Beiträge aus der Kategorie Rechnung und Buchhaltung.
Rechnungen gehen heute fast immer per E-Mail raus. Wann der Kunde zustimmen muss, wann statt des PDFs eine E-Rechnung nötig ist, wie Betreff und Text aussehen sollten und wann eine Rechnung als angekommen gilt.
Drei Mahnungen schreibt das Gesetz nirgends vor. Trotzdem hat sich ein Ablauf bewährt, der freundlich beginnt und bestimmt endet. Wann der Kunde in Verzug ist, was du berechnen darfst und wann der Mahnbescheid dran ist.
Eine Rechnung für jeden Verkauf verlangt das Gesetz nicht, für Geschäftskunden und Arbeiten am Haus aber schon. Wann die Rechnungspflicht greift, welche Fristen gelten, warum eine Rechnung auch ohne Pflicht sinnvoll ist und was passiert, wenn sie fehlt.
Zwei Prozent Skonto sind schnell auf die Rechnung geschrieben. Was die Angabe enthalten muss, fertige Formulierungen, ein Rechenbeispiel mit Umsatzsteuer und was du tust, wenn ein Kunde die Frist verpasst und trotzdem abzieht.
Seit 2025 gelten neue Grenzen: 25.000 Euro im Vorjahr, 100.000 Euro im laufenden Jahr. Was das für Rechnungen, Vorsteuer und den Wechsel zur Regelbesteuerung bedeutet, und wo Kleinunternehmer typischerweise stolpern.
Das Gesetz verlangt eine fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer, sonst nicht viel. Welche Formate sich bewähren, was beim Jahreswechsel und bei mehreren Verkaufskanälen gilt und wie du doppelte oder fehlende Nummern wieder geraderückst.
Kleinunternehmer, Kunden in der EU, Lieferungen in die Schweiz: Es gibt mehrere Gründe für eine Rechnung ohne Umsatzsteuer, und jeder braucht einen eigenen Hinweis. Die Fälle im Überblick, drei Beispiele und die Fehler, die am Ende Steuer kosten.
Eine verschickte Rechnung darf nicht einfach überschrieben werden. Wann eine Stornorechnung nötig ist, wann eine Korrektur reicht, was auf das Dokument gehört und wie die Umsatzsteuer dabei mitläuft.
Eine Rechnungsvorlage hilft nur, wenn sie alle Pflichtangaben vorgibt. Die Felder als Checkliste, ein Muster mit Beispielzahlen, die Zusätze für Kleinunternehmer und Auslandskunden und die Stellen, an denen Word- und Excel-Vorlagen an Grenzen stoßen.
