die Kernangaben zu Aussteller, Empfänger, Leistung, Entgelt und Umsatzsteuer schon enthielt.

Wie lange darf mein Kunde sich mit der Zahlung Zeit lassen?

Ohne Vereinbarung gerät ein Unternehmenskunde 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Ab dann darfst du Verzugszinsen von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz und eine Pauschale von 40 Euro berechnen (§ 288 BGB). Kürzere Fristen sind erlaubt, wenn sie auf der Rechnung stehen oder vorher vereinbart wurden.

Stand: September 2026. Dieser Beitrag erklärt die Regeln allgemein und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.