Kleinunternehmerregelung 2026: Was sich seit 2025 geändert hat
Die Kleinunternehmerregelung ist für viele der erste Kontakt mit dem Umsatzsteuerrecht, und seit dem 1. Januar 2025 sieht sie anders aus als in den meisten Ratgebern, die noch im Netz stehen. Die alten Grenzen von 22.000 und 50.000 Euro gelten nicht mehr, die Umsätze sind jetzt formal steuerfrei statt „nicht erhoben“, und beim Überschreiten der Grenze passiert etwas, das früher unmöglich war: Der Wechsel kann mitten im Jahr kommen. Dieser Beitrag geht die Regelung so durch, wie sie 2026 gilt.
Die beiden Grenzen
Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist du, wenn zwei Bedingungen zusammen erfüllt sind:
- Dein Gesamtumsatz im Vorjahr lag nicht über 25.000 Euro.
- Dein Gesamtumsatz im laufenden Jahr liegt nicht über 100.000 Euro.
Die erste Grenze entscheidet zum Jahreswechsel, ob du im neuen Jahr Kleinunternehmer bist. Die zweite ist eine Obergrenze während des Jahres. Überschreitest du sie, endet die Steuerbefreiung sofort. Der Umsatz, mit dem du die Grenze reißt, ist bereits steuerpflichtig, alle Umsätze davor bleiben steuerfrei. Früher galt die Regel für das gesamte Jahr, wenn man zu Jahresbeginn richtig geschätzt hatte; diese Sicherheit gibt es nicht mehr.
Wer neu gründet, hat kein Vorjahr. Dann zählt nur die Grenze von 25.000 Euro für das laufende Jahr. Das Hochrechnen auf zwölf Monate, das früher bei einem Start im Herbst nötig war, ist weggefallen.
Was „Gesamtumsatz“ heißt
Gemeint ist die Summe deiner Umsätze im Jahr, gemessen an dem, was du deinen Kunden berechnest, ohne Umsatzsteuer, weil du ja keine ausweist. Nicht mitgezählt werden einige steuerfreie Umsätze, etwa aus Vermietung oder Heilbehandlungen, und der Verkauf von Anlagevermögen wie einem gebrauchten Firmenwagen. Was genau hineinzählt, steht in § 19 Abs. 2 UStG. Wer nah an der Grenze liegt, sollte die Zahl im Laufe des Jahres im Blick behalen, nicht erst im Dezember.
Was auf deine Rechnungen gehört
Für Kleinunternehmer gibt es seit 2025 eine eigene, vereinfachte Rechnungsvorschrift in § 34a UStDV. Pflicht sind:
- Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Das Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Leistung
- Das Entgelt in einer Summe
- Ein Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt, etwa: „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG“
Eine fortlaufende Rechnungsnummer verlangt § 34a UStDV nicht. Trotzdem solltest du eine vergeben, weil jede Buchhaltung und jeder Prüfer sie erwartet und weil du sie spätestens beim Wechsel zur Regelbesteuerung ohnehin brauchst. E-Rechnungen musst du als Kleinunternehmer nicht ausstellen, empfangen können musst du sie aber, wie jedes andere Unternehmen auch.
Der teuerste Fehler: Umsatzsteuer ausweisen
Auf der Rechnung eines Kleinunternehmers hat keine Umsatzsteuer etwas verloren, auch nicht als Zeile „inkl. 19 % MwSt.“ aus einer alten Vorlage oder als Steuersatz im Shop-Checkout. Wer Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie in der Regel nach § 14c UStG dem Finanzamt, obwohl er sie gar nicht hätte erheben dürfen, und darf im Gegenzug trotzdem keine Vorsteuer abziehen. Bei Geschäftskunden, die aus der Rechnung Vorsteuer ziehen könnten, gilt das ohne Ausnahme. Der Fehler lässt sich durch eine Berichtigung der Rechnung bereinigen, ist aber Arbeit, die niemand braucht.
Kein Vorsteuerabzug, dafür weniger Verwaltung
Die Regelung ist ein Tausch. Du sparst dir Umsatzsteuer-Voranmeldungen und musst keine Umsatzsteuer abführen. Dafür bekommst du die Umsatzsteuer aus deinen eigenen Einkäufen nicht zurück. Ob sich das lohnt, hängt an zwei Fragen:
- Wer sind deine Kunden? Privatpersonen und Kleinunternehmer können keine Vorsteuer ziehen; für sie ist dein Preis ohne Umsatzsteuer spürbar günstiger als der eines regelbesteuerten Wettbewerbers. Geschäftskunden ist die Umsatzsteuer egal, sie holen sie sich zurück.
- Wie viel kaufst du ein? Wer ein Notebook, Software und ein paar Fahrten im Jahr hat, verliert wenig. Wer Waren einkauft oder größere Anschaffugnen plant, verliert 19 Prozent auf alles davon.
Seit dem Besteuerungszeitraum 2024 müssen Kleinunternehmer in der Regel auch keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung mehr abgeben, es sei denn, das Finanzamt fordert sie an. Die Einkommensteuererklärung mit der Einnahmenüberschussrechnung bleibt davon unberührt.
Freiwillig auf die Regelung verzichten
Du kannst zur Regelbesteuerung wechseln, auch wenn du unter den Grenzen bleibst. Das lohnt sich, wenn du fast nur Geschäftskunden hast und viel einkaufst. Der Verzicht wird gegenüber dem Finanzamt erklärt, spätestens bis Ende Februar des übernächsten Jahres, und bindet dich für fünf Jahre. Einmal erklärt, gibt es kein Zurück, wenn im dritten Jahr die Kunden plötzlich Privatleute sind. Die Entscheidung gehört deshalb in ein Gespräch mit dem Steuerberater.
Der Wechsel zur Regelbesteuerung
Egal ob durch Überschreiten der Grenze oder durch Verzicht: Ab dem Wechsel schreibst du Rechnungen mit Umsatzsteuer, gibst Voranmeldungen ab und ziehst Vorsteuer. Drei Dinge werden dabei gern übersehen:
- Preise. Deine Privatkunden zahlen ab sofort 19 Prozent mehr, oder du senkst deine Nettopreise. Bei laufenden Verträgen und Angeboten sollte das vorher geklärt sein.
- Anschaffungen der letzten Jahre. Für größere Wirtschaftsgüter, die du als Kleinunternehmer ohne Vorsteuerabzug gekauft hast, kannst du unter Umständen anteilig Vorsteuer nachholen (§ 15a UStG). Umgekehrt musst du Vorsteuer zurückzahlen, wenn du in die Kleinunternehmerregelung wechselst.
- Vorlagen und Shop. Rechnungsvorlage, Shop-Einstellungen, Preislisten auf der Website: Überal, wo „keine Umsatzsteuer“ steht, muss es jetzt anders stehen.
Zwei Fallstricke, die nichts mit der Grenze zu tun haben
Leistungen aus dem Ausland
Kaufst du als Kleinunternehmer Leistungen von Unternehmen im Ausland, etwa Werbung, Software-Abos oder Hosting von Anbietern in Irland oder den USA, schuldest du dafür die deutsche Umsatzsteuer selbst (§ 13b UStG). Du musst sie in einer Voranmeldung anmelden und abführen, ohne sie als Vorsteuer abziehen zu dürfen. Viele erfahren das erst, wenn das Finanzamt nachfragt. Für solche Fälle brauchst du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die du beim Bundeszentralamt für Steuern beantragst.
Kunden im EU-Ausland
Seit 2025 gibt es eine EU-weite Kleinunternehmerregelung. Wer in anderen EU-Ländern verkauft und dort ebenfalls von der Steuer befreit sein will, kann sich beim Bundeszentralamt für Steuern dafür registrieren und bekommt eine besondere Kennung mit dem Zusatz „EX“. Voraussetzung ist ein Umsatz in der gesamten EU von höchstens 100.000 Euro. Ohne diese Registrierung gelten im Ausland die dortigen Regeln.
Wie ein Rechnungsprogramm damit umgeht
Der Unterschied zwischen Kleinunternehmer und Regelbesteuerung ist in der Software eine Einstellung. Der Hinweis auf § 19 UStG wird auf jede Rechnung gesetzt, Steuersatz und Steuerbetrag entfallen, und beim Wechsel schaltest du um, ohne jede Vorlage anzufassen. In billware ist die Kleinunternehmerregelung in der Grundversion abgebildet, die passenden Textbausteine setzt das Programm selbst ein. Mehr dazu unter Funktionen.
Häufige Fragen
Ich habe 2025 knapp 26.000 Euro umgesetzt. Bin ich 2026 noch Kleinunternehmer?
Nein. Die Vorjahresgrenze von 25.000 Euro ist überschritten, damit bist du 2026 regelbesteuert. Ein Zurück in die Regelung gibt es erst, wenn ein Jahr wieder unter 25.000 Euro liegt.
Muss ich mich beim Finanzamt melden, wenn ich die 100.000 Euro überschreite?
Der Wechsel passiert kraft Gesetzes, du musst ihn nicht beantragen. Melden solltest du dich trotzdem, weil du ab dem Zeitpunkt Voranmeldungen abgeben musst und das Finanzamt dich sonst als Kleinunternehmer führt.
Darf ich als Kleinunternehmer eine USt-IdNr. haben?
Ja, und für Leistungen aus dem Ausland brauchst du sie sogar. Sie ändert nichts an deinem Status, sie identifiziert dich nur als Unternehmer.
