Rechnung per E-Mail versenden: Was erlaubt ist
Die Papierrechnung im Briefumschlag ist bei den meisten Selbstständigen und Händlern längst die Ausnahme. Rechnungen gehen als PDF per E-Mail raus, schnell, kostenlos und ohne Gang zum Briefkasten. Wer eine Rechnung per E-Mail versenden will, darf das seit 2011 ohne elektronische Signatur tun. Elektronische Rechnungen sind Papierrechnungen seitdem gleichgestellt. Ganz ohne Regeln geht es trotzdem nicht: Der Empfänger muss einverstanden sein, die Rechnung muss echt, unverändert und lesbar bleiben, und für Geschäftskunden kommt in den nächsten Jahren die E-Rechnung dazu.
Dazu kommen praktische Fragen, die im Gesetz nicht stehen, aber im Alltag über den Zahlungseingang entscheiden: Welcher Betreff, welcher Text, welcher Dateiname? Wann gilt eine Rechnung als angekommen? Und was, wenn sie im Spam-Ordner landet?
Die Zustimmung des Empfängers
Eine Rechnung als PDF ist nach dem Umsatzsteuergesetz eine sonstige elektronische Rechnung. Sie darf nur verschickt werden, wenn der Empfänger damit einverstanden ist. Eine ausdrückliche Vereinbarung ist dafür nicht nötig. Es genügt, dass der Kunde die Rechnung annimmt und bezahlt, ohne eine Papierfassung zu verlangen. Wer sichergehen will, nennt den Versand per E-Mail schon im Angebot oder in den Geschäftsbedingungen.
Für die E-Rechnung gilt eine andere Regel. Seit 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, und für den Versand einer E-Rechnung an ein inländisches Unternehmen ist keine Zustimmung mehr nötig. Umgekehrt hat ein Geschäftskunde ab dem Zeitpunkt, an dem du zur E-Rechnung verpflichtet bist, keinen Grund mehr, ein PDF zu akzeptieren.
PDF oder E-Rechnung?
Welches Format per E-Mail rausgeht, hängt vom Kunden und vom Zeitpunkt ab. Die Tabelle zeigt die Grundregeln für Rechnungen an Kunden in Deutschland.
| Empfänger | Bis Ende 2026 | 2027 | Ab 2028 |
|---|---|---|---|
| Privatkunde | |||
| Unternehmen, Rechnung bis 250 Euro brutto | |||
| Unternehmen, über 250 Euro, dein Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro | PDF mit Zustimmung oder E-Rechnung | PDF mit Zustimmung oder E-Rechnung | E-Rechnung |
| Unternehmen, über 250 Euro, dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro | PDF mit Zustimmung oder E-Rechnung | E-Rechnung | E-Rechnung |
Kleinunternehmer sind vom Ausstellen der E-Rechnung ausgenommen und dürfen dauerhaft PDF-Rechnungen schicken. Praktisch ist das ZUGFeRD-Format: Es ist ein PDF, in dem die strukturierten Daten eingebettet sind. Der Privatkunde öffnet es wie jede andere Rechnung, die Buchhaltungssoftware eines Unternehmens liest die Daten aus. Wer ZUGFeRD verwendet, kann allen Kunden dieselbe Datei schicken. Die Unterschiede der Formate erklärt der Beitrag XRechnung oder ZUGFeRD.
Echt, unverändert und lesbar
Das Gesetz verlangt für jede Rechnung, ob auf Papier oder elektronisch, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sind. Für eine PDF-Rechnung per E-Mail heißt das nicht, dass du eine Signatur oder eine besondere Technik brauchst. Es genügt ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft. Für einen kleinen Betrieb ist das nichts Komplizierts: Die Rechnung passt zu einem Auftrag, zu einer erbrachten Leistung und zu einem Zahlungseingang, und diese Verbindung lässt sich nachvollziehen.
Wichtig ist deshalb vor allem, dass die verschickte Datei nicht mehr verändert wird. Schicke Rechnungen als PDF, nie als bearbeitbare Word- oder Excel-Datei. Eine Rechnung, die schon beim Kunden ist, wird nicht geöffnet, korrigiert und mit derselben Nummer erneut verschickt. Fehler werden mit einer Storno- oder Korrekturrechnung bereinigt. Wie das abläuft, steht im Beitrag Rechnung stornieren oder korrigieren.
Betreff, Text und Dateiname
Eine Rechnung per E-Mail konkurriert im Postfach des Kunden mit Newslettern, Werbung und dutzenden anderen Nachrichten. Ein klarer Betreff und ein kurzer Text sorgen dafür, dass sie gefunden, weitergeleitet und bezahlt wird. Bewährt hat sich folgender Aufbau:
| Teil | Beispiel |
|---|---|
| Betreff | Rechnung 2026-0142 zu Ihrem Auftrag vom 12.10.2026 |
| Anrede und Einleitung | Guten Tag Frau Muster, anbei erhalten Sie die Rechnung für die Gestaltung Ihres Flyers. |
| Kerndaten | Rechnungsbetrag 803,25 €, zahlbar bis 10.11.2026 |
| Bankverbindung | noch einmal im Text, damit niemand das PDF öffnen muss, um zu überweisen |
| Kontakt | Ansprechpartner für Rückfragen mit Telefonnummer |
| Anhang | Rechnung-2026-0142.pdf |
Die Rechnungsnummer im Betreff und im Dateinamen ist das wichtigste Detail. Die Buchhaltung des Kunden sucht danach, und bei Rückfragen findest du die Nachricht selbst schneller wieder. Schicke jede Rechnung als eigene Datei. Mehrere Rechnungen in einem PDF sind zulässig, führen aber in der Buchhaltung des Kunden oft zu Rückfragen. Größere Unternehmen haben häufig eine eigene Adresse für den Rechnungseingang, etwa rechnung@ oder invoices@. Frag danach, statt die Rechnung an deinen Ansprechpartner zu schiken, der sie erst weiterleiten muss.
E-Rechnung per E-Mail: Was anders ist
Auch eine E-Rechnung darf per E-Mail verschickt werden, das ist ein ganz üblicher Weg. Ein paar Punkte unterscheiden sie aber vom gewohnten PDF. Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die der Empfänger ohne passende Software nicht lesen kann. Wer sie an eine Person statt an eine Buchhaltung schickt, bekommt oft eine Rückfrage. Ein ZUGFeRD-PDF enthält Sichtfassung und Daten in einer Datei. Schicke es nicht zusätzlich als zweites, normales PDF mit, sonst liegen beim Kunden zwei Fassungen derselben Rechnung, und es entsteht die Frage, welche gilt.
Achte darauf, dass im Anhang wirklich die E-Rechnung steckt. Ein ZUGFeRD-PDF, das vor dem Versand in einem anderen Programm geöffnet und neu gespeichert oder über einen PDF-Drucker ausgegeben wurde, kann die eingebetteten Daten verlieren. Es sieht dann genauso aus wie vorher, ist aber nur noch eine normale PDF-Rechnung. Öffentliche Auftraggeber nehmen E-Rechnungen oft nicht per E-Mail an, sondern nur über eigene Portale. Frag bei solchen Kunden vor dem Versand nach dem vorgesehenen Weg.
Wann die Rechnung als zugegangen gilt
Für Zahlungsziele und Verzug kommt es darauf an, wann die Rechnung beim Kunden angekommen ist. Eine E-Mail gilt als zugegangen, wenn sie im Postfach des Empfängers eingegangen ist und er sie unter normalen Umständen zur Kenntnis nehmen kann. Kommt sie während der üblichen Geschäftszeiten an, ist das in der Regel derselbe Tag, am späten Abend oder am Wochenende der nächste Werktag. Bei Unternehmenskunden beginnt mit dem Zugang auch die Frist von 30 Tagen, nach der sie ohne vereinbarten Zahlungstermin in Verzug kommen.
Einen sicheren Nachweis, dass eine E-Mail gelesen wurde, gibt es nicht. Lesebestätigungen kann der Empfänger ablehnen, und sie beweisen nur, dass eine Nachricht geöffnet wurde. Hilfreich ist, den Versand zu dokumentieren: Die gesendete Nachricht mit Datum, Uhrzeit und Anhang bleibt im Postfach oder im Rechnungsprogramm gespeichert. Kommt eine Zahlung nicht, lohnt vor der Mahnung ein kurzer Anruf. Nicht selten liegt die Rechnung im Spam-Ordner.
Datenschutz beim Versand
Rechnungen enthalten personenbezogene Daten: Name, Anschrift, gekaufte Leistungen, manchmal auch Informationen, die der Kunde nicht mit jedem teilen möchte. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt, solche Daten angemessen zu schützen. Für gewöhnliche Rechnungen reicht in der Regel die Transportverschlüsselung, die heute bei den meisten E-Mail-Anbietern Standard ist. Enthalten Rechnungen besonders sensible Angaben, etwa zu Gesundheitsleistungen, kann ein stärkerer Schutz nötig sein.
Die größten Risiken sind aber ganz praktischer Art. Eine Rechnung geht an eine falsche Adresse, weil die Autovervollständigung den falschen Kontakt vorschlägt. Mehrere Kunden stehen offen im CC. Oder eine Rechnung liegt in einem freigegebenen Cloud-Ordner, auf den mehr Menschen Zugriff haben als gedacht. Ein fester Ablauf mit hinterlegter Rechnungsadresse für jeden Kunden verhindert die meisten dieser Fehler.
Typische Fehler beim Versand
- Eine Absenderadresse, auf die niemand antwortet. Kommt die Rechnung von einer noreply-Adresse, laufen Rückfragen des Kunden ins Leere. Die Zahlung verzögert sich, obwohl die Frage in zwei Minuten beantwortet wäre.
- Zu große Anhänge. Ein Logo in Druckauflösung oder eingebettete Fotos machen aus einer Rechnung schnell eine Datei mit mehreren Megabyte. Manche Postfächer weisen solche Nachichten ab oder sortieren sie aus. Eine Rechnung braucht selten mehr als ein paar hundert Kilobyte.
- Der abgelaufene Link. Ein Link zu einem Cloud-Ordner funktioniert nach einigen Wochen nicht mehr, und die Rechnung ist für den Kunden weg. Ein Anhang ist sicherer.
- Die falsche Adresse. Die Rechnung landet beim Ansprechpartner im Urlaub statt im Rechnungseingang der Firma und bleibt dort liegen.
Aufbewahren, was verschickt wurde
Aufbewahrt wird die Rechnung in der Form, in der sie verschickt wurde, also die PDF-Datei oder bei einer E-Rechnung die strukturierte Datei, acht Jahre lang und unverändert. Die E-Mail selbst musst du nur aufbewahren, wenn sie Angaben enthält, die für die Rechnung wichtig sind, etwa eine Vereinbarung über Zahlungsbedingungen, die nur im Text steht. Ist sie nur der Umschlag für den Anhang, reicht die Datei. Ein Ordner auf dem Laptop genügt dafür nicht ohne weitere Maßnamen, weil sich Dateien dort unbemerkt ändern oder löschen lassen.
Rechnungen per E-Mail mit billware
In billware verschickst du Rechnungen direkt aus dem Auftrag per E-Mail. Die Texte für Betreff und Nachricht legst du einmal als Vorlage an und nutzt Platzhalter, etwa für die Rechnungsnummer, den Betrag oder das Fälligkeitsdatum. Ist die E-Rechnung eingeschaltet, geht sie im gewählten Format mit, als ZUGFeRD-PDF oder mit der XML-Datei als eigenem Anhang. Bei angebundenen Shops und Marktplätzen können Rechnungen auf Wunsch automatisch nach dem Import verschickt werden. Die Rechnungen bleiben am jeweiligen Auftrag gespeichert. Einen Überblick gibt die Seite Funktionen.
Häufige Fragen
Muss der Kunde dem Versand per E-Mail ausdrücklich zustimmen?
Nein. Bei einer PDF-Rechnung genügt es, dass der Kunde sie annimmt und nicht widerspricht. Für E-Rechnungen an Unternehmen in Deutschland ist seit 2025 gar keine Zustimmung mehr nötig.
Darf ich statt eines Anhangs einen Download-Link schicken?
Das ist zulässig, wenn der Kunde damit einverstanden ist. Der Link muss so lange funktionieren, bis der Kunde die Datei gespeichert hat, und du bewahrst die Rechnung selbst trotzdem acht Jahre auf. Für die meisten Kunden ist ein Anhang einfacher.
Muss ich meine Rechnungen verschlüsselt verschicken?
Für gewöhnliche Rechnungen genügt die übliche Transportverschlüsselung der E-Mail-Anbieter. Enthalten sie besonders sensible Daten, kann mehr nötig sein. Im Zweifel hilft ein Blick in die Hinweise der Datenschutzbehörde deines Bundeslandes.
Darf ich mehrere Rechnungen in einer E-Mail verschicken?
Ja, das ist erlaubt. Hänge jede Rechnung als eigene Datei an und nenne alle Rechnungsnummern im Betreff oder im Text. So kann die Buchhaltung des Kunden jede Rechnung einzeln erfassen und zuordnen.
Was tun, wenn der Kunde sagt, er habe keine Rechnung bekommen?
Schick sie ohne Diskusion noch einmal, am besten an die Adresse, die der Kunde dir jetzt nennt. Die Rechnung selbst bleibt dieselbe, mit derselben Nummer und demselben Datum. Eine neue Rechnung mit neuer Nummer wäre falsch.
