Shopify-Rechnungen: Warum die Bestellbestätigung keine Rechnung ist
Shopify ist gut darin, Produkte zu verkaufen. Der Checkout läuft, die Zahlung kommt an, der Kunde bekommt eine Bestellbestätigung per E-Mail. Was Shopify nicht mitbringt, ist eine Rechnung nach deutschem Umsatzsteuerrecht. Die Bestellbestätigung enthält Artikel, Preise und eine Bestellnummer, aber in der Regel weder deine Steuernummer noch eine fortlaufende Rechnungsnummer, kein Leistungsdatum und keinen sauberen Ausweis von Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Für einen Privatkunden ist das meist egal. Für einen Geschäftskunden, der Vorsteuer ziehen will, ist es ein Problem, und für deine eigene Buchhaltung ebenfalls.
Wann du überhaupt eine Rechnung schreiben musst
Das Umsatzsteuergesetz verpflichtet dich, für Lieferungen an andere Unternehmer eine Rechnung auszustellen, und zwar innerhalb von sechs Monaten (§ 14 Abs. 2 UStG). Bei Verkäufen an Privatpersonen besteht für normale Warenlieferungen keine gesetzliche Pflicht. Trotzdem erwarten Kunden eine Rechnung, viele brauchen sie für Garantie oder Rückgabe, und du brauchst für jeden Verkauf einen Beleg in deiner Buchhaltung. In der Praxis schreiben deshalb die meisten Shops für jede Bestellung eine Rechnung. Sobald du sie schreibst, muss sie richtig sein, unabhängig davon, ob du dazu verpflichtet warst.
Was auf die Rechnung gehört
Die wichtigsten Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG gelten für den Shop genauso wie für den Handwerker um die Ecke:
- Dein vollständiger Name oder Firmenname und deine Anschrift
- Name und Anschrift des Kunden
- Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsdatum und eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Bezeichnung der Artikel
- Lieferdatum oder der Hinweis, dass es dem Rechnungsdatum entspricht
- Nettobetrag je Steuersatz, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag
Zwei Punkte sind im Shop besonders fehleranfällig. Erstens der Steuersatz: Wer Lebensmittel, Bücher oder Pflanzen verkauft, hat 7 Prozent und 19 Prozent in einer Bestellung, und die Rechnung muss beides getrennt ausweisen. Das betrifft auch die Versandkosten: Sie sind eine Nebenleistung und bekommen den Steuersatz der Ware. Stecken in einer Bestellung Artikel mit 7 und mit 19 Prozent, werden die Versandkosten in der Regel im Verhältnis der Warenwerte auf beide Steuersätze aufgeteilt. Zweitens Rabatte: Ein Gutscheincode mindert das Entgelt und gehört als Abzug auf die Rechnung, nicht nur in die Shop-Statistik.
Bei Rechnungsnummern nicht die Bestellnummer nehmen
Shopify zählt Bestellungen fortlaufend, das sieht nach einer brauchbaren Rechnungsnummer aus. Es ist aber riskant: Bestellungen werden storniert, ohne dass eine Rechnung entstand, Testbestellungen zählen mit, und wer zwei Verkaufskanäle hat, bekommt zwei Nummernkreise, die sich überschneiden können. Besser ist ein eigener Kreis für Rechnungen, der in der Buchhaltung geführt wird. Die Bestellnummer gehört trotzdem auf die Rechnung, als Referenz, damit Kunde und Support den Vorgang wiederfinen.
Zahlungsanbieter, Gebühren und die Frage nach dem Umsatz
Bei Shopify Payments, PayPal und ähnlichen Diensten kommt auf deinem Konto nicht der Verkaufspreis an, sondern die Auszahlung: mehrere Bestellungen gebündelt, abzüglich Gebühren. Für die Buchhaltung gilt das Bruttoprinzip. Dein Umsatz ist der Betrag, den der Kunde bezahlt hat. Die Gebühr ist eine Betriebsausgabe. Beides wird getrent gebucht, nicht als Saldo. Wer nur die Auszahlungen als Einnahmen erfasst, hat am Jahresende zu wenig Umsatz und zu wenig Ausgaben in den Büchern, und die Umsatzsteuer stimmt nicht.
Die Gebührenabrechnungen deiner Zahlungsanbieter sind Eingangsbelege. Prüf bei jedem Anbieter, ob deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Rechnet ein Anbieter aus dem Ausland ohne deutsche Umsatzsteuer ab, gelten eigene Regeln, die du am besten einmal mit deinem Steuerberater klärst.
Verkäufe ins EU-Ausland
Solange du nur an deutsche Kunden lieferst, bleibt es bei deutscher Umsatzsteuer. Verkaufst du an Privatkunden in anderen EU-Ländern, gilt eine Schwelle von 10.000 Euro netto pro Jahr für alle diese Verkäufe zusammen. Darunter berechnest du weiter deutsche Umsatzsteuer, darüber die Umsatzsteuer des Bestimmungslands. Damit du dich nicht in jedem Land einzeln registrieren musst, gibt es den One-Stop-Shop, kurz OSS, beim Bundeszentralamt für Steuern. Wer den Auslandsanteil wachsen sieht, sollte das Thema früh mit dem Steuerberater durchgehen, denn die Steuersätze müssen dann im Shop je Land hinterlegt sein.
Wie der Weg von der Bestellung zur Rechnung aussieht
Es gibt drei Wege, aus Shopify-Bestellungen Rechnungen zu machen:
- Von Hand. Jede Bestellung wird in ein Rechnungsprogramm oder eine Vorlage übertragen. Bei zehn Bestellungen im Monat geht das, bei hundert nicht mehr.
- Per Export. Am Monatsende werden die Bestellungen als CSV exportiert, in Excel aufbereitet und importiert. Das funktioniert, verschiebt die Buchhaltung aber auf den Monatsanfang und Fehler fallen erst spät auf.
- Per Anbindung. Ein Rechnungsprogramm holt die Bestellungen direkt aus dem Shop und erstellt die Rechnungen automatisch, inklusive Versand an den Kunden.
Der dritte Weg ist der, den billware geht. Du verbindest deinen Shopify-Shop mit billware, und aus den Bestellungen entstehen automatisch Rechnungen, auf Wunsch mit Versand an den Kunden. Stornos und Erstattungen bekommen einen eigenen Beleg, und wenn ein Geschäftskunde eine E-Rechnung braucht, entsteht sie aus derselben Bestellung als ZUGFeRD oder XRechnung. Mehr dazu steht auf der Seite für Shopify-Händler.
Woran du eine saubere Shop-Buchhaltung erkennst
Drei Fragen, die sich am Monatsende in einer Minute beantworten lassen sollten: Wie hoch war der Umsatz je Steuersatz? Welche Bestellungen sind noch nicht bezahlt? Passt die Summe der Auszahlungen zur Summe der Rechnungen abzüglich Gebühren und Erstattungen? Wer bei einer dieser Fragen erst Excel öffnen muss, hat noch keinen Prozess, sondern eine Sammlug von Dateien.
Häufige Fragen
Muss auf der Rechnung die Lieferadresse stehen, wenn sie von der Rechnungsadresse abweicht?
Pflichtangabe ist der Leistungsempfänger, also die Rechnungsadresse. Die abweichende Lieferadresse ist freiwillig, aber sinnvoll, weil sie den Vorgang für beide Seiten nachvollziehbar macht und beim Versandnachweis hilft.
Darf ich die Rechnung erst nach Zahlungseingang erstellen?
Ja, für Lieferungen an Unternehmer innerhalb von sechs Monaten, bei Privatkunden ohne Frist. Viele Shops erstellen die Rechnung erst, wenn die Zahlung da ist, damit stornierte Vorkasse-Bestellungen keine Rechnung erzeugen.
Brauche ich als Kleinunternehmer mit Shopify eine Rechnung?
Für die Pflicht, eine Rechnung zu schreiben, gilt dasselbe wie oben. Auf die Rechnung gehört statt Steuersatz und Steuerbetrag der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Der Shop darf dann keine Umsatzsteuer ausweisen, also auch nicht „inkl. 19 % MwSt.“ im Checkout anzeigen.
