E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Wer wann umstellen muss
E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Der Zeitplan
Die E-Rechnung ist seit dem 1. Januar 2025 Gesetz, aber die meisten Selbstständigen und Händler haben davon bisher wenig gemerkt. Das liegt an der Übergangsregelung: Empfangen muss seit 2025 jeder können, versenden muss bis Ende 2026 niemand. Diese ruhige Phase endet in zwei Stufen. Ab 2027 sind die großen Unternehmen dran, ab 2028 alle. Wer heute noch Rechnungen als PDF verschickt, hat also noch etwas Zeit, aber weniger, als es sich anfühlt.
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Beim Versand ist weiter alles erlaubt: Papier ohne Zustimmung, PDF mit Zustimmung des Empfängers. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr müssen Rechnungen an andere inländische Unternehmen als E-Rechnung stellen. Alle anderen dürfen weiter Papier oder PDF nutzen. |
| 1. Januar 2028 | Die Pflicht gilt für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz. Ausnahmen bleiben nur die im Gesetz genannten Fälle, dazu unten mehr. |
Die Rechtsgrundlage steht in § 14 UStG, geändert durch das Wachstumschancengesetz. Die Übergangsfristen findest du in § 27 Abs. 38 UStG.
Was eine E-Rechnung ist, und was nicht
Der Begriff ist enger, als viele denken. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und sich maschinell verarbeiten lässt. In Deutschland sind das vor allem zwei Formate: die XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD, ein PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Beide erfüllen die Norm, das ZUGFeRD-PDF hat zusätzlich den Vorteil, dass ein Mensch es wie gewohnt öffnen und lesen kann.
Keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes sind dagegen ein einfaches PDF im E-Mail-Anhang, ein eingescanntes Papierdokument oder ein Bild einer Rechnung. Diese Dokumente heißen seit 2025 „sonstige Rechnungen“. Sie sind nicht verboten, aber sie erfüllen die neue Pflicht nicht, wenn sie greift.
Für wen die Pflicht gilt
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland, also den inländischen B2B-Bereich. Nicht betroffen sind:
- Rechnungen an Privatkunden. Wer nur an Verbraucher verkauft, muss keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können muss er trotzdem, weil seine Lieferanten ihm E-Rechnungen schicken werden.
- Rechnungen an Unternehmen im Ausland. Für sie gelten die Regeln des jeweiligen Landes, etliche EU-Länder haben eigene Pflichten mit eigenen Formaten.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise.
- Rechnungen über bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa viele Finanz- und Versicherungsleistungen, Vermietung von Wohnraum oder Heilbehandlungen.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen. Sie dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben, müssen aber ebenfalls E-Rechnungen empfangen können. Wer Kunden im Mittelstand hat, wird aber ohnehin bald gefragt, ob er eine E-Rechnung liefern kann; die Details stehen in einem eigenen Beitrag zu Kleinunternehmern und E-Rechnung.
Die 800.000-Euro-Grenze richtig lesen
Ob du 2027 schon versenden musst, entscheidet dein Gesamtumsatz im Kalenderjahr 2026. Liegt er über 800.000 Euro, bist du ab dem 1. Januar 2027 in der Pflicht. Liegt er darunter, hast du bis Ende 2027 Zeit. Für die meisten Freelancer, Handwerksbetriebe und kleineren Händler ist damit der 1. Januar 2028 das Datum, das zählt.
Eine Sache übersehen viele: Die Grenze beschreibt nur, wann du selbst versenden musst. Deine großen Kunden und Lieferanten sind ab 2027 verpflichtet und werden ihre Prozesse entsprechend umstellen. Wer ab 2027 mit Konzernen, Krankenhäusern oder größeren Mittelständlern arbeitet, bekommt E-Rechnungen und wird häufig auch gebeten, welche zu liefern, unabhängig davon, was das Gesetz für ihn selbst vorsieht.
Was bis 2027 erledigt sein sollte
Empfang klären
Zum Empfangen genügt ein E-Mail-Postfach, das hat das Bundesfinanzministerium ausdrücklich bestätigt. Sinnvoll ist eine eigene Adresse wie [email protected], damit E-Rechnungen nicht zwischen Newslettern verschwinden. Wichtig ist, was danach passiert: Die XML-Datei muss unverändert aufbewahrt werden, acht Jahre lang, und du brauchst ein Programm, das sie lesbar anzeigt.
Versand vorbereiten
Wer heute ein Rechnungsprogramm nutzt, sollte prüfen, ob es ZUGFeRD und XRechnung erzeugt, und ob das in der eigenen Version enthalten ist oder ein Zusatzmodul braucht. Wer noch mit Word oder Excel arbeitet, kommt um einen Wechsel nicht herum. Eine E-Rechnung lässt sich nicht von Hand schreiben, das XML muss aus strukturierten Daten entstehen. In billware wählst du beim Versand das Format, ZUGFeRD oder XRechnung, beides ist in der Grundversion enthalten. Die Details stehen unter Funktionen.
Stammdaten aufräumen
Eine E-Rechnung ist nur so gut wie die Daten dahinter. Bei jedem Geschäftskunden sollten Firmenname, Rechtsform, Anschrift und, wenn vorhanden, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer stimmen. Für Auftraggeber der öffentlichen Hand kommt die Leitweg-ID dazu, ohne sie wird eine XRechnung von den Portalen abgewiesen. Der beste Zeitpunkt, das zu prüfen, ist die nächste Rechnung an den jeweiligen Kunden, nicht der Januar 2028.
Mit den wichtigsten Kunden sprechen
Ein kurzer Satz im nächsten Gespräch reicht: „Wir können ab sofort E-Rechnungen liefern, welches Format braucht ihr?“ Viele Kunden haben sich noch nicht entschieden, aber wer die Frage stellt, wirkt vorbereitet. Umgekehrt lohnt es sich, den eigenen Lieferanten die Empfangsadresse mitzuteilen.
Was passiert, wenn du nichts tust
Eine eigene Geldbuße für eine PDF-Rechnung nach 2027 gibt es nicht. Der Druck kommt von anderer Seite: Eine Rechnung, die nicht den Vorgaben entspricht, ist keine ordnungsgemäße Rechnung. Dein Kunde riskiert damit seinen Vorsteuerabzug und wird eine E-Rechnung nachfordern, bevor er zahlt. Für dich heißt das Nacharbeit und Wartezeit auf das Geld. Je größer der Kunde, desto konsequenter wird seine Buchhaltung das durchsetzen.
Häufige Fragen
Muss ich ab 2028 auch Privatkunden E-Rechnungen schicken?
Nein. Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen. An Verbraucher darfst du weiter Papier oder PDF verschicken. Ein ZUGFeRD-PDF schadet allerdings auch nicht, weil es sich wie ein normales PDF öffnen lässt.
Reicht es, wenn mein Rechnungsprogramm ein PDF mit Rechnungsdaten erzeugt?
Nur, wenn im PDF eine XML-Datei nach EN 16931 eingebettet ist, wie bei ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in den Profilen ab „Basic“. Ein PDF, das nur gut aussieht, ist eine sonstige Rechnung.
Was ist mit Rechnungen per EDI, die wir seit Jahren mit einem Kunden austauschen?
Bestehende EDI-Verfahren dürfen bis Ende 2027 weiterlaufen. Ab 2028 müssen auch sie der Norm entsprechen oder die Daten müssen sich daraus richtig und vollständig extrahieren lassen.
Kann mein Kunde die E-Rechnung ablehnen und ein PDF verlangen?
Nein. Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen annehmen, eine Zustimmung ist nicht mehr nötig. Umgekehrt kann ein Kunde ab dem Zeitpunkt, an dem du verpflichtet bist, eine E-Rechnung verlangen.
Stand: September 2026. Dieser Beitrag erklärt die Regeln allgemein und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.